Entenda para que servem os fluxos de aprovação

O gerenciamento de viagens corporativas é composto por diversas atividades que precisam atuar de forma sinérgica a fim de garantir a melhor experiência ao público viajante. Como as empresas demandam muitas aprovações de viagens é fundamental contar com um fluxo de aprovação coeso e bem definido pois, caso contrário, podem haver prejuízos ao andamento das atividades operacionais, as viagens em si e aos resultados da empresa.

O objetivo deste artigo é conhecermos a importância de um fluxo de aprovação no gerenciamento de viagens. Para isso, vamos primeiro entender o que são esses fluxos e para que servem. Em seguida, mostraremos como as ferramentas tecnológicas atuais ajudam a otimizar essa gestão. Por fim, vamos indicar a solução ITM Travel, um software poderoso que permite o gerenciamento de viagens, despesas e a criação de políticas e fluxos de aprovação, tudo isso de forma online. Ficou curioso e quer saber mais sobre o tema? Então continue a leitura!

O que são fluxos de aprovação de uma empresa?

Presentes dentro do planejamento de viagens corporativas, os fluxos de aprovação são processos que seguem uma ordem definida pela empresa para que pedidos de compra possam acontecer. No caso específico das viagens corporativas, as empresas definem fluxos de aprovação e estabelecem parâmetros para aceitação ou não dentro do próprio sistema de Self Booking.

Dessa forma, cada colaborador é capaz de solicitar a compra da sua viagem, o que gera mais autonomia para as pessoas, sem que a empresa perca o controle necessário sobre tais ações, porque cada pedido de compra de viagem precisa ser autorizado em alguma instância dentro do fluxo de aprovação. Para exemplificar melhor o funcionamento de um fluxo de aprovação, imagine um colaborador de uma empresa hipotética que precise viajar de Belo Horizonte para São Paulo. Esse colaborador poderia acessar o sistema de Self Booking da Tour House e escolher o próprio voo e o hotel onde gostaria de se hospedar. Ao finalizar a reserva da sua viagem, sua solicitação segue para aprovação da pessoa responsável por esse controle dentro da empresa, podendo ser o gestor imediato do funcionário, o dono do centro de custo ou, caso haja mais de um “aprovador” responsável, seguir para a próxima etapa do fluxo.

Portanto, o fluxo de aprovação serve para garantir o compliance (conformidade) dos custos com viagens, pois as empresas precisam ter controle sobre o mérito e sobre o orçamento, para então decidir se a pessoa solicitante deve ou não viajar.

Dentro dos sistemas de self booking é possível parametrizar uma série de regras e políticas de viagem e, a partir dessas políticas, construir fluxos de aprovação distintos para pedidos de viagem que estejam “dentro” ou “fora” da política da empresa. Voltando ao nosso exemplo hipotético, caso a política de viagens da empresa estabeleça que a compra de passagens aéreas deva ser realizada com pelo menos 10 dias de antecedência, qualquer pessoa que faça um pedido de compra de bilhetes com menos de 10 dias, será automaticamente considerada como “fora da política”, podendo então ter o seu pedido reprovado pelo próprio sistema ou enviado para análise de outras instâncias.

Nesse último caso o colaborador deverá justificar o porquê da compra fora da regra definida pela empresa. No caso de fluxos de aprovação distintos para pedidos dentro e fora da política (como no caso da pessoa que fez a reserva da passagem aérea com menos de 10 dias de antecedência) também é possível parametrizar o fluxo de aprovação para enviar o pedido para ser analisado por um diretor ou CEO da companhia, caso seja do interesse da empresa.

Qual a importância de criar políticas de aprovação dentro das empresas?

Processos bem definidos ajudam as empresas a economizar e a não desperdiçar dinheiro. Empresas que não possuem políticas definidas não sabem o quanto poderiam deixar de gastar. Dessa forma, organizações que não possuem fluxos de aprovação definidos podem muitas vezes estar perdendo dinheiro em compras de viagem com tarifas mais caras, seja em passagens aéreas, transporte ou hospedagem. As políticas e fluxos de aprovação são úteis para garantir que as empresas tenham total controle sobre os gastos das viagens e seu orçamento.

Primeiro, porque é necessário que a empresa saiba onde estão os seus colaboradores, por isso, na maioria das empresas a aprovação de primeiro nível fica a cargo do gestor da área (que normalmente é o dono do centro de custo). Assim, esse gestor pode analisar a real necessidade de realizar ou não uma viagem. Isso é o que chamamos de “análise de mérito”. Se o gestor direto não for o dono do centro de custo, ainda é possível enviar o pedido de viagem para um segundo nível de aprovação.

Nesse segundo nível, o dono do centro de custo analisa se a empresa possui um orçamento disponível dentro do centro de custo do colaborador e assim define a viabilidade da viagem. Outros fatores também devem ser observados pelos “aprovadores”, além do mérito e do orçamento. Fatores tais como a adequação do pedido às definições presentes na política de viagens da empresa, a escolha do menor valor, gastos com mobilidade, antecedência mínima de compra etc.

Quais problemas podem ocorrer na ausência de fluxos de aprovação bem estruturados?

Estima-se que os gastos com viagens estejam entre os 5 principais dentro de um orçamento corporativo. Sendo assim, as empresas que não possuem fluxos de aprovação definidos podem literalmente perder dinheiro devido a compra de viagens fora da antecedência mínima definida. Afinal, no mercado de aviação vale a máxima: quanto menor a antecedência, maior o valor pago no bilhete aéreo.

Além disso, o desperdício ocorre também de outros desvios da política de viagens como não optar pela menor tarifa, viagens que não possuem mérito para serem realizadas, ou seja, que não apresentam motivos claros de que contribuirão para os resultados da empresa, a escolha de hotéis com tarifas maiores (ou até mesmo menores, mas que estão longe do local de trabalho da pessoa, o que significa mais gastos com locomoção como o aluguel de veículos, táxi, Uber) etc. Todos esses problemas decorrem diretamente da falta de controle e gestão, ocasionados pela ausência de um fluxo de aprovação eficiente e eficaz.

Como o modelo digital moderniza os processos das viagens corporativas?

A principal vantagem do modelo de compra de viagens digital é que ele possibilita que os fluxos de aprovação sejam de fato respeitados. Em um modelo analógico, as empresas com grande volume de compra de viagens encontram dificuldades em coletar a aprovação de todos os pedidos por e-mail, por exemplo. Além da ineficiência operacional, esse processo analógico acarretaria em desperdício de hora/homem de trabalho. Da mesma forma, o risco de perder as tarifas de reservas por demora no processo de aprovação aumenta, fazendo com que as tarifas escolhidas subam de preço no momento da contratação.

Como a Tour House ajuda as empresas em seus fluxos de aprovação?

A Tour House pode auxiliar as empresas de diversas formas, começando pela consultoria com relação ao modelo de política de viagens e fluxos de aprovação existente em seus modelos de negócio. Para as empresas que não possuem políticas e fluxos de aprovação, o nosso time de especialistas ajuda a elaborar do zero, desde o plano de base de política de viagens até a estruturação final dos fluxos de aprovação. Também oferecemos toda a tecnologia necessária para parametrizar todas as regras em um sistema, o que permite que os fluxos sejam seguidos conforme o que está determinado na política de viagem definida estrategicamente com o nosso auxílio.

Por que o ITM travel é uma boa escolha?

O ITM Travel é o sistema de SelfBooking oferecido pela Tour House aos seus clientes. Esse é o sistema que permite que os colaboradores de empresas clientes da Tour House, realizem suas próprias reservas de viagem, segundo as políticas e fluxos de aprovação previamente definidos. Dentro da plataforma o colaborador pode reservar desde a locação de um veículo para a sua viagem, compra de passagem aérea, hotel ou até mesmo passagem de ônibus através do aplicativo disponível para Android e IOS ou através de um desktop.

O ITM Travel é a ferramenta com maior market share com relação aos sistemas de self booking na América Latina. Esse software foi desenvolvido no Brasil e a partir do México para atender clientes em toda a região da América Latina. Os seus recursos e funcionalidades estão 100% alinhados às necessidades e particularidades do mercado com relação a provedores de conteúdo, organização e parametrização de políticas de viagem e fluxos de aprovação, ajudando as empresas a reduzir em até 20% os seus gastos com viagens.

Como podemos observar, a construção de um fluxo de aprovações proporciona mais autonomia ao viajante e maior velocidade aos processos internos, ao mesmo tempo em que garante a empresa o controle do seu orçamento dedicado para essa finalidade. Assim, além do aumento da eficácia, também há ganhos em eficiência ao evitar desperdícios oriundos da falta de observação das determinações da política de viagens corporativas da empresa. Sendo assim, a utilização de softwares de gerenciamento como o ITM Travel da Tour House, são fundamentais para otimizar processos, reduzir custos e aumentar os resultados.

Gostou do artigo? Já consegue compreender a importância de estipular um fluxo de aprovação para o sucesso da sua política de viagens corporativas? Quer saber como implementar nosso software em sua empresa? Então entre em contato agora mesmo e receba a melhor orientação do nosso time de especialistas.