Cartão corporativo: entenda como funciona!

O cartão corporativo é um recurso de grande utilidade para os colaboradores em suas atividades na empresa. Além de permitir fazer pagamentos de serviços e produtos, pode ser usado em viagens, facilitando o processo de gastos sem precisar de reembolsos.

No entanto, a empresa deve determinar algumas regras para o seu uso, de acordo com as políticas internas. Geralmente, há um limite preestabelecido que ajuda a controlar os gastos. Além disso, as despesas são conferidas pelo setor financeiro.

Neste artigo, vamos explicar tudo sobre o cartão corporativo. Você vai descobrir como ele funciona, seus benefícios, como e quando utilizá-lo na sua empresa, como evitar fraudes, entre outras informações. Confira!

Como funciona o cartão corporativo?

O cartão corporativo funciona da mesma forma que um cartão de pessoa física. Há limites para as compras, bem como taxas de anuidade, com tarifas específicas para a categoria. Ele também se diferencia entre as bandeiras e a modalidade nacional ou internacional.

Além disso, o usuário pode fazer as compras tanto em lojas físicas como pela internet. Alguns gastos que podem ser cobrados na fatura são:

• Eventos;
• Viagens corporativas;
• Reuniões com clientes;
• Compras para o estoque;
• Papelaria;
• Almoços e jantares.

Mas vale um lembrete: o colaborador deve estar ciente sobre o uso apenas para fins profissionais. Do contrário, pode sofrer as devidas sanções estabelecidas nas políticas da empresa.

Para evitar problemas, as faturas são pagas pelo financeiro, seja na forma pós-paga, que facilita as compras, seja na pré-paga, em que é preciso requisitar o valor.

Quais são as vantagens do cartão corporativo?

O cartão corporativo contempla vantagens tanto os colaboradores como os gestores. De um lado, a realização de compras e aquisições dentro e fora da empresa ganha mais praticidade. Do outro, o processo de controle e gestão de gastos também é facilitado.

Com o recurso, os gestores têm acesso a todas as despesas realizadas pelos colaboradores por meio das faturas. Ao concentrar tudo nos cartões, eles conseguem realizar análises, relatórios e balanços com mais rapidez e organização.

Além disso, a própria empresa sai ganhando, já que os bancos têm planos especiais para modalidades corporativas. É possível obter redução ou isenção de taxas, acumular milhas, conseguir descontos em estabelecimentos comerciais e negociar facilidades no pagamento.

E quais são os benefícios para viagens de negócios?

Quando falamos em viagens de negócios, o cartão corporativo traz ainda outros benefícios para as empresas. Entre os principais, destacam-se:

1. Praticidade no pagamento: os colaboradores podem fazer pagamentos diretamente sempre que necessário, respeitando as regras para as viagens. Isso inclui despesas em transportes, jantares de negócio e outros eventos, sem a necessidade de solicitar reembolsos ou adiantar custos.
2. Controle de despesas em tempo real: O setor financeiro tem acesso imediato às transações, facilitando o monitoramento e evitando gastos desnecessários nas viagens.
3. Acúmulo de milhas e benefícios: muitos cartões oferecem programas de recompensas, como milhas aéreas e descontos em hotéis e locadoras de veículos.
4. Facilidade de conciliação financeira: com a centralização das despesas no cartão, o processo de conciliação de gastos torna-se mais organizado e ágil.

Esses benefícios ajudam a otimizar o orçamento das viagens corporativas, ao mesmo tempo em que simplificam a logística de pagamentos e relatórios financeiros.

Diferença entre cartão de crédito corporativo e cartões empresariais

Embora os cartões de crédito corporativo e os cartões empresariais desempenhem funções semelhantes, eles possuem diferenças fundamentais.

O primeiro tipo é indicado para despesas em um faturamento mais elevado. Já o segundo é utilizado por empresas de menor faturamento.

O cartão de crédito corporativo oferece um limite de crédito pré-aprovado e permite que a empresa faça compras dentro de um prazo determinado, com pagamento mensal das faturas.

No caso do cartão empresarial, há inclusive a opção pré-paga. Nesse caso, a empresa deve fazer depósitos para garantir o saldo disponível, sendo ideal para empresas que buscam maior controle sobre os gastos, especialmente em viagens.

A escolha entre esses tipos de cartões depende das necessidades da empresa e do perfil de gasto dos colaboradores. Os cartões pré-pagos são mais seguros e controláveis, enquanto os cartões de crédito oferecem maior flexibilidade, mas podem exigir maior disciplina no controle financeiro.

Para quem é indicado o cartão corporativo e como utilizá-lo?

A priori, todos os colaboradores podem utilizar o cartão corporativo. Os bancos disponibilizam a modalidade para todo e qualquer tipo de empresa, independentemente de tamanho, setor ou faturamento. Basta ter um CNPJ ativo. A quantidade de cartões fica a critério da contratante, conforme necessidade entre os colaboradores.

Quais as regras para utilização do cartão corporativo?

Assim como a quantidade, as regras para utilização do cartão são definidas pela empresa. Os gestores costumam seguir as políticas internas, conforme as necessidades das áreas.

Algumas organizações limitam os tipos de gastos a serem feitos. Algumas focam nas aquisições internas ou compras pela internet, enquanto outras destinam-se para deslocamentos externos, como eventos e viagens. É possível definir um valor preestabelecido para cada situação, como alimentação, estadia etc.

Como evitar fraudes e desvios financeiros no uso do cartão

A implementação de políticas rigorosas de controle ajuda a garantir a segurança no uso do cartão corporativo e a mitigar os riscos associados ao uso inadequado. Confira algumas medidas para evitar fraudes e desvios financeiros!

Limitação de uso

Defina claramente quais tipos de despesas são permitidos e quais estão vedados.

Monitoramento constante

Acompanhe as transações em tempo real, utilizando ferramentas de gestão de despesas, para identificar rapidamente qualquer comportamento suspeito.

Treinamento de colaboradores

Oriente todos os funcionários sobre o uso adequado do cartão, as consequências de gastos indevidos e a importância da transparência nos relatórios.

Tecnologia de segurança

Invista em cartões com chips de segurança e autenticação de duas etapas para evitar fraudes online.

Melhores práticas para conciliação e controle de gastos em viagens

O controle de gastos em viagens corporativas é uma preocupação constante para as empresas. Para manter o orçamento sob controle, as seguintes estratégias podem ser adotadas!

Definir orçamentos diários

Antes de uma viagem, é essencial estipular um orçamento diário para alimentação, transporte e outras despesas.

Uso de aplicativos de gestão de despesas

Ferramentas como um sistema de gestão ajudam a acompanhar os gastos em tempo real e facilitam a geração de relatórios.

Relatórios pós-viagem

Após a viagem, é importante realizar a conciliação das despesas, comparando os valores gastos com o orçamento estabelecido.

Comparação entre as principais opções de cartões para empresas

Existem diversas opções de cartões disponíveis para empresas, e a escolha ideal depende de uma série de fatores, como o porte da empresa, a frequência de viagens e o controle desejado. Há duas modalidades solicitadas com mais frequência.

• Cartões de crédito corporativo: mais indicados para empresas com maior volume de gastos, pois oferecem maior flexibilidade no pagamento.
• Cartões pré-pagos empresariais: para empresas que buscam um controle mais rígido sobre os gastos, com a possibilidade de recarregar o saldo conforme a necessidade.

O cartão corporativo é uma excelente ferramenta para simplificar o processo de pagamentos em viagens e outras despesas corporativas. No entanto, é fundamental que a empresa adote boas práticas de controle, como a definição de regras claras de uso, o monitoramento contínuo das despesas e o uso de tecnologia para garantir a segurança. Com isso, é possível otimizar o processo financeiro, evitar fraudes e garantir que os gastos estejam sempre dentro do orçamento.

Agora você já sabe como funciona o cartão corporativo e como utilizá-lo na sua empresa. Confira também nosso artigo completo sobre o cartão corporativo pré-pago!