Política de utilização de cartão corporativo: como construir uma?

Gastos mal planejados em uma empresa podem ocorrer de diversas formas, e o mau uso do cartão para viagens corporativas é uma delas. Por esse motivo, construir uma política de utilização de cartão corporativo é fundamental para evitar o desperdício de recursos.

Neste artigo, você vai entender o que é uma política de utilização de cartão corporativo e qual a sua importância para a saúde financeira de sua empresa. Acompanhe!

O que é uma política de utilização de cartão corporativo?

O cartão corporativo é um cartão de débito ou de crédito que ajuda a facilitar a rotina e a gerir as despesas da empresa, o que reduz a chance de irregularidades. A utilização do cartão corporativo ajuda a melhorar a gestão de despesas e o dia a dia do setor financeiro.

Porém, para garantir a efetividade do cartão corporativo no sentido de controlar e gerenciar as despesas, é importante deixar as regras de utilização claras para todos os colaboradores que venham a usá-lo em algum momento.

Para o recurso ser realmente efetivo, seja para controlar melhor as despesas do dia a dia, seja para reduzir o número de fraudes, a empresa deve implementar uma boa política de utilização do cartão corporativo. É o que veremos no próximo tópico.

Como construir uma política de cartão na sua empresa?

Agora que você já sabe o que é uma política de cartão corporativo, confira dicas de como implementá-la na sua empresa.

Determine as despesas válidas

Nem todas as despesas podem ser pagas com os recursos da empresa. Ou seja, o cartão corporativo não pode ser utilizado indiscriminadamente, seja no dia a dia, seja em uma viagem a trabalho.

Portanto, todo o seu uso deve ser classificado e validado. Uma boa forma de fazer isso é criando classificações para as despesas. Veja, a seguir, as classificações mais comuns:

alimentação;
bebida;
passagem;
pedágio;
gasolina;
hospedagem;
material de escritório;
cursos;
assinatura de plataformas.

Delimite os gastos de cada cartão corporativo

Outro ponto essencial em uma política de cartão corporativo é a determinação do limite de gastos. Essa é uma regra básica para qualquer tipo de controle financeiro, estando relacionada à definição de orçamentos e limites de gastos para cada setor e responsável.

Caso ocorram imprevistos, é importante deixar um canal de comunicação aberto com os lideres de cada área para que possam solicitar e justificar alterações de orçamento. Esses canais precisam ser ágeis, de modo que o recurso esteja facilmente disponível sempre que ocorrer algo fora do previsto.

Crie um termo de responsabilidade sobre o uso do cartão

O fato de ter uma política com regras determinadas já ajuda a organizar e a diminuir as chances de irregularidades. Porém, as fiscalizações e as penalidades são fundamentais para garantir o cumprimento das regras da política de cartão corporativo.

Nesse sentido, é necessário estabelecer processos de fiscalização para verificar se os gastos dos recursos estão de acordo com as normas e os interesses da empresa.

Inclusive, previamente, devem ser definidas punições claras para quem desrespeitar o que prevê a política de utilização de cartão corporativo. Tais punições podem incluir até mesmo a rescisão do contrato de trabalho por justa causa, dependendo da gravidade da infração.

Achou o conteúdo relevante e quer saber mais? Então, leia também nosso post sobre prós e contras do cartão de crédito empresarial.