Para que serve o recibo de reembolso de despesas de viagem?

As viagens corporativas, muitas vezes, são necessárias para melhorar resultados e até expandir os negócios. Porém, os gestores responsáveis também precisam ter um controle dos gastos, bem como uma dinâmica sobre quais deles foram devolvidos ou estão pendentes. É nesse contexto que entra o recibo de reembolso de despesas de viagem.

Mas para que exatamente serve esse documento e por que é tão importante para uma gestão transparente? Confira a seguir do que se trata e o que deve constar nele!

O que é o recibo de reembolso de despesas de viagem?

O recibo de reembolso de despesas de viagem é um documento necessário para o controle do orçamento da empresa. É essencial na prestação de contas, uma vez que torna claro o que entra no pagamento de ressarcimento ao colaborador.

O recibo deve conter todas as informações sobre as despesas durante a viagem corporativa. Isso inclui diárias de hospedagem, gastos com alimentação e transporte, papelaria e demais compras realizadas.

Além disso, precisa descrever detalhes sobre o colaborador e a viagem, como local de destino e dias de ocorrência. Esses dados são importantes para identificar quando os gastos foram realizados e facilitar a localização das informações quando necessário.

Qual é a sua função nos processos financeiros?

O recibo de reembolso de despesas de viagem tem uma importância vital para o compliance dos processos de pagamento. Ao melhorar o controle financeiro da empresa, esse tipo de documento ajuda a prevenir fraudes e a eliminar pagamentos duplicados, além de evitar valores indevidos nas notas.

Portanto, trata-se de uma maneira eficiente de facilitar os reembolsos e levar eficiência à gestão. Assim, o próprio colaborador se sente mais seguro para fazer suas solicitações, ao mesmo tempo em que a empresa ganha mais controle e transparência sobre as necessidades corporativas.

Ou seja, o recibo promove transparência para ambos os lados. Isso favorece os resultados, facilita os relatórios de despesas de viagens corporativas e garante uma gestão financeira eficiente.

Como montar um recibo de reembolso de despesas de viagem?

Para a criação do recibo de reembolso de despesas de viagem, o colaborador deve apresentar comprovantes de seus gastos. São válidos cupons e notas fiscais, recibos, faturas de cartão de crédito, entre outros documentos oficiais, conforme as políticas da empresa.

Os principais dados a serem informados no documento são:

nome do colaborador;
descrição dos gastos;
data da despesa;
período da viagem;
dados da empresa;
assinatura do responsável pelo pagamento.

Conforme as necessidades das viagens corporativas, cada empresa pode ter suas políticas para o ressarcimento e os regimes de trabalho outorgados. No entanto, é fundamental que os processos estejam de acordo com a legislação vigente e que os colaboradores tenham amplo conhecimento sobre eles.

Além disso, é possível otimizar a criação do recibo de reembolso por meio da tecnologia. A utilização de ferramentas eficientes de gestão facilita a contabilidade e o registro dos históricos de custos, além de permitir o monitoramento dos gastos realizados — inclusive em tempo real.

Agora que você já sabe como funciona o recibo de reembolso de despesas de viagem e como criá-lo, que tal descobrir como a Tour House pode ajudar no processo? Entre em contato e solicite uma versão demo da nossa plataforma para gestão de viagens corporativas!