Como fazer o controle de budget empresarial? Confira 4 dicas para elaboração de um plano eficiente

Como fazer o controle de budget empresarial? Confira 4 dicas para elaboração de um plano eficiente

O planejamento financeiro é fundamental para qualquer empresa, permitindo aos gestores projetarem os gastos com mais segurança. Nesse contexto, entender o que é budget ajuda a definir e disponibilizar os valores corretamente.

Assim, os recursos para uma viagem corporativa, campanha de marketing e demais estratégias serão liberados conforme as expectativas e a realidade do negócio — uma medida preventiva de controle do dinheiro corporativo que ajuda a estabelecer uma relação saudável de custo-benefício.

Foi pensando na importância da elaboração do budget empresarial que trouxemos neste post sua periodicidade e tipos mais comuns de orçamento. Continue lendo e veja 4 dicas de como elaborar um plano efetivo para a sua empresa!

O que é budget?

O budget empresarial é um plano com informações relevantes sobre o capital financeiro da empresa, incluindo as receitas e as despesas. Ele serve para auxiliar em relação aos gastos do negócio, bem como aos limites nas despesas das viagens corporativas, por exemplo, conforme o período a ser analisado.

Com esse plano, é possível fazer uma previsão aproximada do fluxo de caixa em termos de vendas, receita e lucros. É uma forma também de analisar os custos, apontando se compensa os investimentos nas ações propostas.

O budget tem um papel estratégico dentro de qualquer empresa, com propósitos significativos para a gestão como um todo. Do apontamento de uso dos recursos financeiros ao monitoramento de desempenho, o plano embasa a tomada de decisão no que diz respeito aos objetivos e metas da empresa que envolvem dinheiro.

Qual a periodicidade ideal do budget empresarial?

O budget pode ser mensal, trimestral ou anual, sendo mais comum que se estabeleça dentro do período de um ano. A escolha depende dos objetivos e necessidades da empresa, considerando as categorias e contas que demandam gastos ou investimentos.

Um plano completo e sustentado por projeções realistas, contribui para o desenvolvimento do planejamento estratégico, por isso ele é tão importante. A comparação do previsto e realizado a cada mês, fornece elementos para ajustes e melhorias no ano seguinte.

Quais são os tipos de budget nas empresas?

Existem diversos tipos de orçamentos empresariais, cada um com características e objetivos diferentes:

  • orçamento estático — modelo que não se altera dentro do período definido, focado em ações e atividades mais reduzidas;
  • orçamento flexível — modelo que permite alterações e ajustes de acordo com as mudanças e imprevistos;
  • orçamento contínuo — modelo que demanda revisões regulares, para avaliar sua efetividade, potencializar os acertos e corrigir os erros;
  • orçamento ajustado — modelo com flexibilidade de mudanças que considera a relação de receita e despesa, lucro e prejuízo;
  • orçamento base zero — modelo elaborado a partir de novos objetivos, quando não há histórico ou parâmetros de comparação;
  • orçamento incremental — modelo que se baseia em históricos de dados e desempenho anteriores para apoiar a definição de valores futuros;
  • orçamento do planejamento estratégico — modelo estrutural que visa a redução dos riscos e maior segurança na tomada de decisão.

A previsão de despesas com viagens corporativas pode se enquadrar em diferentes tipos de budget, conforme os projetos e demandas da empresa. É importante estabelecer as políticas e processos, incluindo contas, centros de custos e tipos de gastos.

O controle orçamentário das viagens de negócio deve estar diretamente ligado aos resultados que se espera alcançar com a estratégia comercial. O budget possibilita não só controlar os gastos, mas avaliar os ganhos com os deslocamentos.

Com motivações variadas, desde reuniões, visitas a clientes, participação em eventos, assistência técnica, treinamentos, entre outros, as viagens são produtivas, desde que programadas com antecedência e com a previsão de que as despesas sejam cobertas pela receita, o que é possível com um bom budget.

Você sabe realizar diagnóstico de processos de compra da sua empresa?

Dicas para fazer o controle de budget empresarial

Essa ferramenta para gestão de orçamento empresarial envolve algumas práticas essenciais para trazer os benefícios que citamos há pouco. A seguir, saiba quais são elas.

1. Faça um diagnóstico da empresa

O diagnóstico da empresa é um passo importante para entender as finanças. Nessa etapa, o gestor deve reunir as informações sobre o desempenho financeiro nos últimos anos. Alguns pontos a serem coletados são a média da quantidade de produtos vendidos e da lucratividade, o capital de giro, a sazonalidade do negócio e os custos com tributos.

Com as informações em mãos, é necessário fazer uma análise para identificar as limitações e as necessidades do negócio. O resultado será um guia para encontrar oportunidades de mercado.

2. Defina objetivos e metas

Um budget empresarial depende muito dos objetivos e das metas a serem alcançadas com o investimento. Por isso, devem estar de acordo com as políticas da empresa e seu planejamento estratégico.

Ao identificar as ações às quais o montante será destinado, é possível analisar os recursos necessários para a liberação. Afinal, o caixa da empresa é coisa séria e deve ser utilizado com cuidado, conforme as reservas disponíveis.

Objetivos e metas são as diretrizes para entender as necessidades financeiras da ação, como uma viagem corporativa com foco comercial. Dessa maneira, os custos são feitos com coerência e eficácia, determinando limites e tetos para o budget empresarial. Isso ajuda até a realizar uma auditoria financeira quando necessário.

3. Acompanhe os gastos com frequência

O budget empresarial pode ser reorganizado em tempo real. O gestor deve acompanhar o orçamento durante todo o período determinado para identificar melhorias e oportunidades nas finanças. Para isso, o ideal é manter contato frequente com as equipes.

Em uma viagem corporativa mesmo, a interação constante permite monitorar como o dinheiro é gasto, ajudando a melhorar a projeção de valores. Um bom software de gestão é a tecnologia adequada para esse fim, já que possibilita registrar e acessar as informações de forma muito mais prática.

4. Tenha uma política de negócios sólida

As regras do negócio, como as políticas para viagens corporativas, são essenciais para direcionar as ações do colaborador frente ao budget corporativo. Ao ter as regras por escrito, ele pode se preparar melhor para as atividades a serem executadas, com um self compliance sobre como agir diante das situações.

Essa é uma prática que ajuda a detectar falhas e problemas financeiros. Muitas vezes, o gestor consegue identificar a causa das perdas de receita e onde é possível economizar.

Esses quatro fatores são ótimas diretrizes para controlar o budget empresarial, principalmente nas viagens corporativas. Passos que ajudam a colocar em prática um plano que faça sentido para o negócio e permita um acompanhamento realista.

Mais do que saber o que é budget, é importante recorrer à tecnologia e usar ferramentas que ajudem a evitar erros e consequências capazes de comprometer a saúde financeira. Um bom sistema de gestão aliado a uma política de viagens bem estruturada e a planos feitos com antecedência são elementos que se complementam para uma gestão mais precisa do caixa.

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