Política de viagens corporativas: o que você precisa saber!

As viagens feitas no âmbito empresarial trazem uma série de benefícios para as empresas: permitem que elas ampliem seus mercados, estreitem relacionamentos com clientes, fornecedores e colaboradores, motivam times, fortalecem a marca e trazem parcerias promissoras. Contudo, para que elas gerem tantas vantagens, é essencial que seja estabelecida uma política de viagens corporativas.

Quer entender o que essa série de diretrizes pode fazer por sua empresa e como criar uma política de viagens corporativas? Acompanhe o que preparamos a seguir! 

O que é uma política de viagens corporativas?

A política de viagens corporativas é o conjunto de diretrizes e parâmetros que determinam como serão realizadas as jornadas empresariais nacionais e internacionais. Ela estabelece padrões que ajudam no controle de gastos, na delegação de responsabilidades, no reembolso de despesas, redação de relatórios, entre outros requisitos importantes para que a viagem corporativa seja bem-sucedida.

Com esse conjunto de diretrizes, sua empresa usufrui de uma série de benefícios:

  • redução de custos;
  • melhorias na qualidade das viagens corporativas;
  • simplificação de processos administrativos;
  • otimização no controle de despesas;
  • experiência de marca fortalecida para colaboradores, parceiros e fornecedores.

O que levar em conta ao criar uma política de viagens corporativas?

Embora o acompanhamento de uma agência especializada em viagens corporativas seja importante para traçar diretrizes para a sua empresa, é preciso atentar a alguns aspectos. Veja quais são.

As necessidades da empresa

A criação de uma politica de viagens corporativas deve levar em conta o que está sendo praticado no mercado, mas é essencial que você atente às necessidades de sua empresa. Se o seu empreendimento tem pequeno ou médio porte e seus colaboradores trabalham remotamente, seus critérios de avaliação serão diferentes dos adotados por uma multinacional, por exemplo. 

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Converse com os setores diretamente envolvidos no planejamento e na execução das viagens corporativas. Entendendo o cotidiano dos seus colaboradores, você terá mais informações para criar um documento que os auxilie nas atividades do dia a dia.

Os limites da sua companhia

Entender os limites do seu negócio é essencial para que você possa redigir uma boa política de viagens de negócios. Afinal, cada empresa tem seu próprio ritmo de expansão, suas metas e estratégias para alcançá-las. Criar uma política de viagens difícil de ser alcançada, seja por limites logísticos, financeiros ou de pessoal, pode gerar prejuízo e desconforto entre seus colaboradores. 

A cultura organizacional

É essencial que a sua política de viagens corporativas se adéque à cultura organizacional de sua empresa. Ou seja, esse documento precisa alinhar-se ao modo de fazer negócios, ao comportamento que se espera de seus colaboradores e ao que sua empresa almeja ser. Somente assim você estabelece regras e limites coerentes com o dia a dia de seus colaboradores e com a imagem que a sua marca deseja ter no mercado. 

O seu orçamento

Uma das questões mais importantes de uma política de viagens corporativas é o orçamento. Afinal, uma das principais funções desse conjunto de diretrizes é a redução de gastos por meio da padronização de procedimentos, do estabelecimento de um cronograma que permita organizar a viagem com antecedência e da implementação de limites e práticas de controle orçamentário. 

Com a definição de um orçamento máximo para a sua política de viagens você evita mal-entendidos e gastos excedentes. Lembre-se de estabelecer parâmetros para o controle desse orçamento, como a adoção de um cartão corporativo. A Seagate, por exemplo, estabeleceu diretrizes até mesmo para o downgrade, de forma que ela pudesse receber o dinheiro economizado por colaboradores (cashback).

Como você pôde perceber, uma política de viagens corporativas exige que a sua empresa atente a uma série de parâmetros. A adoção de um software de gestão especializada pode auxiliar seus gestores e as equipes envolvidas na manutenção das diretrizes estabelecidas pela empresa, bem como no gerenciamento das viagens propriamente ditas. 

Se você se interessa por esse tipo de serviço, a etrip dispõe de uma plataforma ideal para você. Entre em contato com a nossa equipe para entender como podemos ajudar a sua empresa a economizar e ter muito mais resultados!

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