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Centro de custos: um investimento rentável para as viagens corporativas

As viagens corporativas estão no topo de nível de importância dentro das empresas, tanto quanto investimento, quanto de despesa. Segundo dados do Ministério do Turismo e da Abracorp, as viagens de negócios somaram R$ 2.545 bilhões no primeiro trimestre do ano de 2019. Os voos domésticos atingiram R$ 1.007 bilhão e alta de 11,3% comparado ao mesmo período do ano anterior.

O setor de viagens corporativas encontra-se em expansão e é altamente rentável para profissionais da área. Nas empresas, um centro de custos criado para os processos de viagens torna-se necessário para que o valor orçado em relação ao valor realizado cheguem o mais próximo possível. Para ter uma base sobre valores, vamos destacar alguns pontos a serem levados em consideração quando pensamos em orçamentos de viagens corporativas:

1 – Importância da viagem

Viagens de última hora não contam com planejamento, orçamentos e negociações e esses detalhes podem elevar o custo da viagem ao dobro em relação às que são agendadas antecipadamente. Todas as possibilidades devem ser devidamente levadas em conta e o nível de importância dessa viagem deve ser analisado. Não havendo saída, é imprescindível contar com parceiros que atendam a demanda da organização. Esses parceiros vão levar em consideração toda o histórico de viagens corporativas e ajudarão quando a sua empresa precisar de uma demanda de última hora. 

2 – Políticas de viagem e regras de reembolso

Política de viagens é um documento que consta, em detalhes, todos os objetivos e regras referentes às viagens que serão realizadas pelos colaboradores das empresas. Nesse documento são apresentadas questões sobre compra de passagens, gastos com transportes, hospedagem, alimentação e tudo que envolve o gasto que a empresa deverá reembolsar ao colaborador. Também será relatado nesse documento todos os comprovantes que deverão ser apresentados para a prestação de contas, como o reembolso será realizado, protocolos e formulários obrigatŕoios e outras informações que a empresa definir como regra da viagem de seus colaboradores. 

Para quem ainda não tem uma estratégia bem definida é a hora de utilizar o benchmarking. Utilizar exemplos de empresas com o mesmo perfil que a sua, levando em consideração a própria realidade da empresa, facilitará na elaboração desse documento. Esse documento auxiliará no controle de gastos das viagens corporativas e fará toda a diferença para a organização na busca pela redução de custos. 

3 – Imprevistos e acidente

O colaborador é o seu maior bem. Tomar todas as precauções nas viagens corporativas é a maior prioridade. Contar com seguros de viagens trazem maior segurança e salvam situações emergenciais. Esse é um dos principais processos que devem ser realizados no planejamento da viagem, porém outras precauções são relevantes. Pensar na locomoção do colaborador, deixando-o hospedado em lugares próximos de seus destinos, diminuirá o índice de acidentes. Verificar sobre a segurança do local onde circulará e ter uma verba disponível para imprevistos garantirá que seu colaborador consiga ter uma viagem corporativa com imprevistos bem resolvidos. Todo esse processo de segurança tem um valor de custo que vai garantir que sua empresa não tenha gastos maiores e muita dor de cabeça se algo der errado. É uma forma de garantir o bem estar do colaborador e garantir segurança ao orçamento. 

4 – Utilizando tecnologia para gerir o centro de custos e economizar em viagens

Uma estratégia que muitas empresas estão utilizando é aderir a plataformas que aceleram a performance de todo o processo que envolve as viagens corporativas, e também auxiliam e garantem uma economia significativa dessas viagens. Nós, da Tour House, garantimos todos os serviços mencionados neste artigo e muito mais. Somos uma das principais TMCs (Travel Management Companies) do Brasil e contamos com a parceria da Egência, uma das maiores agências de viagens corporativas do mundo, que possibilita preços diferenciados e performance de atendimento de alto padrão.

Com a nossa plataforma, os serviços de políticas de viagens, seguros, relatórios, gestão de despesas, entre outros, ficam acessíveis de forma online e prática. Entre em contato para conhecer os nossos serviços e garanta um investimento rentável às suas viagens corporativas.

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