Saiba como funciona o reembolso de despesas em home office
No atual cenário de pandemia, a mobilidade corporativa se tornou fundamental para que as equipes possam executar suas atividades com qualidade. Por isso, é fundamental saber sobre como funciona o reembolso de despesas em home office.
Enquanto a política de reembolso é mais comum em eventos e viagens, agora o home office passa a ser grande preocupação para empresas e colaboradores. Porém, ainda há muitas dúvidas sobre como estipular as regras e o que deve ser reembolsado.
Neste artigo, vamos esclarecer essas questões, explicando o que deve ser responsabilidade da empresa e quando ela deve fazer o reembolso de despesas em home office. Acompanhe!
Quais são as despesas para reembolso durante o home office?
Segundo a legislação CLT, deve haver o reembolso de despesas em home office pela empresa sempre que houver custo extra. O ideal é que as regras para o ressarcimento sejam estipuladas em contrato prévio, em comum acordo com o contratado, a fim de deixar as políticas da instituição bem transparentes.
Fica a cargo da empresa, por exemplo, fornecer os equipamentos necessários para o trabalho, bem como a infraestrutura e a manutenção. O colaborador deve ter acesso às ferramentas necessárias para executar suas funções. Custos variáveis, como consumo extra de energia, devem ter comprovantes apresentados para que haja reembolso.
Como funciona esse tipo de reembolso?
Ambas as partes têm suas responsabilidades para que o reembolso de despesas em home office seja efetuado. Os regulamentos internos devem suprir as necessidades dos colaboradores fora do espaço físico seguindo os seguintes passos:
1. Contrato escrito
É a partir das especificações em contrato que devem ser definidas as regras sobre quais despesas são responsabilidade da empresa e o que será arcado pelo próprio funcionário.
2. Fornecimento de infraestrutura
Os reembolso de despesas em home office relacionadas à infraestrutura, aquisição e manutenção de equipamentos é categoricamente estabelecida em lei. A empresa deve realizar o fornecimento desses itens ou devolver os gastos do colaborador.
3. Política de reembolso
Devido à dificuldade em medir com exatidão o custo mensal de gastos, graças a itens como energia elétrica e internet, faz-se necessária uma política de reembolsos clara. Recomenda-se que toda despesa adicional necessária ao trabalho tenha uma ajuda de custo, com base nos recibos apresentados.
4. Responsabilidades da equipe
Deixe as medidas transparentes ao colaborador, para que ele saiba como solicitar o reembolso de despesas em home office. É importante que ele repasse todas as notas e comprovantes para que o ressarcimento seja cumprido. Nesse contexto, especifique os processos, prazos para solicitação, pagamentos e os valores limites de orçamentos (quando necessário).
A importância da política de reembolso de despesas em home office
A política de reembolsos é importante para tornar os processos bem transparentes. Dessa maneira, gestores e colaboradores ficam cientes dos prazos e responsabilidades. Como a lei flexibiliza essa questão, deve haver uma livre negociação entre as partes.
A preocupação é principalmente com o funcionário. A partir das regras, ele evita gastos extras que possam prejudicar suas finanças. A empresa também ganha com o bom cumprimento das atividades, sem que o colaborador precise se preocupar com as necessidades.
É de suma importância que todos estejam cientes sobre o que pode ser ressarcido. A partir da definição mútua de prazos e responsabilidades sobre a política de reembolso e das despesas em home office, todos podem fazer a sua parte para que o processo seja eficaz e eficiente.
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