Qual a importância de uma agência de viagens para reduzir despesas?

Viagens corporativas trazem muitas oportunidades para uma empresa. Com elas, é possível fechar acordos, conhecer clientes e fornecedores, enviar funcionário em feiras e workshops que trarão mais conhecimento e expertise para a empresa. Por isso, cada vez mais empresas têm investido nas viagens.

Porém, esse não é um investimento baixo. Na maioria das vezes, viagens corporativas são um dos maiores gastos da empresa. O que muitos não sabem, no entanto, é que contratar uma agência de viagens corporativas pode ajudar a reduzir as despesas.

Como a contratação desse serviço pode ajudar a economizar? Confira no texto de hoje!

Melhores preços de passagem e hospedagem

Agências de viagens trabalham com altas demandas e, por isso, podem negociar os melhores preços com companhias aéreas e redes de hotéis. Como consequência, elas podem oferecer aos clientes preços muito mais baixos do que o normal – o que já é um bom começo para o seu orçamento.

Parcerias com diversos fornecedores

Do mesmo modo, agências de viagens conseguem boas parcerias com fornecedores de vários ramos e, por isso, podem oferecer serviços muito úteis para as viagens corporativas de sua empresa por preços amigáveis.

Por exemplo, o transfer entre hotel e aeroporto, aluguel de automóveis, locação de salas de reunião e até mesmo reservas em restaurantes podem sair mais em conta se contratados pela agência de viagens.

Ajuda com a burocracia

Quem já ficou responsável pelo planejamento de uma viagem, especialmente se foi uma viagem internacional, sabe que a burocracia é a parte mais difícil. São muitas as exigências, os documentos e as autorizações necessárias. É preciso descobrir se é necessário ter visto, encaminhar papéis para a embaixada, renovar passaporte, tomar vacinas… Cada país tem sua peculiaridade.

Em uma agência de viagens, todos os profissionais são altamente informados sobre esses assuntos e estão preparados para ajudar sua empresa. Assim, você economiza tempo e não corre o risco de cometer algum erro que possa cancelar a viagem ou custar um dinheiro extra para a empresa.

Atenção à política de viagens

A política de viagens é um documento que garante os padrões das viagens corporativas de sua empresa, e uma agência de viagens terá todo o cuidado necessário com esses padrões. Ela trabalhará com o tipo de hospedagem, cobertura de seguro-viagem e orçamento estabelecidos pela empresa.

Como a política é pensada para diminuir o orçamento das viagens corporativas, segui-la à risca é a melhor forma de economizar.

Controle rígido do orçamento

Do mesmo modo, a agência de viagens corporativas permite que a empresa mantenha um controle rígido do que é gasto durante a viagem. Com a emissão de relatórios gerenciais, você pode ver quais foram as despesas de cada colaborador, descobrir o que foi gasto em passagem, hospedagem e serviços extras e fazer ajustes financeiros quando for necessário.

Junto com o relatório entregue pelo funcionário, discriminando os gastos do dia a dia da viagem, os relatórios gerenciais ajudam a descobrir as tendências financeiras das viagens corporativas, o que pode levar a empresa a economizar no futuro.

Suporte 24 horas para imprevistos

Todo funcionário viajante fica a mercê de imprevistos durante a viagem e, muitas vezes, a empresa não tem como ajudá-lo. Mas as agências de viagens corporativas costumam oferecer um serviço de suporte 24 horas que estará sempre com o funcionário. Não importa se ele teve um problema de madrugada ou às duas da tarde: a agência está a apenas uma ligação ou um e-mail de distância.

Isso não só garante uma segurança e um conforto maior para o funcionário, mas também impede que a empresa tenha que gastar mais por conta de imprevistos. Ou seja, mais uma economia de tempo e dinheiro proporcionada pelas agências de viagens.

Contratar uma agência de viagem corporativa, à primeira vista, pode parecer um gasto desnecessário. A verdade, no entanto, é que elas são grandes aliadas na economia da empresa. Elas não apenas possibilitam um controle maior e mais eficiente dos gastos, mas também fazem com que as viagens corporativas de sua empresa sejam mais organizadas, mais eficientes e sem tantos contratempos possíveis.

Por isso, considere contratar uma agência de viagens corporativas para cuidar dos deslocamentos de sua empresa e dar mais tranquilidade para você e seus funcionários.

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