7 dicas para controlar os gastos de uma viagem corporativa

Investir em viagens é uma necessidade para a maioria das empresas. Mas muitas têm dificuldades de manter os gastos de uma viagem corporativa sob controle.

Se você está se perguntando como pode reduzir o valor que sua empresa gasta em viagens, aqui estão sete ideias para economizar em toda viagem corporativa. Todas podem ser implementadas imediatamente, para começar a economizar desde já.

1) Crie e aplique uma política de viagem corporativa

A política de viagens é vital para que os funcionários de uma empresa saibam o que devem fazer antes, durante e depois da viagem. Isso inclui regras para reservas, gastos, prestação de contas, elaboração de relatório, planejamento e muito mais.

Mas lembre-se: diretrizes são ótimas para garantir a eficácia do processo, mas é importante não torná-la muito rígida. Proporcionar uma dose de flexibilidade geralmente é uma boa ideia para evitar entraves burocráticos e que atrapalhem o bem-estar e a produtividade de seus funcionários.

2) Ofereça incentivos aos colaboradores que economizarem mais em viagens

Muitas vezes o funcionário não entende a importância de economizar para a empresa – fazendo com que nem sempre ele escolha uma opção mais rentável.

Pense em como seria possível criar essa consciência e incentivar seus funcionários, recompensando-os quando eles fazem uma economia. Algumas empresas oferecem bônus financeiros, dias extras de férias, benefícios obtidos junto a parceiros e fornecedores.

Proporcionar tudo o que é certo para a cultura de sua empresa certamente trará bons resultados. Mas uma recompensa pela economia obtida é uma excelente maneira de agradecer seus funcionários por seus esforços e incentivar que eles poupem cada vez mais.

3) Ampliar o período de reserva antecipada

A regra geral, seja para uma viagem corporativa ou a lazer, é que quanto mais cedo as reservas forem efetuadas, mais barata ela sairá.

Isso vale especialmente para o caso das viagens aéreas. Cheque os últimos relatórios de viagens e veja com quanta antecedência as reservas estão sendo feitas. Se a média é de sete a três dias antes da viagem, é seguro dizer que há uma grande margem para melhorias.

Aumentar o período de antecipação das reservas envolve educar seus funcionários sobre a importância de um bom planejamento. O plano de incentivos, sugerido no tópico anterior, também é um bom estímulo para ajudá-los a se programarem mais cedo.

4) Adote planos de recompensa

Muitas companhias aéreas e redes de hotéis possuem programas de benefícios específicos para empresas que investem em viagens corporativas. É incrível o quanto muitas empresas esquecem de utilizá-los.

Sua organização se torna um membro e começa a acumular vantagens: faz reservas de voos, hospedagem ou aluguel de carros e ganha pontos por cada reserva.

Uma vez que se atinja um certo número de pontos, é possível resgatá-los como outros produtos de viagem corporativa: hotéis, passagens aéreas, aluguel de carro e etc..

Em média, os clientes etrip economizam 20% de suas despesas de viagem corporativa através dos benefícios ofertados no site.

5) Aproveite as tarifas de hotéis com desconto

Hoje já é possível contar com portais de ofertas do ramo hoteleiro para obter bons preços para hospedagens em qualquer parte do mundo. Mas quando o assunto é viagem corporativa, é essencial contar com o suporte de um serviço especializado – como a etrip oferece aos seus usuários.

A etrip oferece mais de 300.000 hotéis no mundo todo em seu site, garantindo que seus usuários tenham acesso às tarifas mais competitivas em todos os momentos.

6) Seguro-viagem para viagens corporativas

Uma política anual de seguro em toda viagem corporativa para sua empresa pode poupar tempo e dinheiro, além das preocupações em lembrar de notificar a seguradora toda vez que um funcionário viaja.

Além dos custos médicos e cancelamentos de voos, o seguro-viagem também pode incluir perda de bagagem e questões jurídicas relacionadas.

7) Conte com uma agência online para viagens a negócios

Agências online para viagens a negócios disponibilizam ferramentas de reserva on-line que são uma excelente maneira de reduzir o tempo gasto no planejamento e nas reservas de uma viagem corporativa.

Elas não só permitem que os viajantes façam suas reservas, mas também oferecem mais economia e controle das informações referentes às viagens.

Reservar através de uma plataforma de reservas online como a etrip resulta em economia de 20% nos gastos de viagens devido aos benefícios oferecidos pela empresa, como o programa de fidelidade e relatórios gerenciais.