Deslocamento de trabalho para outra cidade: como fazer o cálculo?

Quando se trata do deslocamento de trabalho para outra cidade é comum que as empresas tenham várias dúvidas sobre como fazer o cálculo. A questão, aqui, é que as regras são um pouco diferentes e precisam ser avaliadas cuidadosamente com o objetivo de não comprometer o orçamento.

O melhor caminho envolve saber diferenciar quando o deslocamento pode ser substituído por outra forma de comunicação ou se é realmente uma estratégia interessante que se converte em resultados positivos.

Quer saber mais? Vamos tirar suas dúvidas sobre deslocamento de trabalho para outra cidade e o cálculo adequado. Acompanhe!

Quando o deslocamento para outra cidade conta como jornada de trabalho?

O deslocamento para outra cidade pode ser considerado parte da jornada de trabalho dependendo do propósito e da obrigatoriedade da viagem. Pode ser enquadrado como tempo de serviço nas seguintes situações:

• Quando o deslocamento ocorrer dentro do horário de trabalho habitual;
• Se o deslocamento ocorre fora do expediente regular, pode ser considerado tempo à disposição da empresa, gerando possíveis compensações conforme a legislação trabalhista;
• Quando o deslocamento é uma exigência do empregador e parte essencial das atividades do colaborador;
• Quando o funcionário precisa comparecer a reuniões, eventos ou treinamentos obrigatórios em outra cidade.

Além disso, deve-se considerar as formas e as condições da viagem. Isso inclui desde a execução de atividades no percurso até o meio de transporte em si. Dessa forma, valem os pressupostos:

• Quando o empregado precisa executar alguma atividade profissional durante o trajeto, como responder e-mails ou realizar ligações de trabalho.
• Quando há a necessidade de viagens frequentes para atendimento a clientes ou prestação de serviços;
• Quando o transporte é fornecido pela empresa e não há possibilidade de o colaborador escolher outro meio de locomoção.
•  Quando a viagem envolve pernoite, a empresa deve garantir as condições adequadas de hospedagem e alimentação, além de avaliar o pagamento de diárias.

Entenda quando a empresa precisa pagar o deslocamento de trabalho para outra cidade

O deslocamento do colaborador precisa ser devidamente remunerado quando ele viaja exclusivamente para cumprir obrigações de trabalho. Ou seja, quando acontece o pedido da empresa, o funcionário não deve arcar com qualquer pagamento referente a viagem, os serviços envolvidos e os itens básicos, como alimentação.

Se esse processo é frequente, a companhia deve ter uma base de organização na gestão de viagens com foco em facilitar todas as etapas e manter as obrigações de pagamentos em dia. Vale lembrar que o funcionário selecionado para o deslocamento não é obrigado a aceitar o pedido feito pelos superiores.

Então, antes de qualquer coisa, os responsáveis pelo planejamento das viagens devem conversar com o time e verificar quem está disponível para a agenda de viagens corporativas e repassar as instruções minuciosas presentes na política de viagens desenvolvida pela empresa que servem como ponto direcionador das decisões envolvidas.

Adicional de deslocamento

O colaborador tem direito ao adicional de deslocamento em algumas situações. Esse adicional consta nas regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e funciona como uma espécie de bônus oferecido por retirar o funcionário do local de trabalho e cumprir uma rotina fora dos deveres habituais da empresa.

Esse bônus previsto em lei é pago quando acontecem deslocamentos provisórios, mesmo que acordados entre colaborador e empresa com antecedência. Agora, quando é uma transferência definitiva no contrato de trabalho, prevista no artigo 407 da CLT, a obrigação da empresa envolve somente as despesas com a mudança e a rotina é responsabilidade do colaborador com seu próprio salário.

Reforma trabalhista

De maneira geral, as determinações sobre deslocamento de funcionários mudaram bastante depois da Reforma Trabalhista de 2017. A principal alteração diz respeito ao cálculo que considerava o deslocamento até o local de trabalho como parte da jornada registrada pela empresa.

Já na questão direta de viagens corporativas, antes da mudança, as diárias da viagem não poderiam ultrapassar 50% do valor recebido no salário do colaborador. O objetivo é que não fossem consideradas parte integrante do salário. Além disso, as ajudas de custo envolvidas no deslocamento não podiam ser incluídas na remuneração.

Com a mudança da Reforma Trabalhista, em nenhuma situação as diárias de uma viagem podem ser consideradas como remuneração do colaborador. Em função disso, não constituem base de encargo de trabalho ou com relações previdenciárias. Vamos mostrar em um exemplo prático o impacto que a regra atual traz nos deslocamentos corporativos.

Se um colaborador que recebe R$3.000 vai viajar para participar de um evento com duração de sete dias, por exemplo, com o valor de serviços básicos (hospedagem, alimentação e transporte) de R$ 300,00 ao dia, ao final da viagem, o valor gasto será de R$2.700 que é o correspondente a 70% do salário total.

Dessa maneira, na regra anterior, essa viagem não seria possível por não poder exceder 50% do salário do colaborador. E caso fosse descumprida a norma, seria necessário pagar uma série de encargos que envolvem férias e 13º proporcional às despesas envolvidas no deslocamento.

O que a CLT prevê para deslocamentos corporativos prolongados?

Há diretrizes específicas sobre viagens corporativas na CLT, que podem ser aplicadas nos deslocamentos prolongados. O pagamento de diárias e reembolsos de despesas relacionadas à alimentação, hospedagem e transporte são aspectos imprescindíveis.

Além disso, há a possibilidade de adicional de transferência para mudanças definitivas ou temporárias para outra cidade, de forma a garantir que o trabalhador tenha suporte financeiro adequado.

O artigo 469 prevê que o adicional de transferência é obrigatório apenas em deslocamentos provisórios. Se a mudança for definitiva, a empresa deve cobrir apenas os custos da transferência, mas não há necessidade de pagar o adicional.

O direito ao descanso entre jornadas e a observância dos intervalos obrigatórios também são previstos. O não cumprimento dessas regras pode gerar passivos trabalhistas e processos contra a empresa.

Como uma empresa pode organizar mudanças para evitar custos desnecessários?

No caso do deslocamento de trabalho para outra cidade em caráter de mudança, os principais gastos incluem despesas com transporte, hospedagem temporária, auxílio-mudança, realocação familiar (se aplicável) e custos trabalhistas como adicionais de transferência.

Para minimizar esses custos, a empresa pode adotar políticas como:

• Estabelecer critérios claros para mudanças, definindo quais despesas são cobertas;
• Negociar contratos com fornecedores de transporte e acomodação para obter tarifas reduzidas;
• Definir prazos para permanência do colaborador, evitando custos desnecessários com estadias prolongadas;
• Oferecer suporte à adaptação do funcionário para reduzir impactos na produtividade.

Planejar antecipadamente transferências e mudanças de colaboradores pode reduzir custos inesperados. É possível minimizar períodos de inatividade do funcionário e evitar gastos emergenciais com deslocamentos improvisados. Isso também facilita a adaptação do profissional ao novo local de trabalho, aumentando sua produtividade e satisfação.

Dicas para melhorar a experiência do colaborador em viagens longas

Longas viagens de trabalho podem ser exaustivas, mas algumas práticas podem melhorar a experiência dos funcionários, garantindo que a produtividade e o bem-estar sejam mantidos. Aqui vão algumas dicas!

Planejamento antecipado e flexibilidade

Ofereça flexibilidade para o colaborador equilibrar a viagem com sua vida pessoal, bem como em relação aos horários de trabalho para acomodar o jet lag e imprevistos. Ao planejar a viagem com antecedência, a empresa garante que o colaborador tenha tempo para se ajustar ao fuso horário.

Acomodações confortáveis

Escolha acomodações confortáveis e bem localizadas, próximas ao local de trabalho, para reduzir o tempo de deslocamento. O ideal é que o hotel tenha boas opções de alimentação e espaços de lazer, como academias ou áreas para descanso.

Suporte acessível

Mantenha uma comunicação constante, garantindo que o colaborador se sinta apoiado e informado durante a viagem. Ele deve ter um ponto de contato no destino para eventuais emergências ou dúvidas. É fundamental disponibilizar canais de suporte para emergências durante a viagem.

Ferramentas de trabalho adequadas

Certifique-se de que o colaborador tenha todas as ferramentas necessárias para o trabalho durante a viagem, como Wi-Fi, equipamentos de videoconferência e outros.

Aprenda a calcular o deslocamento de trabalho para outra cidade

O primeiro passo é colocar na ponta do lápis tudo o que o colaborador tem direito quando se desloca a pedido da empresa. Além do adicional e das ajudas de custo, é preciso também pagar horas extras, mas isso varia conforme o sistema interno de controle de horas.

Caso existam despesas que não podem ser pagas com o cartão corporativo oferecido pela empresa, um adiantamento deve ser incluído nos gastos. Ele deve englobar também gastos variáveis e emergenciais que possam acontecer, como chamar um carro de transporte para encontrar um cliente de última hora.

Passagem ou gasolina

Comece o cálculo do orçamento de deslocamento com as passagens (área ou terrestre) ou a gasolina necessária. Tudo depende da distância, na verdade, e qual é o melhor custo-benefício conforme os objetivos da viagem.

Se o destino for próximo, uma boa alternativa é disponibilizar um carro alugado para o trajeto e cumprir os compromissos corporativos. Em uma situação como essa, o cálculo deve ser feito pelo litro do veículo com a distância até a cidade de destino na hora de determinar o valor.

Hospedagem

A hospedagem é outro ponto crucial no cálculo do deslocamento de trabalho para outra cidade. Verifique uma logística estratégica conforme a agenda de deslocamentos.

O mais importante é escolher um hotel ou acomodação que esteja dentro dos critérios determinados pela política de viagens da empresa e proporcione uma experiência positiva ao colaborador.

Alimentação

Os custos de alimentação também são parte importante do cálculo de deslocamento prolongado. Uma ideia interessante é fazer parcerias com estabelecimentos locais para determinar previamente o valor de consumo.

Se não for um destino frequente, é fundamental fazer uma pesquisa detalhada sobre os custos da região, de forma a determinar uma estimativa de quanto será gasto por dia.

Adicional de deslocamento

Em relação ao adicional de deslocamento, a empresa precisa respeitar as diárias e adicionais trabalhistas previstos na CLT. O valor de acréscimo deve ser verificado na convenção coletiva da categoria para, assim, calcular as horas extras conforme a legislação.

A CLT prevê, porém, que o colaborador deve receber horas extras com o adicional mínimo de 50% sobre o valor da hora normal se trabalhar além da jornada normal. Isso também vale para viagens prolongadas.

O deslocamento de trabalho para outra cidade exige planejamento para garantir eficiência e conformidade com a legislação, seja temporário ou definitivo. Com políticas claras, reembolsos bem definidos e gestão estratégica de despesas, as empresas podem reduzir custos desnecessários e melhorar a experiência dos colaboradores.

Para saber mais sobre os direitos do funcionário que viaja pela empresa, acesse: https://blog.tourhouse.com.br/quais-os-direitos-do-funcionario-que-viaja-pela-empresa/