planejamento de viagens corporativas

Planejamento de viagens corporativas: vale a pena terceirizar?

O planejamento de viagens corporativas reúne diversos desafios. De fato, tudo precisa ser minuciosamente alinhado para que os colaboradores tenham um suporte adequado e a imagem da empresa uma conotação positiva. Diante desse trabalho, surge a dúvida: é interessante ou não terceirizar as funções?

Para ter a resposta certa, se torna necessário levar várias questões em consideração e conhecer a fundo quais são as vantagens de contar com uma empresa especializada no assunto. Convidamos você a acompanhar este artigo e fazer comparativos com as dificuldades que são frequentes em seu trabalho.

Confira!

Foco em questões estratégicas

O dia a dia de uma empresa envolve uma série de estratégias e planejamentos para fechar negócios, gerenciar os clientes e criar o melhor clima administrativo. Diante disso, mesmo que as viagens corporativas tragam um excelente retorno financeiro, planejá-las leva tempo e exige boas pesquisas para encontrar o melhor custo benefício.

Isso faz com que os colaboradores acabem deixando outras tarefas importantes, especialmente, na resolução de burocracias que envolvem esses deslocamentos. São os alinhamentos com o setor financeiro, notas, reembolsos, pagamentos dos serviços e conferencia das tarefas.

Mesmo que tenha um setor específico para isso, esses mesmos profissionais poderiam se dedicar às tarefas focadas em criatividade. Assim, além de considerar a possibilidade de terceirizar o planejamento, contar com tecnologias focadas em otimizar as soluções de viagens corporativas também é um diferencial e tanto.

Segurança contra imprevistos

Em empresas com uma agenda lotada de deslocamentos corporativos, se torna muito comum que imprevistos aconteçam. No entanto, se eles não forem gerenciados adequadamente, pequenos contratempos podem comprometer o desempenho do colaborador e até mesmo prejudicar a imagem da empresa diante dos clientes.

Sem contar que empresas especializadas no planejamento de viagens corporativas conhecem muito bem todos os detalhes do mercado e os melhores caminhos na hora de tomar decisões. Ou seja, o foco envolve minimizar os riscos de imprevistos ao máximo possível e criar sempre um plano B coerente com a melhor experiência do colaborador.

Otimizar recursos

Terceirizar o planejamento de viagens corporativas é uma forma de otimizar recursos. Como cada deslocamento tem um orçamento disponível para que determinado objetivo seja alcançado, selecionar estrategicamente as despesas se torna essencial.

Vale, aqui, tentar economizar ao máximo sem perder em qualidade. Isso porque a empresa deve pensar em aumentar os lucros, mas sem prejudicar o suporte oferecido ao colaborador. Dentro do universo corporativo não é segredo para ninguém que cada segundo importa em produtividade.

Muitas vezes mobilizar membros do seu time para lidar com as escolhas das viagens pode ser mais complexo do que terceirizar a função. Diante da falta de experiência no setor, por exemplo, o orçamento disponível para o calendário inteiro de viagens corporativas pode ser gasto com pesquisas equivocadas e planejamentos desalinhados com o cronograma do viajante na prática.

Autonomia para os colaboradores

Quando se trata de representar uma empresa em eventos corporativos, oferecer o máximo de autonomia aos colaboradores é um verdadeiro divisor de águas em busca do sucesso. Afinal de contas, se o viajante tem um imprevisto durante a viagem e não consegue contato com a empresa para solucioná-lo rapidamente, ele acaba perdendo a confiança para desempenhar o trabalho da melhor forma possível.

Outra possibilidade é que o funcionário passe por algum tipo de sufoco caso tenha uma emergência que não foi previamente discutida com os gestores e o orçamento não seja suficiente. Sendo assim, o papel da terceirização é selecionar diferentes cenários conforme a natureza do deslocamento, dos objetivos da empresa e o perfil do colaborador.

Essa medida traz uma série de benefícios que permite ao colaborador realizar seus compromissos de maneira dinâmica e organizar o tempo com tudo já previamente resolvido. Por exemplo, se o transporte não chega no horário combinado, os organizadores do planejamento já criaram uma solução que impede o atraso para os compromissos e não cause desconforto.

Menos sobrecarga

Acumular funções nas tarefas corporativas causa sobrecarga e isso traz diversos problemas no rendimento e no emocional dos colaboradores. O grande problema está em selecionar funcionários que já tenham outras obrigações na rotina para ficar por conta de encontrar as melhores opções de serviços para o deslocamento corporativo.

Sem contar que, além da contratação de fornecedores, existe ainda a necessidades de tomar decisões financeiras que exigem esforços, produzir relatórios, sincronizar compromissos e orientar os viajantes sobre o que está previamente alinhado.

Esse processo todo, além de demorado como já citamos, também precisa combinar a expectativa dos gestores da empresa com a redução de custos. Vale destacar ainda as falhas internas de comunicação que são estressantes e a falta de integração de processos quando vários sistemas diferentes são usados.

Soluções rápidas

Um dos maiores problemas na gestão de viagens corporativas é o tempo perdido na busca por reservas e serviços desalinhados com o que foi passado para o colaborador. Se ao chegar no check-in do hotel, a reserva não é encontrada, um processo de localização é iniciado e isso envolve contatar os responsáveis na empresa e, até que tudo seja resolvido, o colaborador se desgasta.

Com os profissionais experientes no mercado em planejamento de viagens, o contato com os fornecedores eficientes é feito de maneira dinâmica e a redução de custos também acontece pela perspectiva completa do mercado. Além disso, a terceirização sabe com o que pode ser economizado na montagem da estratégia e isso é importante na qualidade do suporte oferecido ao colaborador.

Caso aconteça algo que comprometa o tempo planejado ou faça com que o viajante precise do plano B, o retorno da equipe especializada é muito rápido para que ele não exceda os gastos no cartão corporativo, por exemplo, e o problema não cresça ao ponto de comprometer o desempenho da empresa diante dos clientes.

Pronto! Agora você já sabe quais são as vantagens de terceirizar o planejamento de viagens corporativas. O mais importante, em uma situação como essa, é procurar por uma empresa de gestão de viagem que tenha uma plataforma tecnológica e seja referência no mercado para atender as necessidades de sua empresa de maneira personalizada.

Gostou do conteúdo? Então deixe seu comentário sobre o artigo e nos conte quais são as principais dificuldades no planejamento de viagens corporativas.

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