Passo a passo: como avaliar a qualidade de hotéis para viagem corporativa?
Saber como avaliar a qualidade de hotéis e estabelecer bons parâmetros para análise, é algo essencial no gerenciamento de viagens corporativas. Falhar neste ponto significa estar sujeito a situações indesejadas no local da hospedagem, como por exemplo constatar a baixa qualidade da alimentação ofertada (que pode ocasionar o cancelamento de compromissos) e a redução da performance do colaborador viajante, por causa de uma noite mal dormida em quartos pouco confortáveis.
Diante do impacto que a escolha por fornecedores hoteleiros provoca nas viagens, fica claro a necessidade de dedicar total atenção ao tema. Sendo assim, o objetivo deste artigo é apresentar o passo a passo mais indicado para a correta avaliação da qualidade dos hotéis. Quer saber mais sobre o tema? Acompanhe!
Qual a importância de planejar uma viagem corporativa, e como começar?
Viagens corporativas estão totalmente ligadas ao sucesso dos negócios que as empresas realizam. São vários os motivos que levam organizações a enviar colaboradores em viagens, por exemplo, uma visita de relacionamento a um cliente com o intuito de gerar um upsell de produtos ou serviços ou fazer uma visita a um prospect na fase final do funil de vendas, permitindo o fechamento do negócio.
Outra finalidade das viagens corporativas é a realização de alguma missão operacional, como a manutenção de máquinas, softwares ou infraestrutura, caso esses produtos sejam vendidos pela empresa. O ponto é que independente dos motivos, toda vez que um colaborador viaja, ele se torna um representante oficial, “carregando” consigo o nome e a reputação da empresa. Tendo isso em mente, é extremamente importante realizar um planejamento adequado para as viagens corporativas dos funcionários.
Para começar, é fundamental contar com os serviços de uma agência de viagens corporativas que irá auxiliar a empresa na criação e execução do seu planejamento, que abordará pontos relevantes na criação de uma política de viagens. Esta, por sua vez, nada mais é do que um documento que explica quais são as regras daquilo que é ou não permitido em uma viagem a trabalho — desde a antecedência mínima para a compra de uma passagem, até o limite de gastos por dia que cada colaborador pode realizar, a depender do destino e do objetivo da viagem.
Por que a escolha dos hotéis é importante, e quais critérios considerar?
A escolha dos hotéis é uma das decisões mais importantes por ser extremamente estratégica. Muitas empresas optam por definir uma política de uso dos hotéis seguindo o critério do “menor valor”. Porém, em algumas cidades essa política pode acabar escondendo um custo muitas vezes invisível, como o da mobilidade. Por isso, é essencial “ampliar a visão” e selecionar os melhores critérios para escolha de um hotel. Veja a seguir dois requisitos fundamentais.
1 – Localização
Neste item a principal questão a ser respondida é: este hotel é próximo ao local de onde meu colaborador irá trabalhar? Afinal, caso seja muito longe, o custo com a mobilidade será maior, podendo não compensar a “economia” gerada na escolha da menor tarifa. Portanto, avalie a distância do hotel até o local do compromisso do seu colaborador. Veja se o acesso ao hotel é fácil, se existem linhas de metrô próximas etc.
Outro fator importante é saber se existem opções de restaurantes nas proximidades do hotel. Em certos casos, alguns hotéis ficam em locais mais afastados ou próximos de regiões onde não é aconselhável caminhar longas distâncias à noite. Assim, o cenário mais recomendado é encontrar restaurantes próximos ao hotel, o que diminui o custo com a locomoção do seu colaborador, e ao mesmo tempo aumenta a segurança ao viajar a serviços da empresa.
2 – Infraestrutura
Outro critério fundamental, é verificar se o hotel possui boa infraestrutura que permita aos colaboradores realizarem viagens com menos esforço. Por exemplo, caso um funcionário da empresa esteja utilizando um carro alugado, o hotel disponibiliza estacionamento no local? Existe algum custo para utilizar esse espaço?
Caso seja necessário que o colaborador trabalhe do hotel algum dia durante a viagem por falta de agenda externa ou até mesmo por alguma emergência, ele terá conexão com a internet no quarto ou em alguma área de coworking? O mesmo vale para os serviços oferecidos pelo hotel, como restaurante 24h, room service e café da manhã incluso na diária — este, se não disponível, pode adicionar novos custos a viagem.
Qual o passo a passo para avaliar a qualidade dos hotéis que serão utilizados pelos viajantes?
Agora que entendemos os impactos da tomada de decisões de avaliação da qualidade sobre o gerenciamento de viagens corporativas, chegou o momento de avançarmos para a prática do tema. Confira a seguir os principais passos para examinar corretamente a qualidade de um hotel.
1 – Contar com o apoio de parceiros para a gestão
O primeiro passo é contar com uma agência de viagens corporativas para auxiliar a sua empresa com a seleção de hotéis. As agências geralmente já possuem um diretório de hotéis que costumam comercializar, e que já passaram por crivos de qualidade. Muitas empresas que têm alto volume de hospedagens também optam por construir um diretório próprio, e em conjunto com as agências de viagens parceiras, negociam tarifas exclusivas com vários hotéis em cidades onde ela possui demanda de viagem.
Esse tipo de estratégia é muito bom por dois motivos, o primeiro é que você consegue negociar preços bem atrativos e exclusivos para a sua empresa e, o segundo, é que ao longo da elaboração desse diretório será possível conhecer melhor os hotéis, em alguns casos até mesmo com visitas técnicas para avaliar a qualidade do serviço, infraestrutura etc.
2 – Verificar a medição do NPS das viagens
Outra estratégia interessante é trabalhar na medição do NPS das viagens dos seus colaboradores. Sendo assim, peça para a sua agência parceira criar uma estratégia de medição de NPS a cada checkout, ou seja, a cada vez que um hóspede terminar uma viagem. Com isso, será possível medir o nível de satisfação dos seus colaboradores em suas viagens.
Outras vezes, no entanto, também será possível captar nas respostas do NPS possíveis problemas que aconteceram durante a hospedagem dos seus colaboradores e em seguida agir para trazer melhorias.
Quais as consequências de não considerar a qualidade do hotel na hora da escolha?
Por fim, chegou o momento de destacar brevemente as consequências de não considerar a qualidade do hotel como um item de peso no processo de escolha. Quando um colaborador está viajando a trabalho, a responsabilidade sobre o que acontece com ele durante esse período será sempre da empresa. Por isso, é importante avaliar a qualidade dos hotéis oferecidos aos viajantes para garantir uma estadia segura e confortável. Afinal, problemas comuns como barulho, falta de climatização dos quartos, funcionamento do chuveiro e outras adversidades, podem afetar a qualidade do sono do colaborador e afetar seu desempenho no dia seguinte.
Como podemos observar até aqui, a escolha dos hotéis de maneira estratégica pode ajudar a sua empresa a ter um rendimento melhor em viagens. Sendo assim, é preciso avaliar itens como a localização, para que o seu colaborador não precise enfrentar horas de trânsito ou em transporte público para ir do hotel até o local de trabalho. Avalie também itens relacionados à infraestrutura oferecida pelo hotel, como: academias, piscinas, restaurantes, estacionamento, wi-fi e outros que garantam conforto e outras facilidades no trabalho.
É claro que tudo precisa ser analisado financeiramente para que não haja desperdício de recursos, por isso reforçamos novamente a importância de contar com uma agência de viagens corporativas capaz de orientar a sua empresa na escolha dos melhores hotéis com ótimo custo benefício.
E então, gostou do artigo sobre como avaliar a qualidade de hotéis? Já teve que tomar essa decisão em algum momento do gerenciamento de viagens da sua empresa? Quais os itens observados em sua análise? Compartilhe a sua experiência conosco nos comentários abaixo e enriqueça ainda mais este conteúdo.
