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Como planejar uma viagem a trabalho

Novos contatos e parcerias, conquista de novos mercados, e aumento nas vendas. Estes são uns dos principais motivos de uma viagem a trabalho. Mas alguns erros no planejamento podem comprometer todo seu esforço de negociação ou prospecção de novos clientes. E eles são mais comuns do que você imagina.

Há uma série de recomendações, mas a principal deve ser: Viagem a trabalho é diferente de uma viagem a passeio.

A seguir, listamos algumas recomendações e sugestões para uma proveitosa viagem a trabalho.

5 dicas para sua viagem a trabalho

Pense bem na hora de organizar a mala

A viagem começa na hora de fazer as malas. Não se esqueça dos itens mais básicos como chinelos e material de higiene pessoal. Quanto às roupas, escolha peças com cores mais sóbrias e tons mais neutros.

Também lembre-se de seu material de trabalho como notebook, agenda e bloco de anotações. Indispensável – embora sempre deixado para trás – são os carregadores e, principalmente, adaptadores de tomada.

Faça um cronograma

Organize seu tempo desde a previsão de chegada detalhando o número de compromissos, a duração estimada de cada reunião, tempo de deslocamento entre um contato e outro e intervalos para refeições. Não marque reuniões muito próximas umas das outras.

Dependendo da localidade faça as contas e veja qual é mais vantajoso: deixar um motorista à sua disposição, alugar um veículo, usar aplicativos para pedir carros com motorista ou optar pelo transporte público – metrô, principalmente.

Estude a cultura local

Isso facilita tanto sua estada quanto o fechamento de negócios. Em uma viagem ao exterior, por exemplo, este item é fundamental. Saber sobre costumes e hábitos alimentares evita gafes ou contratempos. Respeitar as diferenças é a palavra de ordem.

Visita a países asiáticos, para citar um exemplo, devem ser minuciosamente estudadas, justamente pela seriedade com que chineses e japoneses exigem de uma reunião de negócios. Além das diferenças culturais entre orientais e o mundo ocidental.

Mantenha a disciplina

Como dissemos anteriormente: Viagem a trabalho é diferente de uma viagem a passeio. Evite baladas ou festas que possam fazer você perder hora no dia seguinte ou aparecer com ressaca a uma reunião de negócios. A credibilidade, uma vez perdida, é praticamente irrecuperável.

No entanto, não quer dizer que você deva ficar enclausurado no quarto do hotel. Você pode visitar os tradicionais locais turísticos ou participar de alguma atividade cultural. Inclusive, estas atividades podem auxiliar  na hora de puxar assunto com um cliente local. 

Cuide da sua saúde

Ao traçar seu cronograma, lembre-se de intervalos para as refeições e das sagradas oito horas de sono. Também entra aqui o fator alimentação. Além do cuidados com os hábitos alimentares da localidade onde irá fazer negócios, evite refeições pesadas e exageros.

Viagens que vão exigir um período maior fora de casa também vão requerer um tempo dedicado aos esportes. Verifique se há espaço para caminhadas ou se o hotel tem uma academia aos hóspedes.

A importância de organizar as despesas

Neste aspecto, mesmo que você seja dono do próprio negócio é importante manter todos os gastos anotados, de preferência com comprovantes. Guarde os recibos de despesas com táxi, lanches e restaurantes. É muito comum perder a conta e gastar além do necessário, principalmente em viagens internacionais.

Se você é um colaborador, este cuidado deve ser redobrado. Evite pagar despesas pessoais com lazer – cinema ou teatro, por exemplo – com o dinheiro da empresa. Evite, também, esbanjar almoçando em restaurantes muito caros ou pedindo comidas exóticas. No caso dos hotéis, frigobar só em última opção. Além de mais caros, são cobrados à parte e sua conta pode ir além do combinado.

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