A importância da gestão de orçamentos em viagens

Para entender mais sobre a gestão de orçamentos, nós desenvolvemos este artigo para que você tenha mais opções para realizar esse trabalho que leva tempo e contém detalhes específicos, principalmente para o gestor de viagens.

Não podemos confundir cotação de preços com gestão de orçamento. O processo de gestão de orçamento é uma prática que prevê os gastos e recursos necessários para a execução das atividades em um determinado período. Cotar preços de passagens e hospedagens faz parte do processo, porém uma provisão de gastos será definida de acordo com o levantamento de gastos futuros e suas previsões de alteração de preço.

Um estudo feito pela Associação Global de Viagens de Negócios (GTBA), o Annual Global Report & Forecast, os gastos até 2022 devem chegar a US$ 1,7 trilhão, levando em conta que diversas empresas sabem que uma aproximação direta entre representantes e clientes amplia a expansão de negócios, sabendo dessa informação o gestor de viagem precisa controlar toda e qualquer forma de gasto não previsto dentro da viagem corporativa. Com a nova tendência de bleisure, na qual o viajante corporativo estende a viagem para fins de lazer, as políticas devem ser bem definidas e esse documento deve estar sempre atualizado com o cenário da empresa.

Dentro de cada demanda de viagem, uma despesa pode ser mais específica e para que uma gestão do orçamento seja previamente planejada, todas as informações têm que ser apresentadas em um documento para que a empresa dê segurança ao viajante e não tenha problemas com acidentes e gastos que não estavam previstos.

É possível automatizar todos esses processos por meio de uma plataforma. Mais otimização e facilidade para o gestor de viagens e o viajante de forma transparente na palma da mão.

Listamos algumas tecnologias da Tour House Corporativo que tem alto poder de performance na gestão de orçamentos:

Com o TH Budget Control, tanto gestor quanto viajante podem gerenciar a viagem corporativa de forma online utilizando o idioma português, inglês e espanhol, de forma simples. Utilizando essa ferramenta, ambos podem ter acesso a políticas de viagens definidas pelo gestor, aos aportes liberadores pela empresa, como também controlar e acompanhar esses aportes de forma programada ou esporádica. O TH Budget Control é uma ferramenta utilizada para a gestão de orçamento, com ela todos os orçamentos previstos são controlados, organizados por áreas e período, o que facilita e aumenta o desempenho desse trabalho.

Outra tecnologia da Tour House é a TH Expense Management, desenvolvida para o gerenciamento online e off-line de prestação de contas e despesas corporativas. Com essa tecnologia o gestor de viagens programa o fluxo e acompanha a aprovação, gerencia todos os gastos de forma centralizada e tem uma visão organizada de todos os custos e oportunidades separando departamentos, centro de custos e hierarquizando as equipes. Outra possibilidade dessa ferramenta é o armazenamento de documentos fiscais em nuvem com acesso rápido e fácil.

Finalizando as opções de tecnologia para gestão de viagens do nosso artigo,apesar de existir mais possibilidades facilitadoras com a Tour House, falaremos da TH Intelligence. Gerar o relatório que vai demonstrar todo o custo que foi gasto com essa viagem corporativa, e fazer a gestão dos dados desde a previsão até o final da viagem, é o forte dessa tecnologia. De forma centralizada, o gestor tem todas as informações e consegue identificar oportunidades significativas para o centro de custo.

Não fique mais de cabelo em pé preenchendo mil planilhas e procurando documentos de última hora. Conheça nossas soluções em viagens corporativas e melhore o desempenho da gestão de orçamentos da sua empresa.

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