Como funciona o controle de orçamento de viagens corporativas?

Parte importante dos processos de gestão de uma empresa passa pelo dimensionamento dos custos das suas atividades e a avaliação constante dos resultados que cada decisão proporciona em termos de eficácia e também de eficiência. Como toda atividade realizada pela organização, o controle de orçamento é fundamental para a execução e o gerenciamento da política de viagens corporativas.

O objetivo deste artigo é oferecer informações relevantes sobre como funciona o controle de orçamento de viagens corporativas. Para isso, vamos primeiramente entender qual a importância da gestão do orçamento e, em seguida, conhecer quais as principais dicas sobre como otimizar essa atividade na prática. Quer saber mais? Então continue a leitura!

Qual a importância do controle de orçamento de viagens corporativas?

Antes de avançarmos no estudo sobre como funciona um controle de orçamento na prática é preciso primeiro reconhecer porque essa é uma atividade fundamental para o controle de gastos. As viagens disponibilizadas aos colaboradores são contabilizadas como despesas corporativas, e toda despesa precisa ser muito bem organizada a fim de aperfeiçoar a utilização dos ativos da empresa, visando a máxima eficiência.

Na realidade, é muito comum que o valor de viagens corporativas chegue a ocupar a terceira posição dentro da linha de gastos controláveis nos orçamentos corporativos, ficando atrás apenas de despesas/custos com folha de pagamentos, investimentos e manutenção em tecnologia, insumos produtivos e outros grandes grupos de contas. Sendo assim, é importante realizar uma gestão eficiente do orçamento de viagens com o intuito de otimizar cada vez mais os processos e os gastos.

Quais são os pilares do controle de orçamento e como otimizá-lo?

Normalmente os principais custos com viagens estão atrelados às compras de passagens aéreas, reservas de hotéis e locação de veículos. Sendo assim, os alicerces para o controle de orçamento são reconhecer quais as fontes de despesas e contar com a ajuda de tecnologias que permitam uma melhor gestão orçamentária. Com esse intuito, as agências de viagens corporativas possuem produtos como softwares de gerenciamento que contam com recursos avançados que ajudam os responsáveis dentro das empresas a realizarem um controle mais ágil e eficiente das suas rotinas.

Para realizar um aperfeiçoamento do orçamento de deslocamentos, o ideal é contar com o apoio de uma consultoria especializada como as agências de viagens dedicadas a esse nicho. O papel de uma agência de viagens corporativas como a Tour House é ajudar empresas a otimizarem seus orçamentos, viajando mais, e ao mesmo tempo pagando menos. Como vimos, contar com o apoio de ferramentas tecnológicas nesses casos é fundamental para gestão e controle de gastos.

Além das ferramentas, uma agência dessa natureza pode oferecer consultoria na criação das políticas de viagens que norteiam todas as decisões da empresa sobre esse tema e, ainda, realizar análises e diagnósticos sobre oportunidades e pontos de melhoria na gestão atual do orçamento, como a substituição de despesas de hospedagem caras por outras mais vantajosas.

Como calcular os custos e definir o orçamento ideal?

O custo de uma viagem corporativa é formado pela soma de todas as despesas relacionadas a essa atividade. Por exemplo, se o colaborador de uma empresa precisou viajar de São Paulo para o Rio de Janeiro para visitar um cliente, é preciso somar todos os gastos incorridos com a viagem, como a compra de passagens aéreas de ida e volta, hotel para permanência durante a viagem, veículos para a mobilidade urbana (aluguel de veículo/Táxi/ Aplicativos de carona, alimentação e todos os demais gastos envolvidos.

Para definir um orçamento de viagens corporativas, um dos primeiros passos é levantar os custos do ano/período anterior para que se tenha uma base de qual é o gasto anual médio com viagens. Tendo esse valor como referência, é importante considerar também um percentual de incremento, podendo se utilizar algum índice, por exemplo, o IPCA. Essa é uma ação importante, pois é necessário considerar a variação de preços que normalmente ocorre entre um ano e outro.

Assim, podemos ponderar o impacto dessa variação que normalmente causa alterações no preço das viagens, como o querosene da aviação, a energia elétrica etc. Depois de identificados os gastos, é importante que a empresa desmembre esses valores por “centros de custos”, porque assim será facilitado o processo de fazer uma gestão mais focada e racional de cada grupo.

Como uma agência especializada contribui nesse sentido?

Como vimos anteriormente, os gastos com viagens corporativas são um dos maiores dentro dos orçamentos de empresas. Por isso é necessário ter uma gestão eficiente sobre essas contas, buscando sempre otimizar a utilização dos recursos disponibilizados para esta finalidade. Uma agência de viagens corporativas é capaz de entender o perfil e o comportamento de compra de viagens que uma empresa possui.

Por exemplo, uma agência pode apresentar estudos sobre a antecedência de compra dos viajantes da empresa versus a antecedência ideal. Esse tipo de análise ajuda a organização a economizar na compra de passagens aéreas, visto que a antecedência de compra das passagens é um dos fatores que mais influencia no preço, ou seja, quanto antes se compra uma passagem menor o preço pago por ela.

A utilização de ferramentas de tecnologia permitem que os gestores de viagens corporativas cadastrem todos os funcionários que viajam a trabalho, fazendo com que cada solicitação passe por um fluxo de aprovação definido pela própria empresa. Tais recursos ajudam no controle do orçamento, visto que o aprovador da viagem, normalmente o gerente da área ou o dono do “centro de custo do viajante” que está pedindo o deslocamento, irá analisar o mérito e o custo, permitindo uma visualização organizada, estruturada e em tempo real de todas as despesas com viagens dentro da empresa.

Como a Tour House pode auxiliar no controle de orçamento de viagens corporativas?

Ao longo do texto vimos a importância de contar com o apoio de agências de viagens para realizar a otimização do gerenciamento e controle de orçamento. Sendo assim, nós da Tour House, oferecemos a melhor tecnologia para o planejamento de viagens corporativas e o controle do orçamento dos gastos de forma mais eficiente. Esse controle é feito por meio de recursos avançados e o cadastramento de informações relevantes como os “centros de custos”, definição dos fluxos de aprovação, os relatórios de gastos e demais ferramentas de BI (Business Intelligence).

Outro ponto importante é a consultoria que oferecemos por meio dos nossos especialistas em viagens. Ela funciona por meio da análise dos dados e do comportamento de compra de viagens de cada uma das nossas empresas clientes, com o intuito de ajudá-las a adotarem as melhores práticas em gestão de viagens corporativas, sempre com o objetivo de reduzir os custos.

Como podemos observar, o controle de orçamento de viagens corporativas é fundamental para garantir o uso eficiente dos ativos das empresas. Sendo assim, reforçamos que você dedique tempo e esforço em seguir as dicas apresentadas ao longo do texto. Caso precise de auxílio, não deixe de entrar em contato com os profissionais experientes da Tour House. Estamos prontos para oferecer o melhor suporte para a gestão da política de viagens da sua empresa.

Gostou do artigo? Então aproveite para continuar a aprender lendo sobre documentos para viagens corporativas!