Saiba como economizar tempo nas suas viagens

Uma pesquisa feita pela Fairfield Inn & Suites descobriu que 67% daqueles que realizam viagens corporativas, trabalham duas vezes mais do que no escritório. No entanto, você pode fazer algo a respeito otimizando o seu tempo aplicando algumas práticas.

Se você está cansado de sentir-se como se estivesse em constante “frenesi” – e com pouco trabalho para mostrar – quando você viaja a negócios, aqui estão algumas dicas de planejamento de tempo para profissionais viajantes.

Como economizar tempo nas viagens corporativas – 7 práticas!

1 – Separe um tempo e faça um planejamento

De acordo com o especialista em gerenciamento de tempo, Brian Tracy, “cada minuto que você gasta no planejamento, economiza 10 minutos em execução”. Se isso não o motivar a planejar, não há mais o que fazer.

O seu itinerário de viagem corporativa é o melhor momento para iniciar sua lista de atividades a serem feitas. Alguns profissionais preferem separar esses “momentos de planejamento” na noite anterior da viagem para o dia seguinte. Outros gostam de separar longas horas, por exemplo, na tarde de sexta- feira para planejar a próxima semana de trabalho.

Seja qual for o método que você escolher, certifique-se de agendar algum tempo para planejar seu calendário e cumpri-lo – como se você fizesse qualquer reunião comercial ou tivesse um compromisso.

2 – Elabore uma lista de tarefas

Se você está usando um app de produtividade, notas em seu smartphone ou o Google Docs, crie e mantenha uma lista de tarefas. É uma das melhores maneiras de deixar a sua viagem de negócios no caminho certo.

Quando você estiver pronto para fazer essa lista de tarefas nesse tempo de planejamento, aqui está uma estratégia simples, mas eficaz, para você tentar:

  • Liste todos os itens de ação que você precisa fazer para cumprir todos os dias.
  • Atribua datas de cumprimento de cada tarefa. Uma data limite não só torna você responsável por essa tarefa, mas é uma maneira simples e direta de priorizar.
  • Para itens de ação que seria bom realizar, mas que você supõe não conseguir cumprir, liste-os no final de sua lista em uma seção chamada “stand by”. Dessa forma, não ficará esquecido se você não possui hora exata de completá-lo.

A criação inicial de sua lista de tarefas pode levar muito tempo, mas uma vez feito, tudo o que você precisa fazer é mantê-lo diariamente ou semanalmente. Você provavelmente descobrirá que, uma vez que você anula o seu formato de lista preferido, você continuará a usá-lo, mesmo quando estiver de volta ao escritório.

3 – Delegue o que puder

A sua lista de tarefas para viajar a negócios está muito cheia? Uma das maneiras mais seguras para resolver isso é delegar o trabalho quando você viajar. A delegação não só melhora suas habilidades de comunicação e liderança, mas também ajuda a aliviar o estresse.

Depois de decidir o que está delegando, certifique-se de que o profissional responsável tenha todas as informações necessárias para completar o trabalho. Depois de ter certeza de que ele entendeu (e aceitou) os requisitos, coloque-o em sua lista de tarefas para verificar se estão sendo cumpridos.

4 – Familiarize-se com o seu destino
Antes de chegar ao seu destino, é importante saber onde estão localizados os restaurantes, caixas eletrônicos, terminais de transporte público, parques e lojas em relação ao seu hotel e compromissos comerciais.

Conhecer essa informação economizará o seu tempo valioso para que possa se concentrar em seu trabalho assim que chegar.

Outra vantagem é que se você sabe para onde está indo, se sentirá mais confiante, o que ajuda a reduzir suas chances de ficar perdido.

5 – Utilize o tempo do aeroporto com sabedoria

O aeroporto e o voo servem como ótimas oportunidades para otimizar o seu tempo de trabalho. Primeiro, verifique com a sua companhia aérea oferece acesso Wi-Fi a bordo.

Caso contrário, você pode alinhar alguns projetos que podem ser feitos sem acesso à Internet – por exemplo, escrevendo e-mails (offline). Depois, basta salvá-los como rascunhos e clicar em enviar depois de ter acesso à rede novamente.

Além disso, muitos aeroportos e companhias aéreas oferecem acesso ao lounge privado para seus clientes por uma taxa. Faça essa pesquisa antes a fim de ver qual opção funciona melhor para você.

Existem também programas de associação para viajantes de negócios frequentes, como Priority Pass, que oferecem acesso ilimitado (VIP) aos salões do aeroporto em todo o mundo.

6 – Tire um tempo para relaxar

Separar uma horinha para relaxar pode ser a chave para o seu sucesso profissional.

Depois que você trabalhar e verificar seus e-mails, desligue seu laptop e vá relaxar: conheça os pontos turísticos, leia um livro, tome um banho relaxante ou dê uma volta no parque.

Desligar-se temporariamente do trabalho realmente parece aumentar a produtividade, então por que não tentar? Afinal, quanto mais produtivo você for, mais tempo economizará no final do dia!

7 – Use seu tempo de voo

Xenios Thrasyvoulou, fundador e CEO da PeoplePerHour, usa as horas de tempo de vôo ininterrupto em viagens de negócios para limpar a mente e se concentrar na imagem da empresa.

Os vôos podem proporcionar uma valiosa oportunidade de trabalho como ele mesmo diz:

“Todos nós temos uma lista de tarefas que estamos adiando até sabermos que não seremos interrompidos, e as planilhas de orçamento estão sempre no topo da minha. Além de utilizar o tempo para itens práticos como esse, também coloco o tempo para escrever e elaborar estratégias. Isso me dá clareza para pensar sobre a imagem da empresa e não apenas o funcionamento do dia a dia do negócio”.

 

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