self compliance

O que é o Self compliance e como aplicar em viagens corporativas?

Muitas são as palavras derivadas do inglês no mundo corporativo, sendo compliance uma delas. Significa estar em conformidade com algo — nos negócios, com os regulamentos e normas internos e externos da empresa. E eis que temos o self compliance.

 O conceito é parecido, mas remete à individualidade de cada colaborador. Trata-se de manter-se alinhado aos processos de uma organização, de forma autoconsciente. Neste artigo, vamos explicar o termo com mais profundidade, trazendo dicas de como utilizar o self compliance nas viagens corporativas. Veja a seguir!

O que é o Self compliance e qual a sua importância

O self compliance é um conceito relacionado às regras das políticas internas de uma empresa. Serve para garantir que as normas sejam cumpridas conforme estipuladas e acordadas nos processos. O indivíduo precisa demonstrar ética e transparência em suas ações.

No entanto, é um caminho que precisa vir de cada um. O self compliance indica que o colaborador deve ser responsável por sua ética individual, mantendo sua própria gestão transparente em relação ao cumprimento das regras. Logo, o conceito tem a função de estimular a confiança entre todos, garantindo um ambiente de trabalho harmônico.

Dessa maneira, o self compliance é importante principalmente em setores que lidam com as finanças, como no planejamento das viagens corporativas. Isso porque incentiva o uso consciente dos recursos, além de promover uma cultura de boas práticas e reforçar a qualidade da marca frente ao mercado, conforme a conduta de seus colaboradores.

Como aplicá-lo em viagens corporativas

Não só por lidar com recursos financeiros, as viagens corporativas precisam estimular o self compliance nos colaboradores para garantir a excelência do cumprimento dos objetivos no deslocamento. Para uma aplicação correta, separamos algumas dicas a seguir!

Aprimore a política de viagens da empresa

A política de viagens funciona como um manual ou guia de todas as normas a serem cumpridas durante o itinerário. Deve conter informações claras e transparentes para evitar dúvidas e distorções de conduta, como limites de gasto, políticas de reembolso, fornecedores disponíveis, entre outros dados.

Se sua empresa já tem uma política de viagens definida, é recomendável aprimorá-la sempre que possível, mantendo-a atualizada com novas informações de acordo com a necessidade. Inclusive, uma dica é criar um fluxo de aprovação para despesas inesperadas. Assim, os colaboradores podem aplicar o self compliance com mais atenção durante suas estadias em outras cidades.

Faça o controle de gastos

Problemas de conduta podem surgir nas viagens quando o colaborador tiver dúvidas sobre as normas ou quando se sentir livre para usar os recursos sem controle. Os gastos nem sempre são previsíveis, dependendo das rotas de itinerário a serem cumpridas.

Por isso, é essencial que o próprio colaborador tenha noções de self compliance para reduzir suas necessidades, estipulando limites de orçamento para alimentação, por exemplo. Exigir as notas fiscais após as viagens corporativas é uma forma de exercer controle sobre os custos e, sempre que possível, disponibilizar um teto para as despesas.

Crie uma política de reembolso clara

Como falamos anteriormente, as políticas de reembolso fazem parte das políticas gerais da empresa. Para que todos estejam cientes de como gerenciar os gastos e estejam em conformidade com as regras nas viagens corporativas, é necessário que entendam exatamente o que pode ser reembolsado e como garantir esse benefício.

Deixe claro nas normas a necessidade das notas fiscais ou outros documentos de comprovação de despesas. Dessa maneira, o colaborador vai ter mais consciência para economizar, evitando desentendimentos e a inclusão de gastos desnecessários na conta da empresa.

Divulgue as políticas

De nada adianta criar políticas de conduta transparentes se houver falha na comunicação. Por isso, você deve utilizar meios de divulgação eficazes para que as informações cheguem a todos os colaboradores, principalmente àqueles que viajam mais.

Há várias plataformas de comunicação para equipes disponíveis no mercado que podem garantir a difusão do conteúdo, como o Discord, o Google Workspace e até mesmo o WhatsApp.

Promova auditorias periódicas

As auditorias são ações eficazes para garantir o self compliance dos colaboradores nas viagens corporativas. A análise dos documentos, principalmente, reforça a exigência das notas fiscais, levando mais confiança e transparência aos processos.

As auditorias podem ser feitas internamente ou por um parceiro especializado. No segundo caso, a empresa especializada pode inclusive sugerir melhorias para as políticas de viagens.

Conheça a legislação do destino da viagem

Cada destino tem por si só as regras preestabelecidas, principalmente no caso de viagens para o exterior. Por isso, é essencial estudar as leis do local para evitar problemas sérios na estadia, bem como imprevistos e desvios de conduta. Portanto, o self compliance também exige do colaborador um conhecimento prévio da cultura de seu destino.

Crie incentivos

Uma forma de incentivar o self compliance dos colaboradores é adotar uma política de premiação pela boa conduta. Isso pode ser aplicado conforme as ações executadas, seja por economizar no orçamento, entregar um relatório de gastos e as notas fiscais, manter uma boa comunicação com seus líderes, fazer bom uso das ferramentas de trabalho, entre outros pontos relevantes.

Conheça seus fornecedores

O relacionamento com os fornecedores também é parte importante do self compliance. Procure estabelecer parcerias com empresas sérias do mercado e que tenham igual transparência nos processos.

Fornecedores que atuam com ética sempre fornecem nota fiscal limpa e detalham todos os itens negociados, sem falhas ou adulterações. Durante as viagens, o colaborador deve ter consciência de utilizar apenas serviços oficiais. Por isso, a necessidade das notas fiscais é tão importante.

Analise relatórios gerenciais

Sua empresa deve executar relatórios gerenciais com frequência. Ainda que você conte com as auditorias, essas análises ajudam a manter toda a documentação em dia, dando suporte para criar um processo mais organizado e com dados atualizados.

Além disso, os relatórios podem gerar insights mais rápidos de melhorias para as políticas da empresa, revelando falhas e gargalos nas viagens corporativas. Isso vai ajudar a instruir melhor os colaboradores acerca do self compliance.

Tecnologia como apoio da aplicação do self compliance

E como garantir que tudo isso seja possível? Para aplicar o self compliance na sua empresa, a tecnologia é uma forte aliada, porque consegue facilitar os processos de forma ágil e eficaz.

As soluções digitais incluem plataformas de software, sistemas inteligentes e até aplicativos, que permitem um envio prático de documentos para a rede. Há plataformas capazes, inclusive, de cruzar dados automaticamente, desburocratizando processos e reduzindo drasticamente o tempo na criação de relatórios. Elas podem ajudar até no relacionamento com a sede, facilitando reuniões online e a solução de dúvidas.

De forma geral, a tecnologia proporciona agilidade, transparência e qualidade para solucionar problemas, auxiliar na comunicação e favorecer os processos durante uma viagem corporativa. Assim, os colaboradores podem executar o self compliance de forma mais ordenada e prática.

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