Planejamento de viagem corporativa: 5 práticas simples e objetivas!

As viagens corporativas desempenham um papel fundamental na dinâmica das empresas, sendo uma ferramenta estratégica para o crescimento e reconhecimento no mercado. Embora possa parecer uma tarefa simples, a preparação adequada dessas viagens requer um minucioso planejamento, a fim de evitar contratempos indesejados.

Compreender a importância de organizar as viagens com antecedência é essencial para alcançar o sucesso desejado e, ao mesmo tempo, otimizar recursos financeiros. A prática de planejarviagens é amplamente adotada pelas empresas, uma vez que permite não apenas garantir a disponibilidade de passagens, mas também proporcionar economia na aquisição dos bilhetes.

No entanto, é importante destacar que cada empresa tem as suas próprias demandas e particularidades, o que torna essencial adaptar o planejamento de viagens de acordo com suas necessidades específicas. Para auxiliá-lo nesse processo, preparamos um artigo que apresenta 5 práticas simples e objetivas, com o intuito de guiá-lo rumo a viagens corporativas bem-sucedidas.

Descubra como otimizar sua organização de viagens corporativas, conquistar resultados expressivos e garantir uma imagem sólida no mercado. Aproveite nosso guia e embarque nessa jornada de sucesso empresarial!

A importância de fazer um bom planejamento de viagens corporativas

Fazer um bom planejamento de viagens corporativas é essencial por vários motivos. O primeiro deles é o controle de custos. Ao realizar um planejamento cuidadoso, as empresas podem ter controle sobre os gastos relacionados às viagens corporativas.

Outra razão fundamental para um bom planejamento é o aumento da eficiência e produtividade. Ao planejar é possível otimizar a programação das viagens, garantindo que os colaboradores estejam disponíveis para participar de reuniões, conferências ou eventos importantes.

Um planejamento adequado pode minimizar a ocorrência de atrasos e cancelamentos. Ao considerar antecipadamente os horários de voos, conexões, condições de tráfego e outros fatores que possam afetar a viagem, é possível tomar medidas preventivas para evitar possíveis contratempos.

Por fim, um planejamento adequado também permite uma melhor gestão de recursos e logística. Isso faz com que seja possível reservar os melhores voos, encontrar opções de hospedagem adequadas às necessidades da empresa, organizar transporte local e outras atividades necessárias.

Como fazer um planejamento de viagem corporativa

1. Faça um calendário anual de viagens

As viagens corporativas certamente podem ser um encontro com clientes ou empresas que prestam serviços, cursos, workshops e até mesmo representar a empresa em encontros fundamentais para o sucesso da empresa. Com o início do ano, os gerentes devem informar quais desses eventos vão ocorrer durante o ano e quais deles são importantes de se comparecer.

O setor responsável por organizar esses encontros deve se organizar e montar um calendário anual para essas viagens. Isso permite que um planejamento prévio seja feito, como a pesquisa de passagens e reservas de hotéis. A partir disso, os colaboradores podem começar a pesquisar os preços e fazer as reservas. Sabemos que alguns imprevistos podem acontecer, no entanto, o que pode ser planejado já deve ser feito.

2. Analise os destinos

Ao saber qual o destino do viajante, é necessário que uma análise cuidadosa seja feita. Essa pesquisa é realizada para conseguir identificar qual a média de preço e qualidade dos hotéis, as possíveis rotas de viagem, estipular quanto o colaborador vai gastar de transporte e alimentação.

Com essa análise, é possível começar a fazer as reservas de hotéis, identificar o que eles oferecem, como as refeições e qual a localização, para começar a fazer as reservas. A partir desse estudo, a sua empresa consegue economizar nessas viagens e promover uma boa gestão de viagem.

Além disso, é necessário ficar atento e conhecer quais são as políticas de viagens corporativas. São nessas determinações que o colaborador vai se basear para planejar a sua viagem. Com o tempo, essa prática fica comum e vocês criarão parcerias com os fornecedores de serviço na cidade em que vocês estão promovendo a viagem. Nessa situação, eles podem fazer preços mais baratos para serem referência de serviço.

3. Marque a passagem e a hospedagem com antecedência

Sabemos que quem paga mais caro nas passagens de avião ou na hospedagem é porque deixou para fazer a compra na última hora. Quem não quer passar por esse estresse realiza o planejamento, como organizar no calendário as viagens confirmadas. Outros fatores também influenciam no valor final. A pesquisa Travel Pricing Outlook 2019 apresentou cinco dicas sobre como economizar na hora de comprar a passagem.

Confira quais são elas:

• quando for hora de comprar as passagens aéreas, três semanas de antecedência é o ideal para poupar;
• esperar até o final de semana para adquirir as passagens pode gerar uma economia de 20% ou mais;
• é nas sextas-feiras que hotéis oferecem as melhores ofertas;
• inicie sua viagem na quinta ou sexta-feira para economizar;
• adicione a noite de sábado na sua viagem para economizar 25% nos bilhetes aéreos, algumas vezes pode ser maior esse desconto para destinos populares de negócios.

A indicação para adquirir os tickets em trechos nacionais é com antecedência de 30 dias, em baixa temporada. No período de alta temporada, os viajantes devem fazer a compra cerca de 45 a 60 antes de embarcar. Nas viagens ao exterior, é indicado comprar com até 60 dias de antecedência, nos meses de pouco movimento. Já na alta temporada, a aquisição deve ser feita de 60 a 120 dias antes de iniciar a jornada.

Uma sugestão para comprar passagens mais baratas é pesquisar em plataformas de self booking. Neste software, o próprio colaborador adquire as passagens de acordo com as políticas de viagens corporativas da empresa.

4. Estabeleça parcerias com empresas de viagens corporativas

Como as viagens corporativas ficaram cada vez mais comuns, algumas empresas se especializaram nesse tipo de mercado. A etrip é uma agência online de viagens que oferece diversos benefícios para a sua empresa, como a redução dos custos, cashback, contato com parcerias e o self booking.

Com cashback, as empresas recebem parte do valor gasto em compras online e para as viagens, esse crédito pode ser revertido em descontos em hotéis e passagens. Já o self booking é uma plataforma que o próprio colaborador organiza a sua viagem, reservando os tickets e a hospedagem.

Essas agências não realizam o serviço igual a uma de agência de viagem, elas oferecem o suporte para que a própria empresa realize o seu planejamento de acordo com a política de viagem. A ideia é que elas promovam o contato com empresas parceiras, como locadoras de carros e hotéis. Ter essas empresas parceiras é importante. Dessa forma, o seu serviço se torna um investimento à medida que as viagens são otimizadas pelos seus serviços.

5. Fique atento às promoções

As promoções aéreas não acontecem com muita antecedência, pois isso significa que o voo está vazio e as companhias oferecem os bilhetes mais baratos para conseguir vender os assentos restantes próximo à data de embarque. Porém, para conseguir uma dessas promoções é necessário ficar atento aos sites da empresa.

Quando o colaborador for comprar a passagem, é necessário que ele confira o site diversas vezes até encontrar o preço mais adequado, por isso, no self booking diversas opções são disponibilizadas. De acordo com a pesquisa Travel Pricing Outlook 2019, os viajantes fazem cerca de 50 pesquisas antes de efetuar a compra.

Outros aspectos relevantes no planejamento de viagens corporativas

Além das práticas mencionadas anteriormente, é importante destacar alguns outros aspectos que são fundamentais para aprimorar o planejamento de viagens corporativas e obter ainda mais benefícios. Um desses aspectos relevantes é a segurança dos funcionários durante as viagens. Ao realizar um planejamento minucioso, é possível incluir medidas de segurança, como pesquisar sobre a estabilidade política e social do destino, verificar questões de saúde e recomendações de vacinas, além de identificar possíveis riscos e adotar medidas preventivas.

Além disso, um planejamento adequado permite o gerenciamento eficiente do tempo. Ao definir com antecedência a programação das viagens corporativas, é possível otimizar o tempo dos colaboradores, garantindo que eles estejam disponíveis para participar de reuniões, eventos importantes e visitas a clientes. Isso evita possíveis conflitos de agenda e contribui para a eficiência e produtividade das atividades realizadas durante as viagens.

Outro aspecto a ser considerado é a imagem e reputação da empresa. As viagens corporativas podem ser uma oportunidade para promover a marca e estabelecer parcerias estratégicas. Ao planejar cuidadosamente as viagens, a empresa pode selecionar eventos, conferências e encontros relevantes para participar, onde possa demonstrar expertise e estabelecer contatos importantes. Isso contribui para fortalecer a presença da empresa no mercado e para ampliar seu networking.

Por fim, é importante ressaltar que o planejamento de viagens corporativas deve ser flexível e adaptável. Apesar de todos os esforços de planejamento, imprevistos podem ocorrer durante as viagens, como cancelamentos de voos, mudanças de horário e problemas de hospedagem. Nesses casos, é fundamental contar com um plano de contingência e ter uma equipe preparada para lidar com essas situações de forma rápida e eficiente. Ter flexibilidade no planejamento permite que a empresa se adapte a essas circunstâncias e minimize os impactos negativos.

Como planejar viagens corporativas de sucesso

Embora não sejam tarefas simples de serem adotadas, ao implementar essas práticas de planejamento de viagens corporativas, sua empresa estará posicionada para colher os frutos do sucesso e alcançar resultados extraordinários. Não perca tempo e comece agora mesmo a transformar suas viagens em oportunidades de crescimento e prosperidade.

O planejamento de viagens corporativas envolve uma multiplicidade de nuances e considerações, muito além das práticas simples e objetivas. Exige atenção meticulosa, dedicação incansável e disposição para realizar pesquisas aprofundadas.

Encantado com o nosso guia sobre como organizar uma viagem corporativa? Deseja obter mais informações ou esclarecer alguma dúvida? Então, que tal entrar em contato e descobrir todas as soluções que temos a oferecer?