Conformidade para viagens de negócios: por que é algo tão necessário?

A conformidade no setor de viagens de negócios envolve estratégias para enquadrar a empresa na legislação de sua área de atuação. O termo vem da palavra compliance que na prática representa o verbo “to comply” (cumprir em português). De maneira geral, esse conceito está diretamente ligado a agir de acordo com as regras.

O grande diferencial, aqui, é que as preocupações desse tipo vão além das questões contábeis e fiscais. Elas alcançam também a organização de viagens que são decisivas para a imagem da empresa no mercado e na avaliação da conduta dos colaboradores.

Quer saber mais? Vamos tirar suas dúvidas sobre o conceito de conformidade. Acompanhe!

Entenda o que é o conceito de compliance

Quando o termo compliance surgiu, estava associado somente ao desempenho do trabalho em relação às obrigações legais. Atualmente, porém, ganhou uma série de outros significados. Dentro do conceito entram também a atenção às regras governamentais, cumprir a legislação específica do setor, manter uma imagem positiva e atender a padrões étnicos e, claro, cumprir de forma minuciosa as regras do próprio negócio.

Proteger patrimônio

Quando uma empresa cria normativos, a expectativa é que eles sejam seguidos por todos, certo? Pois bem, essas premissas têm como objetivo proteger o patrimônio e assegurar que tudo aconteça conforme o esperado diante da lei em todas as etapas do trabalho.

Como isso abrange desde o time de estagiários até os mais altos gestores, o compliance se tornou uma área específica em algumas companhias com profissionais voltados somente para elaborar esse conceito de forma adaptada.

Conheça sua importância nas viagens de negócios

Agora que você já sabe o que é o conceito de conformidade, deve estar em dúvida sobre como ele se encaixa com o setor de viagens corporativas, não é mesmo? Bom, considere que para o deslocamento de colaboradores se torna necessário grandes movimentações financeiras, distribuição de recursos, negociação com fornecedores e cumprimento das leis do local de destino das viagens.

O compliance, aqui, atua como uma espécie de canal para que as regras internas sejam criadas e devidamente cumpridas por todos para que esse processo tenha qualidade. Essas medidas de controle criadas dentro da proposta do conceito são políticas de viagens corporativas, políticas de reembolso, termos para bom uso de cartão corporativo, entre outros assuntos que precisam direcionar os colaboradores.

Dentro deste cenário, os colaboradores devem ser devidamente orientados sobre as normas e serem motivados a colaborar. É possível também criar um canal de comunicação para tirar dúvidas e realizar denúncias sobre colegas que não cumprem as regras determinadas no setor de viagens corporativas. Claro que confiar no time é indispensável, porém, qualquer conduta inapropriada representa grandes perdas financeiras e pode até manchar a imagem da companhia diante de um cliente.

Redução de erros

O compliance, na verdade, deve ir além dos colaboradores responsáveis por representar a empresa em uma viagem corporativa. As auditorias periódicas devem abranger também todos os setores que estão envolvidos nas decisões.

Dessa forma, com esse monitoramento detalhado amparado por regras sólidas, fica muito mais simples identificar os principais erros do processo, eliminar gargalos e ainda montar estratégias baseadas em soluções inteligentes.

Diminuir custos

Conhecer os gastos em excesso de uma viagem corporativa por meio do conceito faz muita diferença no financeiro. Isso porque se algum procedimento de reembolso, por exemplo, é adulterado, a empresa consegue corrigir para que o dinheiro seja usado devidamente.

Sem contar que uma política de viagens bem elaborada determina as despesas com fornecedores, os valores máximos durante os deslocamentos e em quais momentos o colaborador pode se exceder nos custos com um imprevisto. Com tudo isso devidamente esclarecido, o planejamento pode ser realizado focado somente no que realmente funciona conforme experiências anteriores.

Evitar problemas

Quando um colaborador quebra regras e não acontece nada, a tendência é que outros se sintam também estimulados a seguir o mesmo caminho. Para evitar que isso aconteça, adotar o conceito de conformidade como direcionamento comportamental representa um divisor de águas nas decisões do time.

Ao saber como essa gestão é acompanhada de perto e quais são as expectativas da empresa em relação ao seu desempenho, a postura correta será mantida não só nas viagens corporativas, mas também nos relacionamentos entre colegas no dia a dia, no atendimento aos clientes e nas negociações com fornecedores.

Facilitar a gestão

Ao conhecer exatamente quais são as normas e regras estabelecidas pela empresa, os gestores da área de viagens conseguem realizar o trabalho com mais precisão. Afinal de contas, qualquer falha não passará despercebida, já que está tudo bem definido para todos. Esse planejamento faz com que a atividade de monitoramento aconteça de forma prática, direcionada por regras que auxiliam nos processos internos.

Garantir transparência

Além de combater práticas ilegais, o conceito também garante a transparência na empresa e, acima de tudo, no desenvolvimento das viagens corporativas. Com políticas bem estabelecidas, por exemplo, um colaborador não pode cometer um erro e justificar alegando que não sabia o que fazer durante a viagem. Tudo fica mais claro e as orientações são direcionadas para gerar mais autonomia e ajudar a alcançar os objetivos.

Comunicação institucional

Para que as regras sejam cumpridas, o mais importante é que a comunicação institucional esteja em dia. De nada adianta elaborar todo um conceito voltado para melhorar a experiência das viagens corporativas se os colaboradores não forem devidamente informados sobre os detalhes.

A melhor maneira de conseguir engajamento e motivação nesse sentido é criar um conceito que aborde também os valores institucionais e a imagem positiva que a empresa deseja criar. Assim, o conceito aborda não só os funcionários, como clientes, parceiros e até concorrentes.

Agora ficou claro como funciona a conformidade para viagens de negócios. Com o objetivo de manter o conceito durante os deslocamentos, os responsáveis pela gestão devem fazer tudo com o papel de educar o time e criar uma relação de confiança. Só assim será possível reduzir a incidência de problemas relacionados ao comportamento e preservar a imagem positiva no mercado.

Gostou das informações do artigo? Então leia também sobre a importância de criar uma política de viagens que se encaixe com sua empresa.