Saiba como organizar viagens corporativas de última hora

A melhor dica para planejar viagens corporativas é sempre começar esse planejamento com uma boa antecedência. Porém, viagens de última hora são muito comuns.

Reuniões com clientes, imprevistos, alterações de agenda, acompanhamento de projetos podem fazer com que o funcionário precise embarcar imediatamente e, assim, a empresa não pode se dedicar a um planejamento cuidadoso.

O que é possível fazer nesses casos? Como comprar a passagem, reservar a hospedagem, organizar a agenda e garantir preços baixos ainda assim?

Confira no texto abaixo como lidar com viagens corporativas de última hora!

Como comprar passagens de última hora?

A primeira decisão a ser tomada quando se trata de viagens corporativas de última hora é a compra das passagens aéreas. É a partir dela que será possível programar todo o resto da viagem, desde as reservas de hospedagem até a agenda do funcionário durante sua estadia.

A melhor dica para comprar passagens aéreas sem a antecedência que sempre faz toda a diferença é ser flexível em sua busca. Isso quer dizer abrir margem para todas as opções possíveis – de companhias aéreas, classe de voo etc.

O dia e horário dos voos são os fatores que mais interferem nos preços. Normalmente, voos em dias do meio da semana – terça, quarta, quinta – e em horários pouco movimentados, como a madrugada, são os mais em conta. Pense nessas possibilidades na hora de fazer a compra.

Como ganhar tempo com a escolha da hospedagem?

Escolher a hospedagem certa pode significar mais tempo e produtividade em sua viagem corporativa. Afinal, viagens corridas e com deslocamentos de última hora deixam o funcionário muito cansado, e ele precisa de um bom lugar para se recuperar antes de começar o trabalho.

A primeira dica é escolher hotéis que fiquem próximos ao local do evento que motivou a viagem, para que o funcionário não perca muito tempo no transporte. A segunda é procurar por hotéis que tenham salas de conferência ou de reunião para marcar encontros com os clientes, sócios ou fornecedores na própria hospedagem.

Assim, o funcionário otimiza seu tempo e aproveita a viagem da melhor forma possível.

Qual é a melhor maneira de otimizar a agenda do viajante?

Na maioria das vezes, quando a viagem é de última hora, o funcionário viajante não tem muito espaço para organizar seus compromissos e encontrar tempo para descansar. Por isso, aprender a otimizar esse tempo é essencial. Veja algumas dicas:

Estipular prazos

Ter um horário de início para todos os compromissos é imprescindível, mas um horário final para evitar atropelos também é importante nos dias de muitas reuniões e obrigações.

Aproveitar o tempo das refeições

Almoços e jantares com os clientes, sócios ou fornecedores são uma ótima ideia para otimizar o tempo, criar um ambiente agradável. Mesmo que esse tipo de reunião possa ser um pouco mais cara, é a melhor opção em viagens muito ocupadas.

Pensar nos deslocamentos

Muitos funcionários pecam na hora de organizar suas agendas porque se esquecem do tempo de deslocamento de um lugar para o outro. Sempre pense no tempo de deslocamento e coloque uma margem para imprevistos antes de marcar os horários.

É possível otimizar os custos em viagens corporativas de última hora?

Em todas as dicas de como economizar em viagens corporativas, a antecedência é sempre a mais importante. Então, é possível otimizar os custos da viagem sem ter essa antecedência? A resposta é sim – embora a economia seja maior com uma viagem previamente planejada.

Tendo uma política de viagens, sua empresa pode saber quais são as melhores maneiras de conseguir preços mais em conta mesmo quando não há tempo para planejar. Essa pode ser, inclusive, uma das ementas da política – o que fazer em casos de viagens de última hora.

Além disso, contar com uma agência de viagens corporativas também é de grande ajuda nesse momento. Com a agência, sua empresa tem menos preocupações quanto ao planejamento – já que tudo pode ser feito online – e tem a garantia de que conseguirá os melhores preços, já que os resultados das pesquisas feitas por meio das agências sempre estão de acordo com a política de viagens da empresa.

Apesar de serem mais difíceis de planejar, viagens corporativas de última hora não precisam ser uma bagunça. Siga nossas dicas e tenha uma viagem mais tranquila e segura!