Entenda quais os desafios das viagens corporativas na alta temporada

Viajar a trabalho é uma atividade que acontece em qualquer época do ano. Porém, os maiores desafios se apresentam em viagens corporativas na alta temporada, principalmente para os gestores das empresas.

Há vários contextos que influenciam a alta demanda, como férias escolares, feriados, datas comemorativas e festivais. Enquanto isso, os negócios precisam acontecer: sempre surge algum assunto para resolver ou novas oportunidades de expansão. E, mesmo com planejamento, nem sempre é possível fugir dos períodos mais movimentados para viajar.

Neste artigo, vamos explicar quais são os principais desafios envolvendo viagens corporativas na alta temporada e o que fazer para superá-los. Veja a seguir!

Quais os desafios das viagens corporativas na alta temporada?

Custos e despesas elevados

Um dos principais desafios nas viagens corporativas na alta temporada são os valores elevados. O impacto é gerado tanto nos custos fixos, previamente realizados e/ou consultados, como nas despesas variáveis, que ocorrem durante a estadia.

Entre os gastos fixos, passagens e hospedagens costumam subir durante períodos de alta procura. As empresas aéreas e os hotéis tendem a trabalhar com preços variáveis, aproveitando para lucrar mais nas épocas mais requisitadas.

Quanto às despesas dos colaboradores, um exemplo de aumento é em relação ao transporte particular. O aluguel de carros e serviços de mobilidade por aplicativos podem ficar mais caros devido à maior procura.

Destinos mais movimentados

Destinos tradicionais sempre ficam muito movimentados na alta temporada. Isso pode gerar transtornos para os colaboradores se locomoverem pela cidade e cumprirem com seus compromissos.

O trânsito pode ficar mais demorado, as reuniões correm mais risco de atrasos e até cancelamentos. Assim, o ideal é garantir estadias próximas dos locais a serem frequentados, além de manter um bom planejamento da agenda.

Maior demanda nas reservas

Se locais de fácil acesso são importantes, aqui entra mais um desafio para as viagens de negócios na alta temporada. Além de adotarem preços mais caros nessa época, os melhores hotéis corporativos da lista podem ficar sem vagas.

Quando as viagens não podem ser planejadas com semanas ou até meses de antecedência, é aí que fica mais complicado encontrar estadias ideais. O mesmo ocorre com as passagens, o que requer mais pesquisas e consultas antes de definir o plano de viagem.

Nesse caso, o gestor precisa ficar atento à combinação entre os horários de check-in e check-out dos voos e dos hotéis, para não prejudicar a agenda de compromissos dos colaboradores.

Como superar esses desafios na sua empresa?

Uma das práticas para superar as dificuldades que envolvem viagens corporativas na alta temporada é o planejamento com antecedência. Algumas viagens podem ser verificadas com um prazo maior, quando entram na agenda bem antes de sua realização. Isso ajuda a conseguir reservas mais baratas e a encontrar hotéis com mais vagas.

Porém, em viagens de última hora, a dica é fugir ao máximo das datas mais requisitadas, como feriados e finais de semana. Os gestores devem instruir os demais colaboradores a agendarem reuniões em períodos mais tranquilos, ainda que próximos de dias festivos.

Trabalhar em conjunto na hora de montar a agenda também pode ajudar. Informe aos colaboradores quais são as datas mais acessíveis de acordo com o orçamento e peça para tentarem reagendar os compromissos conforme a disponibilidade de viagens.

O ideal para fugir dos desafios das viagens corporativas na alta temporada é justamente consultar primeiro a disponibilidade de datas para as reservas e, só depois, agendar os compromissos. Criar um plano de viagens também se torna essencial nesses casos, a fim de organizar as agendas para que tudo saia nos conformes.

E que tal uma última dica? Entenda como o ITM travel da Tour House pode tornar a gestão das suas viagens mais prática!