Política de viagens

Como construir uma política de viagens corporativas na minha empresa?

Entender como construir uma política de viagens corporativas é essencial para manter a saúde financeira da empresa e o controle de gastos. Como sabemos, viagens a trabalho podem ser dispendiosas, especialmente quando os serviços não são bem descritos e controlados de maneira prévia.

Os custos com hotel e transporte, por exemplo, podem variar muito a depender da sua qualidade. E, como toda viagem a trabalho tem grande influência para o fechamento de novos negócios, é imprescindível gerir a relação entre custo e retorno sobre investimento.

Quando desenvolvemos uma política voltada para essa prática, nós ajudamos a eliminar variáveis e facilitamos a criação de um acordo prévio entre colaborador e empresa. No documento, são descritos todos os termos e as principais diretrizes que uma viagem corporativa deve ter, conforme a natureza e a realidade do cargo e/ou da companhia.

Neste post, falaremos mais sobre o assunto e mostraremos como criar uma política segura para você e seus colaboradores. Gostou da ideia? Continue sua leitura até o final!

Afinal, o que é uma política de viagens corporativas?

Uma política de viagens corporativas nada mais é que um conjunto de regras e diretrizes que ajudam a nortear os gastos envolvidos em um deslocamento para fins empresariais. Todos os colaboradores passam a entender quais são os serviços cobertos pela companhia e as particularidades que envolvem esse tipo de translado.

Além dos custos e tipos de serviço, esse documento deve apresentar algumas regras e termos com relação à conduta do profissional em uma viagem corporativa. O teto de gastos, a maneira de comprar passagens ou quaisquer outros trâmites organizacionais também devem estar descritos nessas políticas.

O propósito disso é que tanto o colaborador quanto a companhia tenham mais facilidade para criar um ambiente de trabalho claro e objetivo para todos aqueles que precisam realizar viagens curtas ou longas em função da sua atividade profissional.

Vale ressaltar que o RH deve estar comprometido com a construção desses termos e que, apesar de existir um controle de gastos, o bem-estar do profissional precisa ser levado em consideração na hora de elaborar esse documento — que, no longo prazo, ajuda bastante na análise do custo-benefício de viagens.

Quais são os passos para criar uma política de viagens eficaz?

A princípio, não há nenhum cronograma específico para criação de uma política de viagens corporativas. O que realmente deve existir é um levantamento de dois pontos-chave: a necessidade particular da companhia e a definição do público que participa da negociação.

Após essas duas definições, podemos ir evoluindo nossas diretrizes com base nessas informações. Abaixo, criamos uma espécie de cronograma com 4 passos. Ele é de fácil aplicação e pode ser seguido na sua empresa de imediato.

1.Comece avaliando as necessidades da sua companhia

Cada empresa apresenta uma necessidade individual, com número de profissionais diferentes e com uma demanda de viagens particular. Portanto, esses são os primeiros fatores que você deve considerar antes de criar sua política.

Veja quantos funcionários viajam por mês e faça um apontamento de tudo aquilo que é utilizado. Esse é um dos pontos primordiais para o controle das despesas e para a criação das políticas que devem, obrigatoriamente, suprir a necessidade básica dos seus colaboradores.

2.Defina e entenda o público que participa das negociações

Em segundo lugar, é de suma importância definir o público que participa da negociação e do seu mercado. Se a sua companhia for mais despojada, é possível estipular gastos mais modestos e serviços que estão dentro de uma maior gama de possibilidades.

Entretanto, o mesmo não acontece quando falamos de grandes executivos e de cargos mais altos. Nesses casos, há todo um comportamento e um padrão a ser seguido, o que pode encarecer ou modificar por completo sua política empresarial com relação ao teto de gastos e a outras particularidades inerentes desse deslocamento. Por isso, não deixe de analisar seus dados de maneira minuciosa antes de prosseguir.

3.Mantenha suas políticas dentro do que foi pré-estabelecido

Após as duas análises anteriores, é interessante começar a rascunhar as principais diretrizes das suas políticas de viagens corporativas. A essa altura, você já deve saber quais são seus funcionários que viajam, quantas vezes eles se locomovem por mês (ou no ano) e quais são as principais demandas que eles — e o seu público — apresentam em cada encontro.

Essas informações liberam espaço para definir:

  • O tipo de transporte que a empresa cobre (táxi, uber ou outro meio de locomoção comum ou corporativo);
  • O tipo de hospedagem;
  • O valor destinado para alimentação;
  • O tipo de passagem aérea;
  • Entre outras particularidades menores.

Esses pontos fazem parte do alicerce da sua política, mas, ainda existem outros pontos que devem ser devidamente resolvidos. Falaremos sobre eles no próximo tópico.

4.O alinhamento entre suas políticas e sua gestão de processos

Uma política de viagens corporativa deve estar intimamente relacionada com a gestão dos processos internos. Sem essa equiparação, as diretrizes se tornam vazias e perdem parte do seu real motivo de existência, que é o controle de gastos e a constante otimização do retorno sobre investimento de cada deslocamento.

Para ajudar a alinhar essas duas áreas da sua companhia, é importante questionar-se sobre:

  • O método de financiamento das viagens (reembolso ou adiantamento?)
  • Como as passagens são adquiridas (a empresa faz o pagamento ou o funcionário tem a liberdade para definir os detalhes?); 
  • Como o controle dos custos da viagem são registrados (existe plataforma ou o colaborador tem que juntar todos os recibos para conferência?);
  • Como é o modo de ação no caso de imprevistos (existe suporte interno ou o funcionário é livre para tomar decisões?);

Note que cada uma dessas perguntas dependem de como você administra seu negócio, o que faz com que haja certa flexibilidade e diferenciação das políticas de acordo com cada companhia. Obviamente, é possível agilizar esses processos com ajuda profissional e com as últimas tendências tecnológicas do mercado.

Quais são as regras e necessidades indispensáveis nessas políticas?

As principais necessidades se referem à aquisição com fornecedores. É muito importante estipular parceiros específicos e, acima de tudo, criar um processo de aprovação de contas eficaz. O objetivo é que, ao longo do tempo, seja possível gerenciar as particularidades de uma viagem corporativa e os impactos que ela pode trazer para o caixa da empresa.

Quando há um sistema bem estabelecido, tanto o colaborador como a empresa não passam por surpresas. Como sabemos, cada pessoa apresenta um padrão de gasto diferente e, por causa disso, é essencial estipular alguns tetos para evitar excessos.

O ideal é observar o mercado e praticar os valores que costumam ser utilizados. Fazer a diferenciação de uma viagem de negócios para uma viagem a lazer também é interessante, principalmente para garantir que os custos sejam direcionados para prática profissional, e não para outras atividades.

Apesar disso, é indicado ter flexibilidade e sempre ouvir os funcionários para conseguir um equilíbrio entre contas e comportamento. Afinal, viajar a trabalho nem sempre é uma das coisas mais agradáveis. Cuidar dos colaboradores é essencial para que eles fiquem satisfeitos com a experiência e tenham o rendimento esperado.

Como implementar uma política de viagens corporativas?

Essa etapa também varia de acordo com a empresa. As maiores chegam a disponibilizar um time de gestão dedicado a essas questões, enquanto startups e companhias de menor porte acabam utilizando seu RH como gestor dessas políticas e diretrizes. Agora, mais importante que a maneira de implementar é saber esclarecer cada ponto do documento. O ideal é colocar as regras e as responsabilidades de forma clara e objetiva.

Em termos gerais, não há um modo único e específico para a implementação. Contudo, as reuniões, os apontamentos, a criação de relatórios de despesas de viagem e a análise de todos os gastos (incluindo até mesmo o consumo em Mbps da internet, por exemplo) são ações valiosas para uma gestão apropriada das métricas que envolvem os custos dos deslocamentos da população corporativa. A mensuração desses gastos pode apertar as políticas ou afrouxá-las, a depender da necessidade e da demanda da empresa.

Como a Tour House contribui para o sucesso dessas políticas?

A Tour House ajuda a desenhar e a descomplicar o processo da criação de uma política de viagens corporativas. Com nosso amplo know-how, trazemos insights e diversas informações de mercado que orientam nossos clientes a chegarem às soluções mais inovadoras e eficazes.

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