Confira 8 dicas para reservar hotel barato de forma fácil e rápida!

Toda viagem corporativa demanda planejamento antecipado, especialmente em relação à hospedagem. Em muitos casos o orçamento mais limitado exige a reserva de um hotel barato.

A ideia de reduzir as despesas, no entanto, deve contemplar aspectos como a facilidade de locomoção e conforto para cumprir os compromissos com eficiência. Detalhar passo a passo é o melhor caminho para encontrar boas alternativas sem deixar de lado a qualidade do serviço.

Neste post falaremos sobre a importância da pesquisa e o que considerar na hora de procurar um hotel para os funcionários. Continue lendo e veja nossas 12 dicas para encontrar hospedagem ideal para viagens corporativas!

Por que pesquisar a hospedagem com antecedência?

A reserva antecipada do hotel é fundamental para garantir que os profissionais terão onde ficar ao chegar no destino. Dependendo da data e da cidade, pode ser que a difícil encontrar alternativas com uma boa relação de custo-benefício.

O preço é um dos fatores determinantes, já que muitas empresas adotam uma política de viagens corporativas. Com a antecedência é possível reservar hotel barato e não extrapolar o limite estabelecido para cada despesa.

Como reservar hotel barato? 12 dicas para não errar na escolha

Fizemos uma lista com dicas importantes que vão ajudar você durante o processo de planejamento de viagens da sua empresa. Veja como buscar e encontrar um hotel barato e fazer economia!

1. Faça uma pesquisa detalhada

O primeiro passo é realizar buscas específicas por opções de hospedagens de acordo com o perfil da viagem e dos colaboradores envolvidos. Considere não só o preço, mas todos os elementos facilitadores como localização, proximidade dos compromissos e dos meios de locomoção.

Além dos sites e aplicativos, conte com a ajuda de uma agência especializada se o intuito é reduzir as despesas com a reserva de hotel barato. Os contatos de uma agência são diferentes de quem faz pesquisas aleatórias, o que poupa tempo e direciona melhor a pesquisa.

2. Reserve antecipadamente

Quando se trata de reservar hotéis para viagens de negócios, fazer o processo com antecedência pode garantir que os custos sejam menores. Já lemos essa informação, quando o assunto é compra de passagens aéreas, e essa mesma lógica serve para os hotéis.

Como no caso do avião, os hotéis funcionam de acordo com a demanda e a proximidade da data de reserva. A reserva pode ser feita com cerca de três a cinco meses de antecedência, para viagens nacionais e internacionais, considerando sempre os períodos de baixa e de alta temporada.

Quando os hotéis estão com poucos quartos disponíveis para determinada data e a procura fica maior, a tendência é aumentar o valor da acomodação. Se houver baixa quantidade de reservas, é possível que ocorram promoções. Nesse caso, é mais indicado garantir o menor preço com a reserva antecipada do que arriscar deixando para a última hora.

3. Preste atenção à localização do hotel

Um ponto muito relevante na hora de reservar hotéis para viagens corporativas é considerar a localização. Dessa forma, não vale a pena fazer a reserva naquele lugar lindo, confortável e barato se a localização não compensar em termos de praticidade para quem está viajando a serviço da empresa.

Para fazer essa escolha, é preciso levar em consideração a distância entre o aeroporto, proximidade dos pontos de transporte público e do lugar das reuniões. Portanto, faça uma pesquisa no mapa da cidade e estude a logística local, avaliando todos esses itens que citamos.

Estudar bem o lugar permite economizar com a utilização de transporte, ficar em pontos seguros e garantir o conforto do colaborador. Outra questão que deve ser observada é a existência de comércio perto, de forma que seja fácil encontrar mercados e farmácias, se houver necessidade.

4. Escolha quais são os filtros

Antes de começar a se preocupar com questões como lugares, localização e qualidade, é preciso saber o que é necessário para uma boa pesquisa de hotéis.

Nessa situação, é importante escolher os parâmetros de acordo com o tipo de viagem que a empresa planeja para o colaborador.

No caso das viagens de negócios, é importante escolher um lugar prático, de fácil acesso, confortável e ao mesmo tempo barato. Isso porque o colaborador vai passar mais tempo em reuniões e vai ao hotel para descansar. Assim, é preciso pensar nas necessidades.

As empresas podem auxiliar nesse caso e informar alguns parâmetros para que o colaborador preste atenção na hora de fazer a reserva. Essas medidas podem ser definidas por meio das políticas de viagens corporativas.

Confira alguns elementos que podem estar dentro dessas normas:

• definição do preço das diárias e das passagens aéreas;
• regras sobre a contratação de serviços de aluguel de carro ou táxis;
• quais são as despesas reembolsáveis e quais não são;
• como pedir o reembolso do que foi gasto;
• o que deve haver no relatório de viagem corporativa.

A partir de algumas dessas opções, os colaboradores podem estabelecer quais serão os filtros utilizados. Dessa maneira, fica mais fácil encontrar opções de hotéis que estão dentro do parâmetro.

5. Faça as comparações de hotéis

Após ter conhecimento de quais são os filtros definidos pela empresa, o colaborador consegue focar mais nas opções que se encaixem dentro das políticas de viagens corporativas.

No entanto, a existência dessas normas não tira a necessidade da pesquisa dos hotéis. Nem sempre, o destino terá disponíveis hospedagens que se encaixam na descrição de possibilidades definidas pela empresa.

Essas medidas apenas regularizam e determinam o quanto a empresa pode gastar com esse tipo de serviço, de modo que o gasto com a viagem não seja superior ao que foi esperado. O colaborador usa essas informações e pesquisa quais são as opções que estejam dentro das normas e que se adéquam à melhor localização e valor.

As normas facilitam, pois elas determinam quais são os filtros necessários para escolher o hotel. Assim, permitem que o colaborador tenha a autonomia de identificar qual delas é melhor para a sua viagem.

6. Observe sugestões de datas

Uma boa solução para encontrar melhores preços ao reservar hotéis é ter um cronograma sobre os compromissos de viagens corporativas com bastante antecedência.

Claro que situações de última hora podem surgir e ser extremamente vantajosas. Porém, tenha em mãos sugestões de datas mais interessantes na busca por economia e qualidade.

Como citamos, alguns períodos são considerados a “baixa temporada” das datas corporativas e costumam ter excelentes preços quando reservados antecipadamente. Evite pesquisar por semanas muito disputadas em cima da hora, porque o excesso de demanda tende a tornar os preços mais salgados e a afetar a experiência do colaborador.

Outra dica interessante é buscar datas alternativas. Por exemplo, se vai acontecer um evento segmentado do setor em determinada data, é natural que haja uma grande procura por hospedagem na véspera.

Logo, verifique a possibilidade de o colaborador fugir desse fluxo movimentado e chegar com alguns dias de antecedência ou ir embora depois. Se houver flexibilidade nas demandas de viagens corporativas, as chances de encontrar hotel barato são maiores.

7. Pesquise diferentes tipos de hospedagem

O mercado de hospedagens atualmente oferece um amplo leque de opções que vão muito além dos hotéis tradicionais e são igualmente confortáveis. Tudo isso, é claro, com uma boa variedade também de preços, que podem ser considerados atrativos conforme o contexto e os objetivos da sua empresa com viagens corporativas.

Abra o universo de possibilidades e considere locações de apartamentos ou casas por aplicativos de hospedagem, espaços compartilhados e até mesmo de um hostel quando a situação permitir.

Ter mais flexibilidade também nesse sentido traz ao colaborador mais autonomia na rotina da viagem e economia para a empresa em diferentes propostas.

Um bom exemplo disso é que, em um apartamento locado por aplicativos especializados, o hóspede tem à disposição uma cozinha completa e equipada que o permite preparar suas refeições, se houver tempo hábil para isso.

Outro ponto é que, em um espaço privativo e estruturado, é possível trabalhar nas estratégias da viagem de forma bem tranquila. Um ambiente coworking faz total diferença na rotina de profissionais em viagem que precisam elaborar relatórios, propostas ou realizar reuniões online com a própria empresa.

Agora, se realmente a viagem estiver lotada de compromissos e o colaborador for passar bastante tempo fora e a hospedagem se resumir praticamente a um local para dormir, o hostel é uma boa pedida. Existem diversas modalidades de quarto, desde compartilhados até os privativos.

8. Busque bairros alternativos

Ainda na linha de escolhas alternativas para reservar hotéis, também é interessante buscar bairros além dos mais próximos dos aeroportos e dos locais dos eventos corporativos. É importante enxergar o contexto como um todo e verificar se a região que concentra os melhores hotéis, por exemplo, realmente combina mais praticidade.

Sendo assim, faça uma pesquisa completa de rotas em relação aos endereços dos compromissos, busque outras opções bem avaliadas e calcule se elas se tornam funcionais na agenda do viajante.

Também vale a pena pegar dicas de quem já frequentou esses locais. Afinal, os relatos podem retratar a experiência de maneira mais fiel em relação aos pontos positivos e negativos dos trajetos e das hospedagens.

9. Avalie a estrutura

Um dos cuidados essenciais na reserva de hospedagem é assegurar uma estrutura minimamente confortável aos colaboradores em viagem.

É importante lembrar que os profissionais estarão fora de casa, logo, é preciso oferecer benefícios como um quarto arejado, banheiro limpo, café da manhã reforçado, internet veloz e espaço para trabalhar, dependendo do motivo da viagem.

10. Negocie o preço

A negociação do preço é comum quando se trata de viagens corporativas, sobretudo, em demandas recorrentes ou com grande volume de hóspedes. Não perca a oportunidade de pedir um desconto nas diárias ou nos serviços adicionais como o café da manhã cobrado à parte, por exemplo.

Muitos hotéis negociam o preço de forma estratégica visando fidelizar a empresa e assim firmar uma parceria de longo prazo. Se de um lado a empresa ganha ao pagar mais barato, de outro, o hotel será beneficiado com as boas avaliações e nova reserva em uma próxima demanda.

11. Analise as políticas de cancelamento

Reservar um hotel barato e pagar caro em caso de necessidade de cancelamento joga por terra todos os esforços para economizar nas viagens corporativas. Por isso, a importância de verificar antes quais são as políticas e taxas praticadas pelo hotel em relação ao cancelamento.

Ao comparar as alternativas de hotéis, avalie o custo total, incluindo a possibilidade de cancelamento e veja o que é mais vantajoso para a empresa. De todo modo, priorize os hotéis com cancelamento gratuito, pois imprevistos acontecem e podem impedir um funcionário de viajar na data reservada.

12. Contrate uma agência de viagem corporativa online

As empresas sabem que as viagens corporativas são importantes para a sua projeção no mercado. A contratação de uma agência de viagem corporativa online permite que elas tenham acesso às ferramentas que auxiliem nessa situação. Essas companhias oferecem o serviço especializado e evitam as dores de cabeça dos contratantes.

Elas promovem a rapidez e a praticidade necessárias para a organização de viagens, suporte para os viajantes, descontos e contato com empresas parceiras. O que parece ser um gasto se torna um investimento. Os benefícios podem ser inúmeros para quem opta por esse serviço. Basta escolher a agência certa.

A Tour House, por exemplo, dispõe do cashback e do self-booking. O cashback é quando o usuário recebe de volta o dinheiro gasto em compras e os reverte em descontos nas próximas aquisições. Já o self-booking é uma ferramenta que permite que o próprio colaborador faça as escolhas de viagem, de acordo com as normas internas.

Enfim, deve-se pensar em todos os detalhes para economizar nas reservas de hotéis para viagens de negócios. Para que essas jornadas corporativas tenham um bom resultado para a empresa, é preciso partir do planejamento.

Nesse sentido, contratar uma agência de viagens corporativas online potencializa o trabalho de busca personalizada. A reserva de hotel barato feita por agentes especializados permite mais estabilidade e garantia de experiências diferenciadas.

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