Como otimizar o tempo na viagem corporativa?
Durante uma viagem corporativa não pode haver tempo perdido. Mas sem motivo para qualquer frenesi ou estresse por conta dos prazos e compromissos. É possível economizar tempo nas viagens corporativas dedicando atenção a planejar o deslocamento com antecedência.
Além do planejamento, outro aspecto que engloba a gestão das viagens como um todo é a definição de uma política de viagens corporativas para a empresa. Junto com o mapeamento e o planejamento de toda a viagem, trata-se do aspecto fundamental para fazer qualquer deslocamento a negócios dar certo.
Antes de pontuar algumas dicas essenciais para organizar e otimizar o tempo durante as viagens corporativas, é importante ressaltar que as exigências atuais do mercado despertam novos comportamentos dentro das organizações. É preciso estar antenado aos modelos e serviços alternativos vinculados à hospedagem, transporte e passagem aérea que despontam como solução.
Otimizar o tempo depende de uma série de processos, como a definição dos objetivos da viagem, o planejamento logístico, o estabelecimento de um calendário e uma agenda de compromissos, ferramentas que facilitem a análise entre outras questões. E a execução de cada nível interfere diretamente na esfera seguinte.
Afinal, não há forma de definir um calendário sem planejamento.
A importância da Política de Viagens Corporativa
Organizar a gestão de viagens da empresa pode ser uma tarefa desafiadora. Mas que deve começar a partir da definição de uma política de viagens corporativas.
É através deste documento que a empresa estabelece uma comunicação mais horizontal com todos os profissionais envolvidos na viagem, elencando os direitos e deveres tanto da empresa, enquanto provedora da viagem, quanto dos funcionários como membros ativos e participantes.
Já deve ter ouvido falar da máxima “tempo é dinheiro”. E se tempo é dinheiro, otimizar tempo é otimizar custos de viagem. Concentrando informações substanciais na Política de Viagens, é possível otimizar tempo com explicações aos funcionários, recomendando a consulta do material.
Além de direitos e deveres, o documento também reflete a relação da empresa com fornecedores e eventuais parceiros, levando em conta um aspecto organizacional da empresa e o cenário econômico atual.
Saiba como otimizar o tempo na viagem corporativa!
A tarefa de economizar e otimizar o tempo começa muito antes da execução da viagem. Tudo faz parte do planejamento e da definição do escopo e dos objetivos do deslocamento.
As viagens corporativas podem estar destinadas às mais diversas finalidades, desde promover o lazer aos funcionários, até servir como forma de expandir os negócios e propor um retiro para qualificação profissional. Por isso, quanto mais cedo o objetivo da viagem for traçado é melhor em termos de gestão.
Falando de gestão… qual a melhor forma de fazer a gestão do tempo na organização de uma viagem? Sabendo o quanto essa dúvida paira sobre a cabeça dos gestores, elaboramos uma lista de práticas que podem ajudar você e sua empresa a otimizar o tempo em uma viagem corporativa.
1. Planeje os objetivos com antecedência
Listar os objetivos com antecedência, facilita, inclusive, o preenchimento de um calendário com as datas e compromissos da viagem. O planejamento com antecedência é uma ação chave dentro da gestão de viagens.
2. Reserve hospedagem e passagens aéreas
Usufruir de aplicativos e plataformas que possibilitam a reserva antecipada de hotéis e passagens é uma forma de agilizar a logística da viagem e minimizar eventuais problemas durante o deslocamento em si.
3. Defina agenda e rotas
Com os objetivos previamente traçados, é mais fácil agir na formação de uma agenda de compromissos e na definição das rotas a serem seguidas durante uma viagem corporativa. Isto porque nem sempre as equipes têm a mesma atuação durante um deslocamento.
4. Pense em uma reserva estratégica
Essa reserva consiste em algum montante de dinheiro a ser usado em caso de extrema urgência. Por exemplo: problemas no embarque de determinado material que é fundamental para a realização e o cumprimento dos objetivos que envolvem a viagem corporativa.
5. Recorra a uma agência especializada
A melhor solução para otimizar o tempo na organização da viagem corporativa e assegurar a geração de bons resultados é recorrer a uma agência de viagens especializada.
Contar com o suporte de especialistas é um atalho para planejar o seu deslocamento da melhor forma, alinhando as expectativas dos funcionários e as possibilidades da empresa.
A Tour House aposta em manter relações de confiança e parceria com todos os seus clientes, focando em facilitar experiências atreladas às viagens corporativas. Fique por dentro do blog para saber das novidades e entre em contato com nossos profissionais para mais informações.
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