Controle de viagens corporativas: aprenda a fazer em 5 passos

Fazer viagens corporativas é algo que deve ser visto como um investimento que traz diversos benefícios para as empresas. As viagens podem trazer novas oportunidades de negócio, aprendizados para os colaboradores, expansão da área de atendimento, entre outros benefícios. Para que a viagem corporativa cumpra seus objetivos, é necessário realizar o controle apropriado. Neste artigo você vai aprender 5 passos para realizar o controle de viagens corporativas.

Passo 1: planejar

O primeiro passo para realizar o controle de viagens corporativas é fazer um bom planejamento. Para isso, o gestor deve identificar quais são os recursos necessários, estipulando datas e objetivos. O planejamento também deverá incluir a projeção financeira e orçamentária da viagem.

O planejamento da viagem e o orçamento da mesma estão diretamente ligados, já que um bom planejamento certamente diminuirá os custos da viagem otimizando o tempo dos colaboradores.

Passo 2: criar uma política interna para viagens

Outro passo que ajuda a controlar as despesas e otimizar o planejamento das viagens é a criação de uma política interna para viagens. Esse conjunto de normas que balizam as atividades relativas a viagens é fundamental para estabelecer as normas de como será feito o reembolso e como se dará a fiscalização dos procedimentos relativos às viagens.

Passo 3: ter uma política de reembolso

Estabelecer uma política de reembolso faz parte das boas práticas para realizar o controle das viagens corporativas. A política de reembolsos relativos a viagens deve ser comunicada de maneira clara e eficiente para que todos os colaboradores não fiquem com dúvidas na hora de prestar contas e possam viajar com tranquilidade sabendo quais despesas serão reembolsadas no regresso.

Passo 4: estruturar o processo de prestação de contas

Complementar à política de reembolso está o processo de prestação de contas, que é fundamental para o controle de despesas de viagem. Uma boa forma de fazer isso é ter um fluxo padrão para prestação de contas, que envolva desde o preenchimento de relatório de despesas até a aprovação do reembolso.

Passo 5: usar tecnologia

A tecnologia é fundamental para fazer o controle de viagens corporativas. Atualmente, existem diversos aplicativos que são capazes de aprimorar e, até mesmo, automatizar diversas etapas de controle de despesas de viagens.

Existem aplicativos que acompanham o número de quilômetros rodados, facilitam o preenchimento de relatórios, permitem o armazenamento de arquivos na nuvem e ajudam a organizar a viagem como um todo. Vale a pena pesquisar as opções apropriadas para a realidade da sua empresa e utilizar a que fizer mais sentido para a sua necessidade.

Quando se trata de tecnologia para viagens corporativas, a Tour House é incomparável. Utilizando o nosso site, o processo de realizar o controle de viagens será mais fácil. Nossas soluções proporcionam uma ótima experiência para os viajantes, gerando mais economia para a sua empresa.

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