Segurança para viajantes corporativos

Segurança para viajantes corporativos

Viagens corporativas são meios cada vez mais comuns de ampliar empresas. Enviando funcionários viajantes para outra cidade, estado ou país, a empresa pode fechar novas parcerias, conseguir fornecedores e conquistar novos clientes. A preocupação das empresas agora é como garantir que essas viagens sejam as melhores possíveis.

Uma boa viagem corporativa deve reunir um conjunto de fatores: ela deve trazer vantagens para o crescimento da empresa; deve ser econômica, não trazendo muitos problemas para o orçamento da empresa; e deve ser segura e confortável para o funcionário viajante. De nada adianta a viagem ser econômica e benéfica para a empresa se o viajante não puder se sentir bem durante sua estadia.

Pensando nisso, hoje vamos tratar de como garantir a segurança dos viajantes corporativos.

O papel do gestor de viagens

Para garantir a segurança do funcionário viajante, é essencial que a empresa tenha um bom gestor de viagens. Ele é o responsável por analisar cada etapa da viagem corporativa e buscar melhores alternativas que estejam de acordo com as políticas de viagem da empresa. É ele quem decide a melhor companhia aérea, melhor estadia, melhor meio de transporte terrestre, em fim, todos os detalhes da viagem.

Um bom gestor de viagens é aquele que equilibra as necessidades da política de viagens, dos apontamentos de Recursos Humanos e do funcionário viajante. Ele negocia com os fornecedores, buscando soluções mais em conta que continuem cuidando do conforto e segurança do funcionário. Além disso, também é o responsável por analisar os relatórios da viagem quando tudo for concluído.

Podemos apontar como funções do gestor de viagens:

Reduzir custos da viagem corporativa

Essa é uma das áreas que mais consome recursos da empresa. O gestor de viagens deve ter uma previsão realista de quanto a empresa gasta com as viagens corporativas e descobrir maneiras de economizar nessa área.

Garantir o bem-estar do funcionário viajante

Mesmo que esteja focado na economia, o gestor de viagens corporativas nunca deve desrespeitar o funcionário. É importante seguir uma ética. As decisões econômicas não devem deixar o funcionário desconfortável ou sem segurança.

Analisar métricas e resultados

O gestor de viagens é o responsável pela análise dos relatórios da viagem. Ele deve ter registrado os valores gasto desde a preparação da viagem até o viajante retornar, assim como onde cada valor foi gasto, para saber onde pode economizar.

Negociar com fornecedores

Não só para conseguir preços mais baixos. O gestor de viagens deve negociar com os fornecedores da empresa também para conseguir mais vantagens para o funcionário viajante.

Em outras palavras, o gestor de viagens deve ser um bom administrador, que conhece seus números e preza pelos interesses da empresa, mas que, especialmente, garante que o funcionário tenha uma viagem segura, prazerosa e confortável.

Como garantir uma viagem segura?

O gestor de viagens corporativas deve zelar pela segurança do funcionário viajante. Enquanto o funcionário viaja para representar a empresa, está sob os cuidados dela. Por isso, é importante cuidar para que ele vá e volte em segurança. Essas são algumas medidas que o gestor de viagens pode tomar para garantir uma viagem segura:

Conferir os documentos necessários

Todo viajante precisa de alguns documentos básicos. Antes da viagem, é importante conferir os documentos com o funcionário viajante: passagem, carteira de identidade, passaporte (para viagens internacionais), visto e comprovante de vacinação (quando forem necessários).

Conferir as especificações da companhia aérea

Mesmo que a maioria das companhias aéreas sigam as recomendações da ANAC (Agência Nacional de Aviação Civil), algumas têm especificações sobre o que pode ou não ser transportado nas bagagens. Confira as regras e informe ao seu funcionário antes da viagem.

Contratar um seguro viagem

O seguro viagem é importante porque traz segurança para o funcionário e para a empresa. Imprevistos são sempre possíveis e seu funcionário agradecerá quando puder contar com uma assistência 24 horas, onde quer que esteja.

Acompanhar o viajante de perto

Não deixe seu funcionário viajar completamente só: acompanhe-o como for possível. Peça que ele envie mensagens ou e-mails, confira sempre se ele chegou aos lugares marcados na hora certa, pergunte se houve algum imprevisto. Já existem aplicativos feitos especialmente para acompanhar funcionários em viagens corporativas!

Uma boa viagem corporativa cumpre os objetivos da empresa sem colocar em risco a segurança e o conforto do funcionário viajante. Como seu representante, seu funcionário é um cartão de visitas e a segurança dele mostrará a todos a responsabilidade da empresa.

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