A importância da política de viagens certa para sua empresa

As viagens corporativas fazem parte da rotina de toda empresa que quer expandir seus negócios. Mas sem uma política de viagens bem estruturada, esses esforços podem ir por água abaixo.

Saiba mais sobre o tema e conheça as vantagens de criar uma política de viagens para sua empresa nos tópicos a seguir.

O que é uma política de viagens corporativas?

Política de viagens corporativas é um conjunto de diretrizes criadas por uma empresa para nortear suas viagens de negócios.

Deve ser usada pelos gestores de viagens, em conjunto com os colaboradores na hora de planejar viagens em nome da empresa.

O principal objetivo de uma política de viagens eficaz é garantir o maior índice de aproveitamento possível de cada viagem – considerando custos, conforto e segurança dos passageiros, eficácia do cronograma, entre outros.

Quando a política de viagens corporativas é fácil de entender, supervisiona a segurança do viajante e está atualizada fica mais fácil garantir a sua conformidade entre os colaboradores. Veja a seguir os principais benefícios da adoção de uma política de viagens.

1) Todos os funcionários possuem o mesmo padrão de operação

Se você tiver uma política em vigor, todos na organização devem segui-la. Então, não, o CEO não consegue comprar uma passagem de primeira classe, se todo mundo está voando na econômica.

Com regras estabelecidas, os funcionários sabem como proceder, evitando mal-entendidos e outros problemas operacionais que podem gerar desgastes para todas as partes.

Isso favorece também a sensação de trabalho em equipe, pois os colaboradores sentem que, dessa forma, estão todos no mesmo barco.

2) As regras otimizam as tomadas de decisão

Todos nós temos centenas de decisões a serem tomadas todos os dias – desde aquelas pequenas questões cotidianas, como “o que devo vestir hoje”, até as mais cruciais, como quando lançar um novo produto ou alterar a estrutura organizacional da empresa.

Uma política que conta com regras estruturadas, um gestor eficiente e uma boa plataforma de aquisição de passagens, hospedagem e locação de veículos elimina o processo de tomada de decisão dos funcionários na hora de organizar suas viagens corporativas.

Quanto menos decisões tivermos que tomar, mais eficaz e ágil é o processo.

3) O funcionário se sente seguro e assistido

Os gerentes de viagens já têm acesso às informações que proporcionam o melhor custo x benefício para os funcionários da empresa: hotéis limpos e confortáveis, companhias áreas pontuais e organizadas, entre outros.

O fato de todas essas questões estarem observadas na política de viagens ajuda a tranquilizar o funcionário, permitindo a ele se focar exclusivamente na preparação para as reuniões e eventos que serão realizados na viagem.

4) Otimização de custos

Uma política de viagens ajuda a otimizar os custos de várias maneiras. O mais óbvio é já escanear, no mercado, os serviços que oferecem uma boa relação bom custo X benefício. Quando o gestor de viagens trabalha com uma TMC como a Tour House, é possível ainda obter os melhores descontos e condições na compra de bilhetes aéreos e rodoviários, reservas de hotéis e aluguel de carros.

A maioria dos serviços de viagens valoriza muito um possível cliente corporativo e, portanto, está disposto a dobrar um pouco (ou muito) para conquistar seus negócios.

5) Os dados são conhecimento!

A transparência no processo de organização de uma viagem corporativa – onde a empresa pode ver claramente como e quando os funcionários estão reservando suas viagens e analisando esses dados – pode levar a um nível de conhecimento e à compreensão que podem gerar uma economia substancial.

Empresas com uma política de viagens bem administrada têm muito mais informações quando se trata de analisar receitas e custos.

Com os dados fornecidos por uma boa política de viagens de negócios, as empresas podem comparar seus próprios gastos com os da média do setor ou um concorrente para ver se estão gastando muito ou pouco.