Como a gestão de viagens destaca sua empresa no mercado

O cenário corporativo anda cada vez mais global, fazendo com que muito mais empresas dediquem uma quantidade significativa de recursos à gestão de viagens corporativas.

De fato, dados da Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (Abracorp) mostram que as atividades ligadas ao turismo de negócios no Brasil cresceram 6,6% no ano passado, movimentando mais de R$ 11 bilhões em passagens aéreas, diárias de hotelaria, locação de automóveis, eventos e outros serviços.

Para que todos estes investimentos se traduzam em novos negócios e uma maior participação de mercado, é preciso que as organizações possuam uma gestão de viagens eficaz – e esse é o tema do artigo que você pode ler a seguir.

O papel do gestor de viagens

As viagens corporativas tornaram-se uma parte indiscutível da vida empresarial moderna. Planejar estes deslocamentos e manter todos os departamentos responsáveis dentro da política de viagens pode ser difícil – é por isso que a figura do gestor de viagens é fundamental.

À medida que sua empresa investe milhares nas viagens de sua equipe, precisa manter o planejamento centralizado para reunir recursos, economizar custos e aumentar a eficiência.

É aí que a gestão de viagens – e o papel do gestor – entra na equação. É através do trabalho deste profissional, em parceria com uma boa TMC, que a gestão de viagens de sua empresa seja um successo. Siga na leitura para entender a importância desta questão para o sucesso de sua empresa.

Veja abaixo os principais benefícios de uma boa gestão de viagens, apoiada pelo gestor e uma TMC como a To ur House:

1) Uma abordagem estratégica para gestão de viagens

A gestão de viagens é vital para tornar o processo de organização e planejamento de viagens corporativas mais eficiente.

Sua empresa precisa ser capaz de acompanhar todos os passos, em todos os momentos. Os benefícios dessa abordagem estratégica vão desde o aumento da relação custo-benefício (conheça nosso diagnóstico de oportunidades para redução de custos) até a uma maior transparência nas práticas de todos os profissionais da sua empresa que estão viajando ou planejam deslocamentos para breve.

O parceiro certo de gerenciamento de viagens corporativas pode até ajudar a criar, ajustar e melhorar sua política de viagens. Um processo mais padronizado, por sua vez, ajudará sua empresa a simplificar qualquer ponto de sua gestão, desde a padronização das despesas até um processo de agendamento mais simplificado.

2) Especialização dedicada no processo de reserva e viagem

Você conhece as variáveis envolvidas no processo de reserva de passagens e hospedagens? Essas variáveis podem ir muito além de simplesmente reservar um assento em um avião e um quarto de hotel. A gestão de viagens deve incluir transporte para o aeroporto, documentação necessária, restrições de bagagem e muito mais.

Se a sua equipe tiver que transportar materiais para feiras ou outras bagagens volumosas, essa situação só se tornará mais complicada. Neste ponto, trabalhar com uma TMC pode ser a chave para o sucesso de suas viagens corporativas. Além disso, sua empresa ainda pode contar com uma redução das tarifas, já que uma TMC pode encontrar os melhores preços possíveis em determinados momentos.

Mas, idealmente, a expertise no processo de reservas varia muito além do preço. Itinerários continuamente atualizados, e qualquer membro de sua equipe está viajando ou prestes a viajar precisa ser mantido atualizado. Especialistas dedicados ajudam seu time de viajantes a manter-se atualizado sobre essas informações vitais.

3) Software com informações centralizadas e organizadas

Cada vez mais, as empresas e os departamentos estão migrando para plataformas digitais que permitem uma melhor tomada de decisões com base em dados. Em marketing, finanças e vendas, esses softwares fornecem uma visão sucinta e fácil de entender das informações mais relevantes necessárias para tomar decisões em tempo real.

Agora já é possível encontrar o mesmo tipo de funcionalidades em uma plataforma dedicada à gestão de viagens corporativas.

Quando sua empresa trabalha com a TMC certa, um sistema baseado em portal simplifica a reserva e permite que seu gestor de viagens acompanhe todas as informações essenciais sobre cada trajeto. O resultado é uma gestão mais informada e viagens mais confortáveis para todos os envolvidos.

4) Suporte flexível e contínuo para viajantes individuais e gerentes de contas

Nós todos sabemos que qualquer viagem está sujeita a uma série de imprevistos. Quando algo dá errado, a tendência é uma reação em cadeia que torna toda a viagem mais complicada.

Um profissional não pode viajar porque está com a saúde debilitada. Outro está preso no trânsito e perderá o vôo. Um avião está atrasado, resultando em uma reunião perdida. Não importa o quanto você planeje, esses tipos de incidentes imprevistos acontecem.

A chave para o sucesso em gestão de viagens é a flexibilidade, especialmente no que se refere ao gerenciamento de cada trajeto.

Sua organização provavelmente não tem tempo para fazer uma ligação diretamente para a companhia aérea para remarcar ou cancelar um voo. Mas contar com uma TMC torna esse tipo de suporte centralizado, tornando as soluções mais flexíveis.

5) Auditoria de relatórios para garantir a prestação de contas em toda a organização

Quando a gestão de viagens é mais estratégica, a responsabilidade aumenta em toda a sua organização. As despesas fazem parte do processo – e cabe a cada viajante informar e acompanhar, tanto para fins de orçamento interno quanto para leis tributárias externas.

Com muita frequência, esse rastreamento se perde quando inúmeros funcionários reservam voos, hospedam-se em hotéis e buscam outras oportunidades de viagem.

Por causa da despesa significativa que a viagem representa, mesmo pequenas discrepâncias aqui podem fazer uma diferença substancial em seu orçamento, saiba mais deste tema com o KIT – GERENCIAMENTO DE DESPESAS E REDUÇÃO DE CUSTOS EM VIAGENS CORPORATIVAS.

A gestão de viagens eficaz ajuda sua empresa a permanecer no caminho certo, monitorando continuamente esses dados e certificando-se de que, quando ocorrerem discrepâncias, elas possam ser facilmente corrigidas e contabilizadas. E uma TMC como a Tour House é o suporte certo nessa tarefa.

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