Como fazer conciliação de cartões corporativos em viagens?

Fazer a conciliação de cartões corporativos é indispensável para manter as despesas organizadas e ter o controle do orçamento das viagens corporativas. Além de conscientizar os colaboradores sobre suas responsabilidades, colocar esse processo em prática faz diferença no momento de mensurar os resultados.

O melhor caminho envolve criar um planejamento para que a conciliação seja feita com sucesso. Dessa maneira, o time que participa dos deslocamentos pode ser devidamente informado sobre a política interna da empresa, construir um relacionamento de confiança e se familiarizar com o sistema de prestação de contas.

Quer saber mais? Vamos mostrar como fazer a conciliação de cartões corporativos e outras dicas para otimizar os processos. Acompanhe!

Entenda como os cartões corporativos funcionam em viagens

Antes de mais nada, é preciso entender como esse tipo de cartão funciona durante as viagens dos colaboradores. Para que, a partir disso, você consiga tomar decisões inteligentes de acordo com os objetivos de sua empresa e as características de cada deslocamento. Na prática, ele é muito semelhante ao cartão de crédito que usamos na nossa rotina.

A diferença está nas regras do cartão que só pode ser destinado às despesas voltadas para a empresa. Isso acontece para que os gestores consigam conciliar de maneira prática as despesas internas e as estratégias das viagens. Além de usar apenas a conta bancária do negócio para que o time faça os pagamentos em viagens, o cartão entra como uma alternativa que traz autonomia e muito mais conforto.

Por exemplo, se durante uma viagem em que participa de um evento com vários clientes em potencial, o seu colaborador está apenas com a quantia que foi destinada inicialmente e é convidado para um café. Antes de confirmar, ele precisa entrar em contato para solicitar uma nova quantia e tudo isso pode acabar sendo mais trabalhoso e resultar na perda de oportunidades.

Conforto diante de imprevistos

O cartão de crédito corporativo é um diferencial e tanto também na solução de imprevistos. Afinal de contas, por mais que exista uma logística bem alinhada, algo sempre pode não sair como o esperado. Pense em um colaborador atrasado para uma reunião no destino de viagem e o transporte acordado com antecedência enfrenta um problema e não pode comparecer no horário combinado.

Ele, certamente, vai precisar de uma solução rápida e os cartões corporativos permitem chegar até o destino com autonomia na medida certa. Esse tipo de solução é muito importante não só para que o colaborador consiga cumprir os compromissos e ajuda na construção de uma imagem positiva para empresa como também tenha mais segurança.

Mas para que isso aconteça, se torna indispensável alinhar algumas regras como veremos no tópico a seguir.

Crie regras na empresa

O uso indevido de cartões corporativos durante viagens pode causar uma série de problemas para o caixa da empresa e situações complicadas com os colaboradores. Por esse motivo, o processo de conciliação deve ser baseado nas regras criadas internamente para que todos fiquem conscientes de suas responsabilidades ao longo do trabalho.

Sem contar que ter as regras detalhadas auxilia os próprios responsáveis pelo monitoramento das transações na hora de avaliar criteriosamente as decisões tomadas e as transações. Em primeiro lugar, o papel da empresa é deixar bem claro em que situações o viajante pode usar os cartões. Outros pontos que precisam ser esclarecidos com antecedência são:

• os imprevistos que podem ser pagos com o cartão corporativo;
• os colaboradores com acesso ao cartão;
• o processo específico de prestação de contas;
• os limites de despesas.

Monitore os gastos

Para que as regras estabelecidas na conciliação de cartões sejam respeitadas, a empresa deve formalizar um documento com todas elas detalhadas. A ideia é distribuí-lo entre os colaboradores, pois fica mais simples acompanhar as movimentações, tirar dúvidas quando necessário e questioná-los caso algo não aconteça conforme o esperado.

Assim, além das regras de limites e usuários, coloque em prática o processo de prestação de contas que mais facilite o gerenciamento de quem fiscaliza. Diante disso, cada despesa precisa ser apresentada com os devidos cupons fiscais e com a justificativa correspondente.

Isso vale também para que os processos de reembolso de despesas sejam aprovados e validados conforme as normas estabelecidas previamente. O controle detalhado, nesse caso, é essencial para que o controle dos custos das viagens aconteça com foco em impedir prejuízos e planejar de maneira eficiente a programação no decorrer do ano.

Benefícios

De olho na praticidade, os cartões corporativos vão além da redução de custos e apresentam outros benefícios interessantes. Entre as principais vantagens, neste caso, está a possibilidade de escolher uma opção que tenha taxas de juros menores, aumento de limite dos gastos de fácil acesso ao gestor e descontos especiais em empresas parceiras, por exemplo.

Para quem lida frequentemente com viagens, é possível ainda acumular milhas e ter redução significativa no preço das passagens. O mais importante é entender todas essas facilidades antes de escolher uma modalidade de cartão ou pesquisar a fundo o que está disponível na bandeira que você já tem. É muito comum que as pessoas não acessem a sala vip dos aeroportos, sendo que o seu cartão dá o direito de ter todo o conforto por lá enquanto aguarda o voo.

São facilidades assim que muitas vezes passam despercebidas, mas que fazem toda a diferença na experiência do colaborador viajante. Sem contar que podem significar redução de despesas no resultado final do deslocamento. Mas tenha atenção especial com o suporte de atendimento em conjunto com as vantagens oferecidas. Na prática, é preciso se assegurar que o colaborador consiga ter o auxílio necessário durante a viagem caso precise confirmar algum serviço ou tenha dificuldades com alguma compra.

Use de forma consciente

Aproveitar a conciliação de cartão para conscientizar o time que se desloca é uma excelente estratégia. Isso porque a regra básica é que tanto a empresa quanto os colaboradores envolvidos saibam com o que o dinheiro disponível será gasto. Quando essa informação fica clara, a chance de qualquer descontrole é muito menor, ainda que aconteçam imprevistos.

Outro ponto importante é listar as recomendações conforme as necessidades de cada tipo de trabalho realizado. No entanto, vale considerar que os deslocamentos são diferentes e exigem investimentos particulares que permitem alterar os limites pontualmente.

Por exemplo, se um cliente decide mudar em cima da hora o restaurante em que ocorreria a reunião e, dessa forma, haverá gastos a mais, a empresa precisa ser compreensiva e se preparar para esse tipo de reorganização no controle financeiro.

Reforce a política de viagens corporativa

Um dos pontos responsáveis por direcionar o uso do cartão corporativo é o reforço da política de viagens da empresa. Aqui, o colaborador precisa estar ciente de sua responsabilidade e se manter extremamente organizado para prestar as contas necessárias no fim do deslocamento.

Estabelecer as penalidades em caso de desobediência às regras é fundamental para evitar problemas no futuro. O que acontece quando for identificado um gasto desnecessário? A empresa desconta do colaborador, ou ele deve fazer o reembolso? Questões como essas devem ser informadas previamente, e é necessário o amparo de um profissional do jurídico para definir os detalhes.

É indispensável saber quais são as medidas cabíveis em diferentes estágios do descumprimento das regras. Em situações mais sérias, como fraudes, as diretrizes também devem estar incluídas na política da empresa para que sejam de conhecimento dos colaboradores e não causem atritos quando colocadas em prática.

Reduza erros manuais

Quando o volume de dados de viagens corporativas é muito alto, fazer processos manuais pode provocar uma série de erros que se tornam uma bola de neve. Ao ter tudo otimizado com a conciliação dos cartões, é possível solucionar falhas e detectar o que gera os custos mais elevados.

Com base nessas informações, a gestão pode encontrar alternativas eficientes para reduzir despesas sem comprometer a experiência do viajante corporativo. Além disso, a conciliação dos cartões permite detalhar quem são os responsáveis pelos gastos.

Assim, o lançamento dos recibos acontece com bastante praticidade e, quando necessário, a empresa pode recalcular as recomendações quando notar que os resultados com o cartão corporativo não estão dentro do esperado.

Invista em um sistema de gestão

Modernizar os processos que envolvem as viagens corporativas é a melhor forma de manter a empresa competitiva e com serviços de excelência. A personalização desse serviço se mostra fundamental na redução de custos, que é um dos maiores desafios na hora de gerenciar as viagens e na introdução de soluções que facilitam os processos internos.

Há um salto de eficiência com o uso de uma plataforma tecnológica na gestão das despesas, inclusive na conciliação de cartões. Por exemplo, a Tour House conta com o ITM Expense Management, que permite fazer o acompanhamento online da prestação de contas em viagens. O acesso é online e offline por aparelhos móveis ou desktops.

A partir disso, a empresa faz a identificação objetiva das oportunidades, armazenamento em nuvem dos documentos e recibos fiscais, gestão e fluxo de aprovação e dados criptografados.

Agora você sabe como fazer a conciliação de cartões corporativos e por que isso é importante no gerenciamento de despesas. O segredo está em encontrar soluções que trazem praticidade, auxiliam na compreensão dos colaboradores e permitem direcionar os recursos para questões essenciais. Só assim será possível reforçar a política interna em viagens corporativas e manter o comportamento adequado.

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