Gastos corporativos com viagens: por que se preocupar com isso?

“Economia, frequentemente, não tem relação com o total de dinheiro gasto, mas com a sabedoria empregada ao gastá-lo”. A frase de Henry Ford é uma lição valiosa para qualquer empresa que está começando a pensar na importância dos gastos corporativos com viagens.

Sabemos que viajar é algo fundamental para qualquer empresa que pretende expandir seus negócios. Seja para uma reunião com um cliente, para promover incentivo aos funcionários ou para administrar uma filial, o mundo conectado exige muito deslocamento.

A questão essencial é como fazer isso de forma econômica, ou seja, sem prejuízos financeiros. A resposta mais alinhada com o ensinamento do grande empreendedor da Ford é: saber administrar o gasto de forma eficiente. Tão eficiente a ponto de que o gasto se torne um investimento.

Neste post, você vai descobrir algumas estratégias para fazer isso e conhecer os principais benefícios de administrar corretamente os gastos corporativos com viagens. Acompanhe!

Como transformar gastos corporativos com viagens em investimentos

Só há uma maneira eficiente de fazer com que os gastos se tornem investimentos: saber administrar cada real aplicado de acordo com a demanda. Isso requer um planejamento eficiente e uma gestão de gastos que esteja alinhada com a necessidade efetiva da viagem.

Por exemplo: um funcionário precisa encontrar um cliente em Buenos Aires. A reunião será realizada em apenas um dia. Sendo assim, não há necessidade do funcionário permanecer mais do que dois dias no destino. Ou seja, já podemos reduzir os gastos com diárias.

Supondo que a reunião seja no escritório do cliente, não há uma necessidade de reservar um hotel cinco estrelas. Afinal, a hospedagem será apenas para questões básicas do funcionário e não para trabalho. Com isso, pode-se economizar no valor pago pela hospedagem também.

Como pode ser observado, a administração dos gastos envolve um planejamento eficiente e de acordo com a demanda. Vamos pensar em outra situação: uma empresa precisa mandar um funcionário para fechar um grande negócio com um cliente.

Neste caso, a viagem terá duração de vários dias e será preciso alugar uma sala de reunião em um hotel. Sabendo que se trata de uma oportunidade que vai gerar um resultado financeiro alto, é necessário um investimento mais ousado. Talvez, por exemplo, seja adequado pensar em um hotel de qualidade e alugar um espaço para reunião que ofereça conforto.

Com um planejamento de gastos mais alinhado à demanda, sua empresa poderá conquistar uma gestão de orçamento eficiente. Além disso, há outros benefícios que devem ser levados em consideração, principalmente por quem ainda não possui uma gestão de gastos corporativos de viagem. Confira!

Benefícios de administrar corretamente os gastos corporativos com viagens

Menos gastos para a empresa

Quando uma empresa consegue realizar uma administração eficiente dos gastos com viagens, ela terá uma economia financeira considerável. Como foi mencionado anteriormente, a viagem precisa ser pensada de forma prática e levando em consideração seu objetivo, pois isso impacta diretamente no orçamento.

Viagens com objetivos pouco lucrativos, por exemplo, podem ser planejadas de forma muito mais econômica. Viagens que podem gerar altos retornos financeiros podem ser planejadas com mais investimentos, mas sempre pensando na economia. Ao considerar o objetivo da viagem, o orçamento pode ser aplicado de forma mais eficiente, inteligente e gerando menos gastos financeiros.

Mais critério ao definir viagens corporativas

Uma gestão adequada permite que uma empresa consiga definir as viagens com mais critérios. Isso quer dizer que as viagens serão planejadas pensando em todos os detalhes, tanto para oferecer economia quanto para assegurar sua qualidade.

Critérios como melhores hospedagens e fornecedores, passagens aéreas com valores acessíveis e empresas para a locação de automóveis ou transfer serão pensados de forma estratégica e oferecerão muito mais segurança financeira para a viagem.

Política de viagens mais eficiente

Qualquer empresa que invista em viagens corporativas precisa contar com uma política de viagens. Essa política nada mais é do que um conjunto de regras e orientações que são estipuladas aos funcionários durante uma viagem.

Sendo assim, é uma prática estratégica para realizar uma boa gestão de controle de gastos e também para orientar os funcionários. É muito comum, por exemplo, encontrar empresas que possuem uma política de viagem que estipule os fornecedores autorizados, explique aos funcionários como realizar uma pesquisa de preços e como eles devem comprovar seus gastos para auditoria ou reembolso.

Com uma política de viagem, muitas empresas ainda acabam criando um banco de dados com as informações das viagens. O banco serve tanto para manter uma fiscalização quanto para realizar um planejamento de outras viagens de forma muito mais econômica. Afinal, informações são essenciais para criar novas estratégias e para a tomada de decisão.

Otimização do controle de gastos 

Quando são realizadas por meio de uma política, as viagens corporativas oferecem um controle de gastos muito mais eficiente. Geralmente, empresas contam com agências de viagens corporativas para realizar a política e o planejamento da viagem. Com isso, elas conseguem obter viagens muito mais econômicas e também de qualidade.

Outro fato importante é que ao contar com uma agência de viagens corporativas, as empresas conseguem obter um relatório online de controle de gastos. Nesse sentido, elas podem controlar a viagem em tempo real. Isso proporciona muito mais segurança financeira e praticidade para tomar decisões.

Otimização do tempo

Um planejamento adequado dos gastos de uma viagem corporativa, principalmente quando realizado de forma automatizada, ou seja, com a ajuda da tecnologia, garante que o profissional que atua no setor consiga otimizar melhor seu tempo.

Isso porque ele poderá encontrar as informações gerais online sobre a viagem com muito mais facilidade e de forma organizada. Com isso, não precisará passar muito tempo fazendo pesquisas e tomando decisões. Afinal, poderá encontrar tudo online e de forma eficiente. Normalmente, agências de viagens corporativas oferecem todas as informações necessárias para que o profissional possa gerenciar a viagem online com praticidade.

Esses são cinco benefícios de administrar os gastos corporativos com viagens que devem ser levados em consideração por empresas que ainda não realizam um planejamento adequado do orçamento. Ficou interessado no assunto e quer receber mais conteúdo? Siga-nos no Facebook e no LinkedIn e fique por dentro!