6 dicas de gestão de eventos corporativos

6 dicas de gestão de eventos corporativos

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A gestão de eventos corporativos é uma questão realmente desafiadora pela quantidade de decisões que precisam ser tomadas. Além disso, é preciso considerar a disponibilidade do orçamento para traçar estratégias direcionadas.

Dessa forma, saiba que existe todo um planejamento que precisa ser seguido para não perder o foco na organização e entender o que o público deseja. Assim, fica mais simples impulsionar os resultados e mensurar os pontos positivos para repeti-los a longo prazo.

Quer saber mais? Mostraremos neste artigo 6 dicas sobre como fazer a gestão de eventos corporativos. Acompanhe abaixo.

1. Defina objetivos

O primeiro passo para fazer uma boa gestão de eventos corporativos é definir quais são os objetivos. Afinal de contas, só será possível mensurar os resultados se a empresa souber onde ela quer chegar com a ação e, assim, criar um histórico de referência para ser usado nos trabalhos futuros dentro da mesma área. Sem contar que ao definir o objetivo, também será mais fácil criar estratégias direcionadas.

Então, saiba se é um evento interno ou externo, que trabalha a imagem positiva da marca, se tem a intenção de aumentar vendas, motivar colaboradores, lançar um produto ou simplesmente comemorar números de sucesso. As possibilidades são infinitas e, inclusive, é muito interessante montar um calendário anual com antecedência para não deixar nenhuma data corporativa de fora dos planos de eventos.

2. Estude o público

Conhecer para qual público o evento corporativo será destinado é outro ponto que faz parte dos pilares da organização eficiente. Quando os gestores optam por entregar uma programação genérica, por exemplo, os resultados podem não ser tão eficientes e o investimento no evento acabar como um tiro no escuro. Dessa forma, logo após definir os objetivos, faça um estudo detalhado de público.

Por mais que você já conheça o interesse do seu público-alvo neste caso, vale buscar por atualizações e diferenciais no setor que podem não apenas fazer com que a ação seja positiva, mas com que ela se torne especialmente inesquecível. Se for o caso de um evento corporativo externo, então, é essencial ter ainda mais capricho porque impacta diretamente no relacionamento de confiança entre empresa e colaborador.

3. Faça um orçamento detalhado

Realmente nada acontece sem um orçamento bem detalhado. Isso vale desde uma simples festa de aniversário para duas pessoas até uma grande comemoração corporativa para 500. Logo, após entender os objetivos, o tipo de evento e os interesses do público, avalia os valores disponíveis e coloque tudo na ponta do lápis como uma forma de agilizar as contratações de serviços.

Esse tipo de medida cautelosa é outro ponto que definirá o sucesso do evento porque, muitas vezes, os valores disponíveis são direcionados equivocadamente e algumas deficiências ficam perceptíveis. Por exemplo, existe um cálculo errado na quantidade de alimentação, e o evento não consegue servir a todos com a mesma proporção. Isso é algo que mostra despreparo e será comentado como um efeito negativo.

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4. Monte um checklist

Mesmo que você já tenha uma certa experiência em eventos corporativos, o checklist é a garantia de que todos os tópicos presentes no planejamento serão colocados em prática e não acontecerá nenhuma surpresa desagradável durante o grande dia.

De fato, por se tratar de algo complexo ao qual o nome de uma empresa está diretamente relacionado, cada detalhe importa e listá-los torna detalhadamente o processo mais simples e eficiente. Além disso, por conta de um checklist bem elaborado, é possível solucionar imprevistos antes que eles comprometam o evento.

Caso algum fornecedor desmarque em cima da hora, por exemplo, quando cada detalhe está devidamente organizado, é possível montar planos emergenciais para solucionar os pontos fora do esperado e manter o foco na experiência de qualidade que será oferecida sem adicionais custos desnecessários.

5. Procure pelos melhores parceiros

E por falar em criar soluções eficientes com antecedência, o melhor caminho quando se trata da gestão de eventos corporativos é procurar pelos melhores parceiros e prestadores de serviços. Além de não precisar passar nenhum tipo de sufoco com a montagem do checklist, contratar fornecedores que já possuem experiência no assunto e logística otimizada faz toda a diferença na estratégia.

O Principal ponto, aqui, é agilizar os processos e tirar todas as dúvidas com antecedência para que os contratos de prestação de serviços preservem a empresa contratante contra os imprevistos e garantam o melhor ao seu público. Então, faça uma seleção com algumas opções e escolha com base não só no orçamento, busque informações adicionais e crie uma boa parceria a longo prazo.

6. Invista em divulgação

Não importa qual seja o segmento de atuação da empresa, se ela investe em eventos corporativos precisa ter uma excelente campanha de divulgação. Isso porque na questão que envolve entender as estratégias deste tipo de investimento entra também a necessidade de alcançar o público selecionado para conseguir não apenas os resultados, mas também mensurar como a estratégia foi validada.

Dessa forma, entenda como é a melhor linguagem usada pela empresa para se comunicar com o seu público e crie uma campanha direcionada para este tipo de evento. É muito interessante que tudo seja feito com bastante antecedência para que os responsáveis pela gestão do evento avaliem a eficiência do material e a resposta do público neste tipo de comunicação.

TH Intelligence

O TH Intelligence, que é o Business Intelligence desenvolvido pela Tour House, traz uma série de diferenciais na gestão de eventos corporativos. Esta plataforma conta com SmartData e BigData, que incluem também o gerenciamento de viagens corporativas com acesso on-line e dinâmico de qualquer tipo de dispositivo móvel. A partir de seus recursos é mais simples criar relatórios, organizar dados e identificar uma série de oportunidades.

Agora você já sabe como funciona a gestão de eventos corporativos e a sua importância para que tudo aconteça como o esperado. Uma excelente dica aqui também é contar com a ajuda de tecnologias especializadas neste tipo de serviço para tornar as etapas mais otimizadas e identificar as melhores oportunidades.

Gostou das informações do artigo? Então, entre em contato agora mesmo com a Tour House e se informe sobre os diferenciais na gestão de eventos.

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