6 dicas para otimizar seus custos em viagens corporativas

Viagens corporativas são fundamentais para fazer a prospecção de novos clientes, estreitar o relacionamento com os já existentes ou, ainda, ajustar pontos importantes com os fornecedores. Elas também são importantes para que a empresa consiga conquistar visibilidade e aumentar sua rede de contatos — participando de congressos, feiras, entre outros eventos.

É essencial, no entanto, prezar pela melhor relação custo-benefício para que a prática — crucial para o crescimento do negócio — não dê prejuízo à corporação. Pensando nisso, a Tour House listou seis dicas para a otimização de custos em uma viagem corporativa.

1. Ter uma política de viagens bem estruturada

É na política de viagens corporativas que se deve estabelecer as regras na hora de planejar a compra de passagens aéreas, o roteiro de visitas, a hospedagem, o deslocamento, entre outros aspectos.

Aqui, entram, por exemplo, orientações sobre:

• O tempo mínimo de antecedência para que as passagens sejam compradas;
• As companhias aéreas a serem utilizadas;
• O tipo de hospedagem e de transporte de deslocamento (que podem ser planejados conforme o nível hierárquico do colaborador em questão);
• E os orçamentos máximos a serem investidos em cada categoria, entre outras recomendações.

O ideal é que a política de viagem seja detalhada, contemple situações específicas e seja reavaliada periodicamente. Ela deve priorizar os interesses da empresa e prezar pela otimização de custos. Entretanto, é fundamental que seja planejada priorizando, também, questões relacionadas à segurança, ao bem-estar e ao conforto dos funcionários escalados para a viagem.

2. Planejar, antecipadamente e especificamente, cada viagem corporativa

Ter estabelecida uma política de viagem é fundamental. No entanto, para cada deslocação é preciso um planejamento específico e, de preferência, antecipado.

As viagens acontecem para lugares variados — portanto, que possuem bases de preços diferentes.  Ainda, são realizadas com finalidades distintas, sendo assim, podem exigir mais ou menos investimentos financeiros por parte da empresa.

Planejar o roteiro, a hospedagem e os meios de deslocamentos de forma organizada e antecipada — visando os melhores resultados, conforme os objetivos para a ocasião — é a base para otimização de custos e para o sucesso da viagem corporativa

3. Escolher pelo ideal e não pelo mais conhecido

Existem muitas possibilidades na hora de escolher os locais de hospedagem ou os locais de encontro com os clientes. E fazer essas escolhas de acordo com o que é o ideal para a ocasião, e não conforme os locais mais conhecidos ou renomados, é mais uma alternativa para a otimização de custos.

Os hotéis mais famosos na cidade em questão podem estar, por exemplo, muito distantes do aeroporto ou dos locais que é preciso visitar. Desta forma, sobem os preços de deslocamento.

Existem, no entanto, diversas opções capazes de oferecer os mesmos confortos e benefícios aos colaboradores e clientes e que podem sair por um preço mais acessível. Além de serem geograficamente mais bem localizadas em relação aos objetivos da viagem.

Vale salientar, ainda, que, por mais que tudo seja planejado cuidadosamente, sempre podem surgir imprevistos ou decisões que só podem ser tomadas de última hora — uma reunião inesperada ou a necessidade de mudança de hotel, por exemplo. Nesse caso, cabe aos funcionários viajantes em questão tomar essas decisões pensando na otimização de custos para o negócio.

4. Apostar em um sistema de fidelização

Quando os colaboradores de uma empresa precisam fazer viagens com frequência, é interessante que esta busque planos de fidelidade com companhias aéreas, redes hoteleiras, locadoras de veículos ou companhias de táxi.

Em geral, esses programas costumam ser vantajosos financeiramente para as corporações, que conseguem angariar descontos no preço da passagem, na diária da hospedagem, no deslocamento dentro da cidade, entre outros serviços.

Ainda nesse sentido, outra boa alternativa para a otimização de custos é a adoção dos chamados cartões corporativos. Realizando os pagamentos com eles, as empresas acumulam pontos que podem ser trocados por passagens aéreas e hospedagem, ou por benefícios como traslados gratuitos, seguros de viagem e de automóveis, por exemplo.

5. Investir em um sistema de controle orçamentário eficiente

Eficientes ferramentas tecnológicas podem fazer maravilhas com o orçamento de uma empresa, inclusive na parte das viagens. O ITM Budget Control da Tour House é um exemplo.

O ITM Budget Control trabalha de forma preventiva. Com ele o cliente tem acesso a gráficos, dados e informações que facilitam o controle financeiro e contribuem para uma viagem mais econômica e efetiva.

A ferramenta possibilita o armazenamento e a analise dados a respeito das viagens corporativas, a prevenção de gastos e organização de recursos para que estes sejam aplicados da melhor maneira possível.

6. Buscar a assessoria de uma empresa de gestão de viagens corporativas

Buscar assessoria profissional é outra forma de otimização de custos. As agências especializadas em gestão de viagens corporativas ajudam as companhias a conseguirem a melhor relação custo-benefício entre preços e serviços, bem como a evitarem erros comuns no processo e a executarem as demais etapas acima citadas.

A Tour House é uma das principais Travel Management Companies (TCMs) do Brasil e oferece uma variedade de serviços que podem contribuir para otimização de custos em viagens corporativas.

Para saber quanto sua empresa pode economizar nas viagens de negócio, solicite o diagnóstico personalizado e gratuito da Tour House e saiba como reduzir esses custos.

Pensando em auxiliar o gestor nesse processo, principalmente na redução de custos, oferecemos o KIT Gerenciamento de despesas em viagens corporativas. São dois materiais completos para entender gerir as despesas e reduzir seus custos com viagens corporativas.