Saiba como fazer um orçamento de custos de viagem corporativa

Reduzir custos é uma das metas de toda empresa, até porque esse cuidado ajuda a aumentar a margem de lucro. Quando se trata de viagens corporativas, é importante calcular bem as despesas envolvidas nos deslocamentos para evitar transtornos, como gastos desnecessários ou não programados, mas prezando a boa experiência dos viajantes.

A seguir, mostramos como fazer um orçamento de custos das viagens a trabalho para otimizar a receita e conquistar melhores resultados com essa estratégia de negócio.

Identifique as fontes de gastos

Quando identificamos as fontes dos gastos, conseguimos compreender por que a empresa está dispendendo muitos recursos nas viagens. Portanto, conhecê-las serve como um alerta sobre eventuais desperdícios ou prioridades mal definidas, como:

viagens de última hora, sem planejamento;
compra de passagens por um preço mais alto devido à falta de pesquisas mais detalhadas ou pela decisão do funcionário, que deseja obter ou aproveitar pontos em cartões fidelidade;
reserva de hotel longe dos pontos de interesse no destino;
não aproveitamento de melhores tarifas pela falta de uso dos acordos com os fornecedores.

Trabalhe com centros de custos

Os centros de custos ou responsabilidades representam os setores em que é possível alocar os gastos referentes às atividades que eles desenvolvem. Assim, cada um pode elaborar seu próprio orçamento de viagens, investimentos, lucros e despesas.

Ao considerar a possibilidade de uma viagem corporativa, cada setor deve analisar o orçamento disponível para esse investimento naquele período, o grau de importância para os negócios, o que se espera alcançar, entre outros pontos relevantes. Desse modo, o orçamento de custos é dividido entre todos os centros e cada um se responsabiliza pela tomada de decisões estratégicas para diminuir despesas.

Considere os possíveis imprevistos

Quando as despesas da viagem equivalem ao que foi planejado, a empresa obtém um ótimo retorno do investimento. Contudo, é fundamental levar em conta que as viagens de negócios estão sujeitas a riscos imprevistos, que podem envolver mais gastos com diárias, transporte, hospedagem e alimentação. Isso significa que é necessário aumentar a margem orçamentária.

A ideia é tornar os imprevistos mais “previsíveis” e fazer o orçamento de custos baseando-se neles também. Quanto maior o gasto previsto, maior será a margem destinada a cobri-lo. Essa quantia, no entanto, só deverá ser utilizada se houver algo fora do programado. Caso contrário, retornará ao cofre da empresa para ser aplicada de outra forma.

Mantenha relatórios de viagens

Os relatórios de viagens corporativas funcionam como um diário de bordo, mas a principal finalidade é especificar os custos efetivados, acompanhados dos respectivos comprovantes (anexos de notas fiscais, cupons fiscais e outros comprovantes importantes).

Esses documentos devem se basear em modelos padronizados para que os colaboradores saibam exatamente quais são as informações que precisam de registro. Entre elas:

diárias;
alimentação;
hospedagem;
combustível;
pedágio;
deslocamento.

Conte com a ajuda de uma empresa especializada

Outra dica é terceirizar o trabalho de planejar e realizar as viagens corporativas. As chances de alocar corretamente os recursos, evitando desperdícios, aumentam consideravelmente.

Empresas especializadas conseguem condições mais vantajosas junto às companhias de viagens e aos fornecedores em geral. Assim, podem diminuir ainda mais os valores dos serviços contratados.

Para enxugar o orçamento de custos com viagens corporativas, nós, da Tour House, oferecemos um portfólio completo de serviços, com suporte tecnológico avançado. Fazemos uma gestão integral das viagens, elaborando o planejamento e definindo políticas de gestão de despesas para os funcionários.

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