Reunião online: confira seus maiores desafios
A reunião online se tornou uma parte frequente e importante do universo corporativo. No entanto, é essencial levar em consideração os imprevistos aos quais esse modelo está sujeito, especialmente no caso de empresas que precisam se comunicar com colaboradores que estão em viagens de negócios.
Quer saber mais? Então, acompanhe este artigo para conhecer os principais desafios da reunião online e como superá-los para otimizar o tempo das equipes e focar o alcance dos objetivos propostos pelas pautas.
Conexão ruim
Como cada participante da reunião online está em um local diferente, as conexões variam bastante. Uma internet oscilante pode prejudicar toda a interação. Afinal de contas, se uma pessoa fica saindo e entrando no bate-papo ou se o que ela fala chega picado, a qualidade da conversa é severamente comprometida.
Isso acontece por vários fatores: conexão apenas em 3G pelo celular, oscilações do próprio sinal, ou aparelho móvel sem as devidas atualizações. Na maior parte das vezes, esse tipo de imprevisto se resolve rapidamente ao reiniciar a videoconferência ou a internet do participante.
Porém, como não pode ser previsto, é importante fazer testes antes de se conectar com outras pessoas e pensar sempre em um plano B, como uma substituição ou outra plataforma, caso um dos participantes do grupo tenha problemas em se conectar.
Dificuldades de compreensão
Para que as reuniões online sejam eficientes, é preciso haver um bom sinal de internet e que o participante tenha à mão todos os recursos necessários para o máximo de compreensão.
Outra questão que merece atenção envolve as falas simultâneas, ou seja, quando os assuntos se cruzam e resultam em um “atropelamento” de palavras. Essa dificuldade também costuma ser comum quando os membros da videoconferência têm pouca experiência em comunicação virtual.
E, mais uma vez, as oscilações no sinal de internet podem interferir na saída e na recepção de áudio. Caso isso aconteça com frequência, é interessante ter uma pessoa mediando as conversas para ganhar tempo e otimizar as reuniões.
Atrasos no acesso
Por falhas de conexão, desorganização do tempo na agenda, links incorretos, entre outros motivos, os atrasos no acesso às reuniões online são frequentes. Além disso, existem intervalos longos ou em momentos aleatórios que acabam comprometendo o resultado do encontro.
A demora em acessar o bate-papo é prejudicial para todo o grupo, e a empresa deve fazer um trabalho de conscientização sobre o comprometimento necessário.
Excesso de distrações
No modelo de trabalho remoto ou em um deslocamento, o excesso de distrações também é um problema para os colaboradores. Em casa, por exemplo, nem todos os membros da família respeitam o horário do expediente e fazem muitas interrupções, principalmente nos horários das reuniões. Outros elementos que dispersam são televisão ligada, notificações de celular e barulhos na rua, como carros de som.
Agora ficaram claros os principais desafios de fazer reunião online. O grande diferencial é buscar soluções dinâmicas para esses problemas com antecedência, como fechar programas pesados, determinar a pauta, respeitar o momento de fala e procurar ambientes silenciosos. São questões que parecem simples, mas que fazem muita diferença na prática.
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