O que levar em consideração na política de viagens corporativas?

O que levar em consideração na política de viagens corporativas?

Costumamos tratar bastante, em nosso blog, a respeito da importância da criação de uma política de viagens corporativas nas empresas.

Afinal, as viagens são responsáveis por uma boa fatia do orçamento, o que exige, consequentemente, um planejamento assertivo e focado nos principais objetivos e necessidades da empresa, para que tantos embarques e desembarques rendam o esperado, no mínimo.

E, por isso, falaremos neste post sobre o que devemos levar em consideração na política de viagens corporativas. Confira!

O que uma política de viagens corporativas deve estabelecer

Essencialmente, uma política de viagens corporativas ajuda a estabelecer uma série de parâmetros dos quais os colaboradores de sua empresa devem zelar e seguir. E isso vai de acordo com todo e qualquer aspecto que envolva a viagem de negócios em nome da empresa.

Essa política, inclusive, deve ser redigida com clareza, objetividade e sem margens para interpretações ambíguas ou confusas. Por isso, é importante reunir os colaboradores que mais realizam viagens para que eles consigam apontar o máximo de hipóteses relacionadas às viagens.

O que nos leva à pergunta que dá título a este artigo: o que levar em consideração ao criar uma política de viagens corporativas?

Como elaborar a política de viagens corporativas

Além de objetividade e concisão, que permitem uma leitura fluída e compreensível das diretrizes, a política de viagens corporativas também deve aliar os interesses da empresa e alinhá-las com o bem-estar dos viajantes.

É importante ter em mente, também, que muitos dos aspectos de uma política de viagens pode ser pensado para suprir uma demanda exclusiva da sua empresa, por exemplo, mas em linhas gerais esse documento possui uma série de itens em comum.

Entre os principais, apontamos os seguintes:

Diretrizes básicas

É importante descrever, nas diretrizes básicas de sua política de viagens corporativas, a quem se destinam as regras, como funciona todo o fluxo de solicitação e aprovação de uma viagem a negócios, e os pré-requisitos para que ela seja realizada.

Além disso, o documento de diretrizes deve prever esclarecimentos a respeito dos termos empregados e tudo aquilo que pode gerar interpretações dúbias, o que reduz o número de atritos e desconfortos com os solicitantes.

Objetivos do documento

Aqui, os objetivos podem variar bastante, entre as empresas. Mas, em geral, eles seguem os parâmetros que vão nortear as ações que envolvem o planejamento de qualquer viagem.

Assim, o bem-estar e segurança dos colaboradores são assegurados, da mesma maneira que a empresa estabelece alguns limites que podem ajudar a economizar nas viagens, bem como planejar de maneira mais estratégica todo o calendário de viagens.

Condições e exceções

Todo documento de política de viagens corporativas deve acrescentar aos colaboradores as condições para que uma viagem seja aprovada.

Seguidos os passos estabelecidos pelo documento, o processo fica mais ágil, prático e imune a riscos e equívocos, o que poderia interferir na realização da viagem.

Nesse aspecto, é importante estabelecer o tipo de hospedagem, por exemplo, entre outros detalhes que vão ajudar a estabelecer limites para todas as viagens concedidas.

Política de reembolsos

Aqui, deverão ser esclarecidos todos os aspectos relacionados aos reembolsos das viagens corporativas.

Com isso, evita-se que ocorram divergências e que os colaboradores consigam se programar melhor para realizar as suas viagens – da mesma maneira que as empresas também conseguem se planejar com mais assertividade no processo.

Mais assertividade com uma política de viagens corporativas

Lembre-se, apenas, que a política de viagens corporativas deve estar relacionada Às principais diretrizes, objetivos e necessidades de sua empresa.

Os aspectos aqui mencionados são mais gerais e, definitivamente, devem fazer parte do seu documento. Mas não existe políticas de viagens “completas demais”: todo detalhe, desde que bem esclarecido, deve fazer parte do documento.

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