Como otimizar o tempo na viagem corporativa?

Durante uma viagem corporativa não pode haver tempo perdido. Mas sem motivo para qualquer frenesi ou estresse por conta dos prazos e compromissos. É possível economizar tempo nas viagens corporativas dedicando atenção a planejar o deslocamento com antecedência.

Além do planejamento, outro aspecto que engloba a gestão das viagens como um todo é a definição de uma política de viagens corporativas para a empresa. Junto com o mapeamento e o planejamento de toda a viagem, trata-se do aspecto fundamental para fazer qualquer deslocamento a negócios dar certo.

Antes de pontuar algumas dicas essenciais para organizar e otimizar o tempo durante as viagens corporativas, é importante ressaltar que as exigências atuais do mercado despertam novos comportamentos dentro das organizações. É preciso estar antenado aos modelos e serviços alternativos vinculados à hospedagem, transporte e passagem aérea que despontam como solução.

Otimizar o tempo depende de uma série de processos, como a definição dos objetivos da viagem, o planejamento logístico, o estabelecimento de um calendário e uma agenda de compromissos, ferramentas que facilitem a análise entre outras questões. E a execução de cada nível interfere diretamente na esfera seguinte.

Afinal, não há forma de definir um calendário sem planejamento.

A importância da Política de Viagens Corporativa

Organizar a gestão de viagens da empresa pode ser uma tarefa desafiadora. Mas que deve começar a partir da definição de uma política de viagens corporativas.

É através deste documento que a empresa estabelece uma comunicação mais horizontal com todos os profissionais envolvidos na viagem, elencando os direitos e deveres tanto da empresa, enquanto provedora da viagem, quanto dos funcionários como membros ativos e participantes.

Já deve ter ouvido falar da máxima “tempo é dinheiro”. E se tempo é dinheiro, otimizar tempo é otimizar custos de viagem. Concentrando informações substanciais na Política de Viagens, é possível otimizar tempo com explicações aos funcionários, recomendando a consulta do material.

Além de direitos e deveres, o documento também reflete a relação da empresa com fornecedores e eventuais parceiros, levando em conta um aspecto organizacional da empresa e o cenário econômico atual.

Saiba como otimizar o tempo na viagem corporativa!

A tarefa de economizar e otimizar o tempo começa muito antes da execução da viagem. Tudo faz parte do planejamento e da definição do escopo e dos objetivos do deslocamento.

As viagens corporativas podem estar destinadas às mais diversas finalidades, desde promover o lazer aos funcionários, até servir como forma de expandir os negócios e propor um retiro para qualificação profissional. Por isso, quanto mais cedo o objetivo da viagem for traçado é melhor em termos de gestão.

Falando de gestão… qual a melhor forma de fazer a gestão do tempo na organização de uma viagem? Sabendo o quanto essa dúvida paira sobre a cabeça dos gestores, elaboramos uma lista de práticas que podem ajudar você e sua empresa a otimizar o tempo em uma viagem corporativa.

1. Planeje os objetivos com antecedência

Listar os objetivos com antecedência, facilita, inclusive, o preenchimento de um calendário com as datas e compromissos da viagem. O planejamento com antecedência é uma ação chave dentro da gestão de viagens.

2. Reserve hospedagem e passagens aéreas

Usufruir de aplicativos e plataformas que possibilitam a reserva antecipada de hotéis e passagens é uma forma de agilizar a logística da viagem e minimizar eventuais problemas durante o deslocamento em si.

3. Defina agenda e rotas

Com os objetivos previamente traçados, é mais fácil agir na formação de uma agenda de compromissos e na definição das rotas a serem seguidas durante uma viagem corporativa. Isto porque nem sempre as equipes têm a mesma atuação durante um deslocamento.

4. Pense em uma reserva estratégica

Essa reserva consiste em algum montante de dinheiro a ser usado em caso de extrema urgência. Por exemplo: problemas no embarque de determinado material que é fundamental para a realização e o cumprimento dos objetivos que envolvem a viagem corporativa.

5. Recorra a uma agência especializada

A melhor solução para otimizar o tempo na organização da viagem corporativa e assegurar a geração de bons resultados é recorrer a uma agência de viagens especializada.

Contar com o suporte de especialistas é um atalho para planejar o seu deslocamento da melhor forma, alinhando as expectativas dos funcionários e as possibilidades da empresa.

A Tour House aposta em manter relações de confiança e parceria com todos os seus clientes, focando em facilitar experiências atreladas às viagens corporativas. Fique por dentro do blog para saber das novidades e entre em contato com nossos profissionais para mais informações.

Pensando em auxiliar o gestor nesse processo, principalmente na redução de custos, oferecemos o KIT Gerenciamento de despesas em viagens corporativas. São dois materiais completos para entender gerir as despesas e reduzir seus custos com viagens corporativas.