Como criar uma estratégia de gestão de viagens corporativas

Viagens corporativas são, cada vez mais, excelentes oportunidades para aumentar o campo de atuação de uma empresa, fechar contratos, conhecer novos clientes, fazer networking e promover os produtos e serviços da companhia. Por isso, a gestão de viagens é muito importante.

Mas essas viagens dependem de muito planejamento e organização e, por isso, realizar essa gestão pode parecer complicado. Para simplificar sua tarefa, no texto de hoje vamos falar sobre como criar uma estratégia de sucesso para gestão de viagens corporativas.

Continue sua leitura para saber mais!

Defina com clareza a política de viagens corporativas

A política de viagens corporativas, quando bem clara, detalhada e abrangente, ajuda a melhorar a qualidade e os resultados das viagens realizadas pela empresa, além de reduzir seus custos. Por isso, é importante defini-la o quanto antes para garantir o sucesso de sua estratégia de gestão.

Esse documento deve determinar um orçamento; relatar fornecedores, companhias aéreas e redes hoteleiras que oferecem as melhores condições; descrever os parâmetros da viagem – como deve ser a hospedagem, em que classe os funcionários voam, qual tipo de seguro contratar etc.

Isso permite que a viagem ocorra de forma mais tranquila e organizada, garantindo o bem-estar do viajante e trazendo melhores resultados para a empresa.

Conte com todos os colaboradores

O gestor de viagens corporativas não precisa fazer todo esse planejamento sozinho. Na maioria das vezes, isso nem mesmo é possível. Contar com o auxílio de outros colaboradores da empresa é essencial para ter uma estratégia de gestão que funcione para todos.

Em primeiro lugar, porque muitas tarefas relacionadas à gestão de viagens dependem de outros colaboradores, como definir o orçamento destinado às viagens, conversar com fornecedores de vários setores ou escolher qual é o melhor colaborador para representar a empresa.

Além disso, também é preciso considerar quem são os funcionários que vão participar dessas viagens e qual é a opinião deles sobre a política, a execução das viagens, as hospedagens e a verba destinada para as diárias. Muitos deles podem ter experiências prévias que serão valiosas na hora de fazer esse planejamento.

Por fim, contar com a colaboração de todos os funcionários é importante porque as viagens corporativas afetam a empresa em geral, interferindo em novos clientes e acordos, cursos e treinamentos, ou seja, fatores que influenciam diretamente o trabalho de toda a equipe.

Utilize ferramentas de gestão de viagens corporativas

Use a tecnologia a seu favor na hora de criar sua estratégia de gestão de viagens corporativas. Existem muitas ferramentas que podem ajudá-lo a gerar relatórios, organizar a viagem de acordo com a política de viagens, fazer a administração das solicitações e reservas de passagem e hotéis etc.

Ferramentas de self-booking, como o ITM Travel, também são de grande ajuda porque permitem que você procure, compare e faça a reserva de passagens aéreas e  hotéis em um só lugar, diminuindo o tempo gasto em pesquisas.

Busque por ferramentas que tenham uma interface intuitiva, fácil de usar, já que é possível que mais de um colaborador tenha acesso a ela; e que agilize e simplifique os processos, aumentando sua produtividade.

Mantenha um bom controle de orçamento

Uma das tarefas mais importantes do gestor de viagens de uma empresa é manter o controle sobre o orçamento, já que essa é uma parte crucial das viagens corporativas. Na prática, uma política de viagens, clara e eficaz, é o primeiro passo para ter esse controle e buscar maneiras de economizar.

Cada empresa tem suas particularidades e, por isso, cada gestor deve encontrar sua maneira de manter os custos sob controle nas viagens corporativas. Porém, a antecedência é uma estratégia que nunca falha: quanto mais cedo você começar a planejar uma viagem, menores serão os preços de passagens, reservas de hotel e outros serviços.

Também é importante criar estratégias de savings – ou seja, maneiras de gerar mais economia nas viagens corporativas. Por exemplo:

  • Fechar acordos com fornecedores;
  • Implementar a política de viagens;
  • Analisar os relatórios gerenciais para saber onde é possível economizar;
  • Fazer a gestão de custos invisíveis, como no-show, late check-out e outras tarifas que podem deixar a viagem corporativa mais cara.

Por fim, uma forma de melhorar a estratégia de gestão de viagens de sua empresa é utilizando os serviços de uma agência de viagens corporativas. Nessas agências, todos os funcionários são especializados em viagens a trabalho e compreendem as necessidades de sua empresa, buscando melhores resultados por um preço mais em conta.

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