Sistema self booking: o que é e como ele funciona?

O sistema self booking é um importante aliado na busca pelo melhor custo-benefício em viagens corporativas. Se você tem dificuldades em controlar os custos e o tempo de deslocamento, saiba que esse recurso pode ser o que falta para a sua empresa alcançar excelentes resultados.

Afinal de contas, quanto mais informações estiverem disponíveis, melhor será a experiência dos colaboradores durante cada uma das etapas. Tudo isso com menos riscos na hora de realizar os pagamentos e aplicar diferentes soluções estratégicas para lidar com os imprevistos.

Quer saber mais? Vamos mostrar como funciona o sistema self booking e suas vantagens. Acompanhe!

O que é o sistema self booking?

Trata-se de uma plataforma que reúne todas as informações em um só lugar sem precisar de terceiros para operar. Os próprios colaboradores fazem as reservas e os agendamentos das viagens e dispensam a intermediação humana, por exemplo. É possível cumprir todos os processos de forma prática e organizada, desde o planejamento até o check-out.

Tudo isso acontece conforme as orientações da política de viagem definida e cadastrada previamente pela própria empresa na plataforma. Assim, fica claro o limite de gasto para uma passagem aérea ou outras solicitações necessárias na hora do deslocamento.

Quais são as principais vantagens?

O self booking é um sistema corporativo essencial para otimizar a gestão de viagens. Isso porque promove desde uma melhor eficiência operacional até a redução de custos. A seguir, detalhamos os principais benefícios da ferramenta.

Gerenciamento eficiente

Ao tomar todas as decisões de maneira unificada, fica muito mais simples ter o controle financeiro e encaixar as despesas no orçamento disponível. Isso traz mais conforto ao time de viajantes e permite um olhar estratégico em longo prazo, incluindo as ações que precisam ser adotadas para alcançar os objetivos.

Maior autonomia

O sistema self booking permite que empresas gerenciem reservas de passagens, hospedagens e outros serviços de viagem de forma autônoma, sem a necessidade de intermediários.

Diferente das agências tradicionais, que exigem contato com consultores e podem levar mais tempo para concluir reservas, o self booking oferece uma plataforma digital onde o próprio colaborador realiza a reserva dentro das diretrizes estabelecidas pela empresa.

Com as decisões nas mãos do viajante, ele próprio consegue criar uma melhor experiência porque soluciona questões que não saíram exatamente como o esperado nas últimas reservas. Se um serviço não cumprir as expectativas, pode ser escolhido algo novo, desde que esteja dentro do orçamento de viagem previamente estipulado.

Suporte facilitado

Diante do suporte oferecido pela plataforma, os colaboradores conseguem se programar para os deslocamentos com antecedência. Caso aconteça algum imprevisto, também não é preciso fazer reprogramações, pois o próprio sistema self booking oferece soluções.

Isso resulta em maior controle, transparência e agilidade no processo, reduzindo custos administrativos e garantindo maior eficiência operacional.

Redução de erros humanos

Com um sistema self booking, as políticas de viagem da empresa são programadas e aplicadas automaticamente, o que ajuda a minimizar os erros humanos. A solução bloqueia reservas que não estejam dentro das diretrizes corporativas, evitando gastos indevidos.

Isso garante que as reservas estejam sempre em conformidade com os parâmetros pré-definidos, evitando gastos desnecessários ou indevidos e proporcionando maior segurança no controle do orçamento de viagens.

Redução de custos

O motivo da redução de despesas com a adoção do self booking é que esse tipo de sistema costuma ser programado para encontrar os melhores preços conforme os objetivos pré-determinados pela empresa.

Além disso, a eliminação de intermediários, como agências de viagens, também é determinante para o melhor gerenciamento financeiro.

Diversidade de escolhas

A plataforma traz um filtro com diversas opções de buscas, conforme as necessidades do viajante. Além de comparar preços, é possível analisar detalhes como hospedagem, traslados, atividades extras e pacotes combinados, levando em conta fatores como conveniência, localização e conforto.

Essa flexibilidade permite atender a diversos perfis de viajantes dentro da empresa, seja para uma viagem de negócios que exija praticidade e conforto, ou para uma viagem mais econômica e flexível.

Comparação em tempo real

A capacidade de comparar opções de tarifas em tempo real também reforça por que utlizar um sistema self booking. A plataforma analisa várias fontes de dados, considerando o custo-benefício, as preferências do viajante e a conformidade com as políticas da empresa.

Isso permite que o colaborador encontre rapidamente a opção mais econômica entre passagens, hoteis, transporte terrestre e outras facilidades, sem comprometer a qualidade da experiência. A comparação em tempo real também ajuda a identificar oportunidades de descontos ou tarifas promocionais.

Melhor utilização do tempo

O tempo em um roteiro de viagem corporativa precisa ser minuciosamente calculado para que tudo aconteça como o esperado. Portanto, ao visualizar as contratações em um único lugar, é mais fácil planejar as necessidades da viagem dentro do tempo hábil.

Além de não sobrecarregar o colaborador, isso evita possíveis desencontros na agenda de compromissos com os clientes. Os gestores também podem aprovar ou rejeitar solicitações de forma ágil.

Relatórios automáticos

O self booking gera relatórios automáticos que podem ser customizados para acompanhar despesas específicas, fornecendo uma visão clara dos custos totais.

Com os dados, a empresa consegue identificar padrões de consumo, acompanhar o cumprimento do orçamento e tomar decisões informadas sobre o planejamento financeiro de viagens corporativas.

Como implementar um sistema self-Booking na sua organização?

Para implementar o self booking de forma bem-sucedida, é essencial seguir etapas fundamentais na empresa. São elas:

1. Definição de diretrizes

Estabeleça políticas claras de viagens, incluindo limites de gastos e fornecedores preferenciais.

2. Escolha da plataforma ideal

Avalie fornecedores com base em funcionalidades, integrações e suporte.

3. Treinamento dos colaboradores

Realize treinamentos para garantir que os funcionários saibam como utilizar o sistema corretamente.

4. Monitoramento e ajustes

Após a implementação, acompanhe os resultados e faça ajustes conforme necessário.

Como garantir que os colaboradores sigam as diretrizes da empresa ao reservar passagens?

Uma das principais preocupações das empresas ao adotar o self booking é garantir que os colaboradores sigam as regras estabelecidas. Para isso, algumas estratégias podem facilitar a adaptação.

Configurar limites e aprovações

O sistema pode ser ajustado para impedir que reservas ultrapassem os limites financeiros definidos pela empresa. Dessa forma, os colaboradores ficam restritos a escolher opções que estejam dentro das diretrizes orçamentárias.

Oferecer incentivos para conformidade

Ao premiar os colaboradores que seguem corretamente as diretrizes, é possível estimular o cumprimento das regras de forma mais engajante. Esses benefícios podem variar de reconhecimento simples a bônus, dependendo da cultura da empresa.

Realizar monitoramento contínuo

Com os relatórios é possível identificar padrões de uso e a ajustar políticas conforme necessário. Isso garante que as estratégias de viagem estejam sempre alinhadas com os objetivos financeiros e operacionais da empresa.

Criar canais de suporte

Criar canais de comunicação para tirar dúvidas sobre a plataforma melhora a utilização do sistema e fortalece a adesão às diretrizes de maneira natural e sem dificuldades.

E quais as melhores práticas de self booking para gestores?

Abrir o sistema self booking aos colaboradores é uma boa opção para alinhar todas as informações, receber o feedback deles sobre o que realmente funciona durante o deslocamento e facilitar a comunicação interna. Mas para que essa estratégia funcione, se torna necessário que os gestores adotem as melhores práticas de self booking. Confira algumas dicas.

Alinhamento com as políticas internas

O sistema deve funcionar em conjunto com as políticas internas de viagens e as regras da instituição. Com isso, os processos são otimizados de maneira mais organizada e os resultados positivos se destacam.

Melhor experiência

Ao oferecer esse tipo de autonomia, é importante deixar claro que a empresa incentiva que o colaborador tenha a melhor experiência possível durante o deslocamento para que se sinta confiante na hora de desempenhar suas atividades. No entanto, tudo precisa ser devidamente encaixado com os objetivos da viagem e as regras internas com foco na economia de tempo.

Customização do serviço

O sistema self booking permite a customização do serviço. Ou seja, é possível aplicar regras para que as pesquisas sejam realizadas conforme as possibilidades de cada viagem. Assim, o colaborador precisa se justificar sempre que deixar de seguir uma recomendação previamente alinhada, e os gestores acompanham cada passo das movimentações.

Isso é muito importante para identificar os pontos em que podem existir melhorias, onde mais se gasta, o que deve ser incluído e o perfil do colaborador indicado em cada atividade em deslocamento. Os dados gerados permitem fazer previsões da média de gastos necessária para as próximas viagens de categorias.

Relatórios

Os relatórios são essenciais para análises das decisões e entender o efeito das escolhas para o andamento do trabalho. Como todos os dados ficam devidamente armazenados, com acesso fácil aos gestores administrativos, caso aconteça alguma falha ou um serviço não oferecer o atendimento adequado, fica mais simples encontrar soluções em conjunto.

Programas de fidelidade

Os programas de fidelidades também são importantes aliados. Dentro do próprio sistema self booking, muitos benefícios são oferecidos para facilitar a logística ao máximo.

As milhas são os mais utilizados por trazerem vantagens conforme cada viagem realizada. Mas é preciso ir além das preferências dos seus colaboradores e prestar bastante atenção no regulamento de cada opção de programa para evitar imprevistos.

Agora você já sabe como funciona o sistema self booking. A dica para fazer o melhor uso possível da plataforma é contar com a ajuda de uma empresa especializada no assunto, como a Tour House, para tirar as dúvidas e aproveitar todos os benefícios de maneira personalizada.

Para saber mais sobre como o self booking pode transformar a gestão de viagens da sua empresa, acesse veja como a solução pode aumentar a produtividade e diminuir os custos da sua empresa!