Saiba o que considerar na hora de contratar uma Travel Management Company

Viagens corporativas são ações que requerem uma alta demanda e podem ser muito dispendiosas para as empresas. Com uma boa gestão é possível não apenas implementar uma política de redução de custos, mas também controlar todos os gastos com as viagens futuras.

Muitas empresas ainda não trabalham – ou não conhecem as vantagens de trabalhar – com as Travel Management Companies (TMCs). Para que você possa conhecer melhor esse tipo de modalidade de gestão de viagens corporativas (e todos os benefícios que ela oferece), listamos alguns dos principais pontos a considerar na hora de contratar uma Travel Management Company.

Mas, em primeiro lugar é importante entender: O que uma TMC faz?

Essas agências irão trabalhar como um departamento de viagens dentro da sua empresa. Entre as funções oferecidas estão o agendamento de passagens aéreas, transporte e hotéis para os funcionários viajantes, com a menor redução de gastos possível. A agência especializada vai negociar preços competitivos dentro do mercado de viagens para que sua empresa tenha as melhores opções.

Além de gerenciar todo o processo de planejamento, a TMC ainda trabalha com suporte e assistência ao viajante durante o deslocamento cuidando de questões logísticas – como mudanças de passagens, cancelamentos e eventuais imprevistos.

E não menos importante, sua gestão de viagens é trabalhada pensando em reduzir gastos para, assim, respeitar o seu orçamento.

Quais as estratégias para manter seu orçamento de viagens sob controle?

Não importa o porte da sua empresa ou a complexidade da sua política de viagens, é extremamente importante reservar um orçamento fixo para os deslocamentos de trabalho.

O valor deve ser definido pensando nas demandas próprias da sua empresa: se sua companhia é de pequeno porte e as viagens se concentram em território nacional, vale investir em plataformas que visam otimizar os gastos com passagens aéreas e transporte.

Cada empresa é um caso em particular, e cabe ao seu travel manager entender as suas necessidades e, a partir delas, traçar as melhores estratégias de redução de custo, além de acompanhar o crescimento da empresa e possíveis alterações e imprevistos que podem acarretar maiores gastos na viagem.

Como é a admistração da sua política de viagens?

É uma das funções da TMC reforçar a política de viagens da sua empresa e trabalhar em cima dos termos estabelecidos no seu documento.

Manter uma política de viagens atualizada e que compreenda as necessidades de seus funcionários viajantes em suas diretrizes é uma forma eficaz de manter noção mais apurada de sua gestão utilizando visões gráficas e periódicas.

Mas como garantir o cumprimento da sua política de viagens? TMCs, como a Tour House, são capazes de oferecer serviços como o TH Intelligente (BI Tour House):uma plataforma de análises de indicadores na qual é possível ter uma visão mais apurada dos investimentos em suas viagens.

Como é o gerenciamento de controle durante o planejamento e a viagem?

Podendo contar com atendimento 24 horas, é possível acompanhar em tempo real as despesas do cartão corporativo, fazer correções e ajustes financeiros imediatos em caso de imprevistos – além da disponibilidade para sanar dúvidas ou encaminhar ajuda necessária (acionando o seguro de viagem), caso necessário.

As TMCs ainda são responsáveis por gerenciar os relatórios sobre os gastos de cada viagem: de forma que possam ser visualizadas as despesas agrupadas por tipo, colaborador ou prestador de serviço.

As agências especializadas são interessantes, principalmente, para as pequenas e médias empresas, que podem contar com a estrutura de gestão de uma empresa de grande porte maximizando os custos- benefício.

Escolha uma TMC que combine com o perfil da sua empresa!

A relação entre empresa e TMC deve ser de confiança e transparência, por isso aposte na contratação de uma agência que atenda as necessidades da sua companhia, correspondendo com as suas expectativas.

As agências especializadas são, em sua essência, consultorias de viagens, focadas principalmente na estratégia e necessidade de seus clientes. As TMCs permitem que seus clientes tenham a liberdade de planejar, reservar e comprar seus roteiros através de uma plataforma online.

Com a assistência de agentes, toda a transação é feita respeitando a política de viagens de sua empresa, sua preferencia de fornecedores além de buscar as melhores tarifas à preços mais econômicos.

Venha conversar com um dos nossos agentes e entenda como a Tour House pode ajudar a sua empresa na gestão de viagens corporativas!

 

Aproveite para ler também o nosso e-book VIAGENS COORPORATIVAS

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