Relatórios na gestão de viagens corporativas ajudam na tomada de decisão

Para a maioria das empresas, os custos de viagens corporativas significam uma despesa anual importante. Esses custos não são apenas em passagens aéreas, incluem também gastos durante a viagem.

Nesse caso, os relatórios desempenham um papel fundamental. Eles fornecem uma visão abrangente das despesas ocorridas. Também ajuda na redução de custos sem prejudicar os objetivos comerciais da empresa.

Desse modo, compreenda a importância da presença dos relatórios de viagem na solução de gerenciamento como sendo a sua maior prioridade a ser implementada! Também saiba para que servem e como devem ser feitos.

Importância dos relatórios de viagens corporativas e para que servem

1 – Otimizam os gastos

As últimas tendências tecnológicas fornecem relatórios personalizados e eficazes para o viajante como análises e previsões preditivas. O escopo do relatório inclui painéis em tempo real para uma melhor transparência.

Esses relatórios consideram as três prioridades da conta, que incluem logística, desempenho e gerenciamento de viagens.

2 – Consolidação de dados e relatórios

Com grandes informações na gestão de viagens, a consolidação de dados oferece oportunidades atraentes. Os dados permitem análises preditivas baseadas em viagens anteriores ou escolhas preferidas do viajante. Isso ajuda a gerenciar categorias de gastos de viagem ou personalizar opções de conteúdo.

3 – Solução de ponta a ponta

O aumento das viagens a negócios prevê uma mudança fundamental na forma como acontece a viagem. A consolidação e o relatório de dados ajudam os viajantes a gerenciar sua reserva.

O uso de tecnologia para viagens facilita esse processo. A informação atende aos objetivos estratégicos de controle de custos.

4 – Adesão à política da empresa

O relatório na gestão de viagens corporativas oferece um mapa sobre padrões de gastos de viagem ajudando também a rastrear e analisar para onde eles estão indo.

Esses relatórios permitem que a empresa verifique a adesão à política de viagens bem como o seu cumprimento. Isso ajuda a analisar, orçar e controlar as despesas na viagem corporativa.

5 – Acesso a informação

Os relatórios ajudam a maximizar o valor dos custos de viagem e o seu orçamento. O rastreamento e a análise de gastos da viagem corporativa ajudam a identificar oportunidades de economia de custos.

Os relatórios são acessíveis tanto para o colaborador quanto ao departamento ou qualquer pessoa na empresa. Existem sistemas que fornecem gráficos interativos e dinâmicos destacando as possibilidades de economia de custos. Eles também dão imagem das tendências de viagens mais amplas em toda a empresa.

Como devem ser feitos?

De acordo com pesquisas do Grupo Aberdeen, 51% das empresas citam a falta de visibilidade no gasto de viagem corporativa como seu principal desafio na gestão. Se você é como a maioria das empresas, a quantidade de gastos relacionados à viagem é enorme.

Na verdade, a viagem a negócios é considerada a segunda maior despesa comercial controlável. Com isso em mente, você sente que tem controle sobre todas as despesas de viagem da sua empresa?

Um sistema abrangente e flexível de relatórios de viagens corporativas pode fornecer aos gestores a visão de que precisam para monitorar de forma efetiva os indicadores de desempenho, identificar os padrões de viagem e rastrear os gastos com detalhes.

Uma poderosa ferramenta de relatórios irá consolidar os dados de viagem em tempo real para que os administradores tenham acesso rápido a informações precisas.

Quanto mais precisos forem os dados de atividade da viagem, mais efetivo será gerenciar o comportamento de viagem, acompanhar a economia de custos e aplicar a política.

Ao avaliar um sistema de relatórios mais adequado à sua situação comercial, considere estes recursos e objetivos:

Dados atuais

As informações de viagem devem ser completas e atualizadas. Se o bilhete da companhia aérea, a estadia no hotel ou o aluguel de carros foram reservados por e-mail, a reserva deve ser registrada em um banco de dados consolidado e central.

Informações acessíveis

Os relatórios devem ser facilmente acessíveis e entregues em intervalos pré-definidos ou transmitidos para partes relevantes. Painéis de controle em tempo real devem ser totalmente integrados e personalizáveis.

O fácil acesso à informação significa que o sistema de relatórios funciona em um tablet, PC, smartphone, iPad, iPhone etc., bem como em qualquer dispositivo. Além da acessibilidade, procure painéis fáceis para navegar e uma interface simples de usar.

Relatórios personalizados, flexíveis

Um sistema de relatórios totalmente personalizado deve atender às necessidades de todas as partes interessadas. Também ajudar os gerentes de departamento individuais a identificar padrões de gastos e oportunidades de poupança em geral.

Você deve ser capaz de detalhar e classificar as despesas por divisão, departamento, número de trabalho ou centro de custo, conforme definido por seus requisitos.

Os relatórios flexíveis devem permitir a criação de informações/dados para comparar suas métricas de viagem com os padrões da indústria, identificar vazamento do programa, importar dados para o Excel e examinar o comportamento de viagem.

Compartilhe os dados

Em meio à tecnologia digital, os gestores de viagens têm a capacidade de executar relatórios sobre todos os tipos de informações referentes às viagens dos colaboradores.

É possível saber as preferências dos horários de viagem, vôos diretos ou indiretos, uso de cartões de crédito e opções de assentos. Então, o que os gestores podem fazer com todos esses dados? Compartilhar!

Ao disponibilizar os relatórios para a administração bem como para outros grupos dentro da empresa como departamentos de gerenciamento de viagens, finanças, recursos humanos, segurança, serviços de sites e compras, o seu programa de viagens gerenciadas ganha visibilidade.

Os relatórios programados automaticamente podem ser entregues ao departamento certo com base em privilégios de relatório para incentivar o compartilhamento de dados.

Ao considerar um sistema de relatórios para o seu negócio, procure uma ferramenta com poderosos recursos de análise e relatórios que possam fornecer uma visão completa do seu programa de viagem.

Com o uso de dados de viagem em tempo real para gerar relatórios, os gestores de viagens podem facilmente descobrir quaisquer problemas quando não houver conformidade em relação à política das viagens corporativas.

Descobrir e abordar essas questões bem como executar relatórios precisos, ajudará a empresa a ter um melhor acompanhamento nos gastos de viagem e uma economia de custos.

Se você já possui um sistema de relatórios, revise as suas práticas atuais com um foco renovado, buscando oportunidades ou métricas para melhorar as áreas do seu programa de viagem que possam precisar de atenção.

Os seus objetivos de relatório de viagem lhe proporcionam a visibilidade necessária para simplificar sua política de viagem? Porque ainda continuar com o antigo estilo de gerenciamento de viagens corporativas?

Essa é a sua melhor solução de gerenciamento de viagens corporativas, as quais oferecem tranquilidade, transparência e controle. Abrace a tecnologia, abrace o crescimento de sua empresa! Para mais informações, clique aqui!

 

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