3 dicas para melhorar o reembolso de despesas na sua empresa
As viagens corporativas trazem diversos benefícios para empresas e seus colaboradores. Além de levar inovações e novidades para o seu negócio, viagens de incentivo também podem colaborar para aumentar a retenção e o engajamento de talentos em sua empresa.
Ocorre que, muitas vezes, nas viagens corporativas, os colaboradores precisam arcar com despesas de viagens com seus próprios recursos. Isso pode levar a uma série de descontentamentos e inseguranças. Por esse motivo, realizar uma gestão de reembolso de despesas de maneira eficaz é fundamental para empresas que fazem viagens corporativas.
Quando fica claro como funciona o sistema de reembolso, os funcionários sentem-se muito mais valorizados e seguros para realizar viagens em nome da empresa.
Mas, afinal, quais são os procedimentos que uma empresa deve adotar para facilitar o processo de reembolso de despesas? Confira a seguir 3 dicas para melhorar o reembolso de despesas em sua empresa. Boa Leitura!
1. Política de reembolso clara
A definição de uma política de reembolso, com normas e procedimentos claros, é substancial. Sua empresa deve redigir um documento que padronize o processo de devolução de recursos e tire todas as dúvidas dos trabalhadores a respeito dos direitos e processos de reembolso.
Para facilitar a criação de uma política de reembolso adequada, tenha em mente que esse documento deve deixar claro os seguintes aspectos:
- quais são os custos que geram direito a reembolso;
- quais são as despesas que não são reembolsáveis, por serem consideradas gastos pessoais;
- valores e limites de despesas que dão direito a reembolso;
- procedimento de solicitação de reembolso;
- de que forma os valores serão reembolsados;
- normas para documentos aceitos para comprovar as despesas;
- prazo para a solicitação de reembolso.
Esses são os ponto que mais geram dúvidas nos trabalhadores. Ao redigir um documento que responda a essas perguntas, você vai evitar muitos problemas na hora em que os seus colaboradores precisarem fazer uma viagem pela empresa.
2. Procedimento simples e eficaz
Também é muito importante que a política de reembolso seja redigida de maneira simples e fácil de compreender. Isso ajuda a evitar confusões em relação às regras de ressarcimento. Etapas excessivamente burocráticas e desnecessárias devem ser eliminadas sempre que for possível.
Além disso, também é fundamental que o ressarcimento de despesas seja realizado de maneira eficaz, de forma a sempre cumprir os prazos. Ou seja, tenha bastante cuidado em relação aos prazos e procedimentos para evitar atrasos de pagamento. Assim, sua empresa terá menos custos e evitará descontentamentos entre os colaboradores.
3. Tecnologia como aliada
Existem recursos tecnológicos para auxiliar os mais diversos tipos de procedimentos empresariais e, quando se trata de reembolsos de viagens corporativas, isso não é diferente. Utilizar tecnologias criadas especificamente para aprimorar a gestão de reembolso é fundamental para garantir o controle sobre a sua atividade.
Basicamente, o que essas tecnologias fazem é automatizar operações que antes eram feitas de maneira manual. Dessa forma, atividades como calcular despesas, organizar documentos e aprovar pedidos, podem ser realizadas de maneira muito mais prática e eficiente.
E aí? Pronto para elaborar e implantar a Política de Reembolso de Despesas em sua empresa?
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