Como fazer conciliação de cartões corporativos em viagens?

Fazer a conciliação de cartões corporativos é indispensável para manter as despesas organizadas e ter o controle do orçamento das viagens corporativas. Além de conscientizar os colaboradores sobre suas responsabilidades, colocar esse processo em prática faz diferença no momento de mensurar os resultados.

O melhor caminho envolve criar um planejamento para que a conciliação seja feita com sucesso. Dessa maneira, o time que participa dos deslocamentos pode ser devidamente informado sobre a política interna da empresa, construir um relacionamento de confiança e se familiarizar com o sistema de prestação de contas.

Quer saber mais? Vamos mostrar como fazer a conciliação de cartões corporativos e outras dicas para otimizar os processos. Acompanhe!

Crie regras na empresa

O uso indevido de cartões corporativos durante viagens pode causar uma série de problemas para o caixa da empresa e situações complicadas com os colaboradores. Por esse motivo, o processo de conciliação deve ser baseado nas regras criadas internamente para que todos fiquem conscientes de suas responsabilidades ao longo do trabalho.

Sem contar que ter as regras detalhadas auxilia os próprios responsáveis pelo monitoramento das transações na hora de avaliar criteriosamente as decisões tomadas e as transações. Em primeiro lugar, o papel da empresa é deixar bem claro em que situações o viajante pode usar os cartões. Outros pontos que precisam ser esclarecidos com antecedência são:

• os imprevistos que podem ser pagos com o cartão corporativo;
• os colaboradores com acesso ao cartão;
• o processo específico de prestação de contas;
• os limites de despesas.

Monitore os gastos

Para que as regras estabelecidas na conciliação de cartões sejam respeitadas, a empresa deve formalizar um documento com todas elas detalhadas. A ideia é distribuí-lo entre os colaboradores, pois fica mais simples acompanhar as movimentações, tirar dúvidas quando necessário e questioná-los caso algo não aconteça conforme o esperado.

Assim, além das regras de limites e usuários, coloque em prática o processo de prestação de contas que mais facilite o gerenciamento de quem fiscaliza. Diante disso, cada despesa precisa ser apresentada com os devidos cupons fiscais e com a justificativa correspondente.

Isso vale também para que os processos de reembolso de despesas sejam aprovados e validados conforme as normas estabelecidas previamente. O controle detalhado, nesse caso, é essencial para que o controle dos custos das viagens aconteça com foco em impedir prejuízos e planejar de maneira eficiente a programação no decorrer do ano.

Use de forma consciente

Aproveitar a conciliação de cartão para conscientizar o time que se desloca é uma excelente estratégia. Isso porque a regra básica é que tanto a empresa quanto os colaboradores envolvidos saibam com o que o dinheiro disponível será gasto. Quando essa informação fica clara, a chance de qualquer descontrole é muito menor, ainda que aconteçam imprevistos.

Outro ponto importante é listar as recomendações conforme as necessidades de cada tipo de trabalho realizado. No entanto, vale considerar que os deslocamentos são diferentes e exigem investimentos particulares que permitem alterar os limites pontualmente.

Por exemplo, se um cliente decide mudar em cima da hora o restaurante em que ocorreria a reunião e, dessa forma, haverá gastos a mais, a empresa precisa ser compreensiva e se preparar para esse tipo de reorganização no controle financeiro.

Reforce a política de viagens corporativa

Um dos pontos responsáveis por direcionar o uso do cartão corporativo é o reforço da política de viagens da empresa. Aqui, o colaborador precisa estar ciente de sua responsabilidade e se manter extremamente organizado para prestar as contas necessárias no fim do deslocamento.

Estabelecer as penalidades em caso de desobediência às regras é fundamental para evitar problemas no futuro. O que acontece quando for identificado um gasto desnecessário? A empresa desconta do colaborador, ou ele deve fazer o reembolso? Questões como essas devem ser informadas previamente, e é necessário o amparo de um profissional do jurídico para definir os detalhes.

É indispensável saber quais são as medidas cabíveis em diferentes estágios do descumprimento das regras. Em situações mais sérias, como fraudes, as diretrizes também devem estar incluídas na política da empresa para que sejam de conhecimento dos colaboradores e não causem atritos quando colocadas em prática.

Reduza erros manuais

Quando o volume de dados de viagens corporativas é muito alto, fazer processos manuais pode provocar uma série de erros que se tornam uma bola de neve. Ao ter tudo otimizado com a conciliação dos cartões, é possível solucionar falhas e detectar o que gera os custos mais elevados.

Com base nessas informações, a gestão pode encontrar alternativas eficientes para reduzir despesas sem comprometer a experiência do viajante corporativo. Além disso, a conciliação dos cartões permite detalhar quem são os responsáveis pelos gastos.

Assim, o lançamento dos recibos acontece com bastante praticidade e, quando necessário, a empresa pode recalcular as recomendações quando notar que os resultados com o cartão corporativo não estão dentro do esperado.

Invista em um sistema de gestão

Modernizar os processos que envolvem as viagens corporativas é a melhor forma de manter a empresa competitiva e com serviços de excelência. A personalização desse serviço se mostra fundamental na redução de custos, que é um dos maiores desafios na hora de gerenciar as viagens e na introdução de soluções que facilitam os processos internos.

Há um salto de eficiência com o uso de uma plataforma tecnológica na gestão das despesas, inclusive na conciliação de cartões. Por exemplo, a Tour House conta com o ITM Expense Management, que permite fazer o acompanhamento online da prestação de contas em viagens. O acesso é online e offline por aparelhos móveis ou desktops.

A partir disso, a empresa faz a identificação objetiva das oportunidades, armazenamento em nuvem dos documentos e recibos fiscais, gestão e fluxo de aprovação e dados criptografados.

Agora você sabe como fazer a conciliação de cartões corporativos e por que isso é importante no gerenciamento de despesas. O segredo está em encontrar soluções que trazem praticidade, auxiliam na compreensão dos colaboradores e permitem direcionar os recursos para questões essenciais. Só assim será possível reforçar a política interna em viagens corporativas e manter o comportamento adequado.

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