Agência de viagens para empresas: saiba como escolher a melhor

Além de planejar os objetivos profissionais e definir metas, o processo de organizar uma viagem corporativa envolve mais fatores importantes. É preciso que a empresa encontre as passagens, opte pela hospedagem adequada, verifique a necessidade de alugar um carro, entre outros detalhes

Para facilitar essa tarefa, uma boa saída é contar com a ajuda de uma agência de viagens. Com uma agência especializada em viagens de negócios, as principais etapas da organização podem ser concluídas em um só lugar, evitando que seja preciso fazer cada reserva separadamente. Isso economiza uma grande quantidade de tempo e trabalho.

E como se já não fosse o bastante, dependendo da agência escolhida a empresa também consegue otimizar seus custos, tendo acesso a descontos e benefícios. Mas, como acertar na escolha da agência e conseguir aproveitar essas vantagens? Decidir qual é a opção mais adequada para sua empresa depende de alguns critérios que devem ser levados em consideração. Confira quais são os principais, a seguir!

Experiência da agência

Antes de tudo, é preciso lembrar que a empresa está confiando uma importante tarefa para a agência de viagens, então o ideal é que tenha segurança na sua escolha. Para isso, é fundamental que priorize a experiência na hora de pesquisar sobre suas opções.

Antes da decisão, verifique há quantos anos a agência já atua na área, a média de viajantes e empresas que já atendeu e se tem um endereço fixo de escritório. Essas são algumas informações que devem estar claras para que não haja o risco de contratar um serviço amador ou até mesmo irregular. Não deixe de confiar na agência e ter a certeza de que está trabalhando com uma firma preparada. Assim, dá para manter a tranquilidade desde o início até o fim da viagem.

Referências de terceiros

Buscar referências é sempre uma ótima maneira de confirmar se a agência de viagens é ou não uma boa alternativa. Elas podem ser encontradas diretamente com outras empresas e profissionais parceiros, por meio de indicações, ou pedindo opiniões sobre alguma delas em específico.

As referências também estão espalhadas pela internet, em sites próprios, redes sociais e ferramentas de busca. Em alguns casos, no site da agência existe um espaço reservado para o feedback dos clientes. É interessante conferir e verificar se o público atendido é semelhante ao da sua empresa, e se os pontos altos do serviço estão de acordo com o que você procura.

Lembre-se também de verificar sites de reclamações e observar se existem relatos de clientes que tiveram problemas — e a gravidade deles. Se sim, note como a agência lida com a resolução das questões. Essa é uma excelente forma de evitar futuras surpresas desagradáveis.

Serviços compatíveis com a necessidade da empresa

Assim como é importante saber se a empresa faz parte do público-alvo da agência, também é fundamental que os serviços oferecidos por ela estejam alinhados com suas necessidades.

A empresa é de pequeno, médio ou grande porte? Deseja ter liberdade para pesquisar e comparar valores de hospedagens, passagens e aluguéis ou que tudo seja decidido pela agência? Prefere ter controle sobre os gastos realizados ou essa não é uma prioridade? Quer ter acesso a programas de benefícios? Todas essas questões ajudam a definir quais são os tipos de serviços mais adequados para cada caso. 

Uma vez definidas as necessidades, a procura pela melhor agência fica mais acertada. Basta comparar aquilo que cada uma oferece, considerando as prioridades e avaliando o melhor custo-benefício.

Atendimento suporte

Viagens corporativas não são imunes a imprevistos! Isso porque pode acontecer de um compromisso profissional ser cancelado, adiado ou remarcado em cima da hora, da empresa precisar falar com a agência fora do horário comercial por conta de alguma questão emergencial, enfim, são problemas comuns e que precisam ser solucionados rapidamente.

Por isso, antes mesmo das primeiras reservas ou contratação, confirme se a agência de viagens dispõe de um suporte para casos como os mencionados. Saiba como funciona a política de cancelamento ou remissão de passagens, e se há um número de telefone para contato em horários pouco comuns. E-mail e plataformas de chat também são importantes para o esclarecimento de dúvidas e outros tipos de atendimento.

Qualidade do atendimento

É possível observar muito sobre a agência de viagens, já nos primeiros atendimentos, apenas pela forma como ela lida com os clientes. Se a agência consegue manter um contato bacana com a empresa, respondendo mensagens e solucionando dúvidas com presteza e cordialidade, por exemplo, é um bom sinal.

Já se o contato é difícil, se ela demora a dar um retorno ou não é suficientemente clara nos esclarecimentos, é provável que a empresa enfrente alguns desafios caso precise de algum suporte futuramente. Lembre-se de entrar em contato antes de optar pelo serviço e de observar se o site da agência incentiva e facilita a comunicação.

Além da comunicação ser crucial para avaliar a qualidade do atendimento, também é necessária para adequar as expectativas da empresa com a função prestada pela agência. Saber o que está adquirindo é fundamental!

Recursos tecnológicos

A agência conta com uma plataforma de bom manuseio para que o cliente consiga pesquisar e ter fácil acesso às suas opções de compras? Existem canais de atendimento online? Disponibiliza algum tipo de relatório digital para gerenciar gastos e informações importantes sobre as viagens realizadas pela empresa?

Uma boa estrutura tecnológica é responsável pela praticidade na tarefa de organização. Lembre-se que, quanto mais etapas puderem ser resolvidas online, mais tempo é economizado. Opte, então, por uma agência que seja capaz de oferecer recursos úteis para a preparação e administração das viagens.

Escolher uma agência de viagens que tenha um olhar atencioso para cada um desses critérios é ter a certeza de que tomou a melhor decisão. E com um serviço que facilite os preparativos da viagem, mais oportunidades a empresa e o viajante têm de focar nos planos profissionais e nos benefícios que o percurso trará. Depois disso, é só aproveitar os bons resultados alcançados!

Gostou do artigo e quer conhecer uma ótima opção de agência online? Entre em contato e descubra como podemos ajudar a preparar a sua viagem corporativa!