Guia completo dos principais destinos no Brasil para viagens corporativas

As viagens corporativas são uma estratégia de marketing importante para ampliar a influência e as atividades empresariais das companhias. Elas podem ser uma ferramenta para ajudar a empresa a crescer, mas devem ser bem planejadas, para evitar gastos desnecessários de recursos e, mesmo assim, garantir o conforto dos viajantes.

Quer saber mais sobre essa atividade e sobre como escolher os principais destinos no Brasil para viagens corporativas? Então, continue com a gente e acompanhe a leitura a seguir para ficar por dentro dos detalhes que permitem organizar viagens corporativas bem-sucedidas. Boa leitura!

Como anda o mercado de viagens corporativas no Brasil?

O mercado de viagens corporativas vem crescendo muito por aqui. Com um público bastante específico, esse segmento já representa uma fatia importante na economia nacional e movimenta grande parte do fluxo de deslocamentos domésticos.

Dados da Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas (Alagev) indicam que, em 2017, entre 60% e 70% das viagens domésticas no Brasil foram corporativas. E, segundo a associação, esse mercado está em plena expansão, já que algumas empresas têm essas viagens entre suas principais despesas fixas, depois da folha de pagamento.

Uma pesquisa por amostragem com 90 empresas sócias da Alagev (que têm entre 1 mil e 5 mil funcionários) mostra que, em 2017, seus gastos chegaram a R$ 64 milhões em 486 mil viagens domésticas. Com os trechos internacionais, o gasto dessas mesmas companhias atingiu os R$ 33 milhões em 6 mil deslocamentos.

Esse mercado movimenta diferentes segmentos da cadeia produtiva do turismo. Entram aí os setores aéreo, hoteleiro e gastronômico, entre outros. Além disso, o turista corporativo também consome serviços de lazer, e há empresas que permitem que ele amplie sua estadia no destino por conta própria.

Por onde começar o planejamento de viagens corporativas?

O planejamento de viagem corporativa inclui muitos detalhes, e todos eles devem ser tratados com atenção, porque qualquer deslize pode levar a dificuldades no decorrer da viagem, além de custos extras. Veja, a seguir, quais passos seguir para fazê-lo da melhor forma possível.

Conheça a política de viagens da empresa

É na política de viagens da companhia que estão todos os direcionamentos necessários para as viagens corporativas. Ela inclui desde os documentos necessários até o controle de gastos, passando pelos passos a serem seguidos no planejamento.

Todos os colaboradores devem ter conhecimento desse documento, para que saibam como atuar nessa situação. Além disso, é essencial adotar normas de segurança. Uma boa prática é implementar o preenchimento de um formulário para informar dados de contato e horários de compromisso na viagem.

Providencie a documentação

Em viagens corporativas, é essencial ter em mãos todos os documentos necessários. Isso deve ser feito com antecedência para garantir que haja tempo suficiente para providenciar qualquer documentos que não esteja disponível.

Compre as passagens antecipadamente

Sempre que possível, vale a pena fazer todo o planejamento da viagem corporativa com antecedência. Isso inclui a compra das passagens. Antes de efetuar a aquisição, vale, portanto, fazer uma pesquisa abrangente de possibilidades: dessa forma, é mais fácil conseguir comprar passagens aéreas baratas. Entre as possibilidades, estão a pesquisa e a comparação de preços de viagens online, que ajudam a encontrar bilhetes a preços mais competitivos.

Analise o destino

Os gastos da viagem corporativa podem variar conforme o destino. Por isso, analisá-lo ajuda a definir o valor que os colaboradores podem gastar quando estiverem fora. É importante avaliar, ainda, se hotéis mais próximos dos locais que o profissional precisará visitar não têm preços melhores e se a inclusão de refeições não torna tudo mais cômodo e adequado (inclusive em termos de custo).

Escolha o hotel

Depois de avaliar as opções, escolha a alternativa mais apropriada — para isso, é preciso saber os horários de chegada e de saída do local, para avaliar a necessidade de dar entrada mais cedo ou sair mais tarde da hospedagem. Em viagens corporativas, é comum que a diária inclua o café da manhã. Além disso, vale a pena verificar se é vantajoso incluir almoço e jantar no mesmo local.

Reserve os traslados

É comum que, em viagens corporativas, os eventos estejam concentrados em um único local. Nesse caso, é necessário prever apenas um táxi para levar o colaborador até o hotel e outro para conduzi-lo de volta ao aeroporto. Quando a viagem inclui visitas a diversos pontos, porém, pode ser interessante alugar um carro para o colaborador. O veículo pode ser retirado por ele assim que chegar ao aeroporto ou à rodoviária.

Pense nas despesas extras

O colaborador precisa estar preparado caso haja imprevistos. Isso inclui refeições feitas fora do hotel, combustível, táxis, telefonemas e outros custos não programados. A partir das características do destino, é possível reservar o valor adequado para essas situações.

Considere as necessidades do colaborador

Sempre que um profissional faz uma viagem corporativa, é importante que tenha à disposição o apoio e a estrutura necessários para atuar de forma apropriada. Por isso, a companhia deve considerar alguns fatores e prover determinadas estruturas para ele. Acompanhe!

Conforto e segurança

Entre os principais aspectos das viagens corporativas, estão o conforto e a segurança. Se, por um lado, é importante avaliar preços e condições de pagamento de empresas aéreas e hotéis, por outro, é essencial considerar a qualidade dos serviços prestados.

Tanto o transporte quanto a hospedagem devem ser os mais confortáveis dentro das possibilidades da companhia. Afinal, se não o forem, podem estressar o profissional e, assim, atrapalhar sua produtividade.

Adaptação

Para que a experiência do viajante corporativo seja a mais agradável, é essencial que a empresa ofereça apoio para que ele se adapte rapidamente ao destino — especialmente se for no exterior. Assim, é importante, por exemplo, que a companhia ofereça ou subsidie cursos de idiomas ou, se não for esse o caso, que contrate guias e tradutores.

Outra providência que pode ser importante é a adaptação de ferramentas corporativas — como cartões de visita, pré-contratos e cartas de intenção. Nesse caso, vale investir em um serviço especializado de tradução.

Autonomia

Os colaboradores devem conhecer bem a política de viagens da empresa para que possam administrar os recursos da melhor forma possível. Oferecer a eles autonomia para determinar quais gastos são necessários vai fazer com que tenham de controlar as despesas sem autorização prévia. Uma boa ideia é usar ferramentas individuais de controle, como relatórios de viagem.

Como escolher o melhor destino para viagens corporativas?

Quando se fala de turismo corporativo, nem sempre escolher o destino é uma opção, já que, muitas vezes, ele está atrelado à matriz da empresa ou do parceiro que se vai visitar. Nesse caso, é preciso estudar o lugar e escolher as melhores opções para que os colaboradores que participarem da viagem não fiquem perdidos.

Se a escolha estiver liberada, entretanto, vale a pena observar quais são as possibilidades oferecidas por cada localidade e se elas são adequadas às necessidades da companhia e de seus profissionais. Não existem destinos melhores e piores: há, na verdade, cidades com mais ou menos afinidades com as expectativas da empresa.

Quais são os principais destinos no Brasil para viagens corporativas?

Os principais destinos no Brasil a receberem turistas corporativos são São Paulo (SP), Rio de Janeiro (RJ), Curitiba (PR), Belo Horizonte (MG), Brasília (DF) e Belém (PA). Veja, a seguir, especificidades sobre eles.

São Paulo

São Paulo já tem tradição no mercado de viagens corporativas. A cidade é precursora na oferta de serviços para esse público e tem uma vasta oferta de espaços para eventos de todos os portes e tipos. Além disso, quem faz uma viagem a São Paulo pode contar com o apoio de empresas especializadas e profissionais experientes no fornecimento de produtos e serviços específicos para encontros de negócio.

Rio de Janeiro

O Rio de Janeiro é uma localidade que se destaca no cenário do turismo corporativo. A cidade tem uma pluralidade de ofertas de serviços e de estruturas para a realização de eventos, e sua rede hoteleira está preparada para atender ao turista corporativo. E não para por aí: seu clima e suas belezas naturais são diferenciados.

Curitiba

Curitiba já é um dos principais destinos corporativos do Brasil: mais de 30% das pessoas que viajam à capital paranaense são turistas corporativos. A cidade tem hotéis de qualidade, bem como espaço para eventos e pontos gastronômicos de destaque.

Belo Horizonte

Com uma ampla rede de hotéis, bares e restaurantes, Belo Horizonte tem dinâmica própria, como locais específicos para abrigar grandes eventos. Muitos hotéis da cidade costumam oferecer descontos nos finais de semana, já que seu maior movimento é nos dias úteis.

Brasília

Brasília é outra localidade importante no cenário das viagens corporativas. Como recebe políticos de todas as regiões do país, tem infraestrutura favorável para eventos corporativos. A maioria dos hotéis tem espaço para reuniões, salões de festa e salas de convenções. Paralelamente, existe uma ampla estrutura de bares e restaurantes.

Belém

A capital paraense já desponta como destaque no turismo corporativo. A cidade tem hotéis especializados em hospedagem corporativa, centros de eventos e centros de convenções com capacidade para comportar diferentes atividades de negócios.

Como escolher a hospedagem para viagens corporativas?

O primeiro passo é fazer uma análise dos hotéis locais e escolher o mais apropriado em termos de custo-benefício. Por exemplo, uma hospedagem próxima ao local em que o profissional da empresa vai trabalhar é, em geral, mais interessante que uma opção afastada, já que permite economizar em tempo de deslocamento e até em transporte.

Ao fazer as reservas, é importante verificar os horários de entrada e saída do hotel, bem como confirmar a chegada e a partida do colaborador. Assim, garante-se que a reserva seja feita para o período certo e que não haja gastos desnecessários.

É comum que hotéis acostumados a lidar com turistas corporativos ofereçam o café da manhã incluso na diária. Além dele, conforme já dissemos, pode ser interessante verificar a possibilidade de as demais refeições serem feitas lá mesmo ou, se for o caso, em estabelecimento próximo ao local de trabalho (se as atividades não acontecerem no próprio hotel).

Identificar os hotéis que melhor atendem às necessidades do colaborador demonstra que a empresa valoriza o tempo de trabalho nas viagens. Afinal, escolher o hotel certo ajuda a garantir que o trabalho seja realizado no tempo previsto. Veja, a seguir, alguns critérios a se considerar!

Conheça as prioridades dos viajantes

É importante conhecer as prioridades dos profissionais que vão participar da viagem. Alguns podem querer, por exemplo, que o hotel tenha áreas de lazer, como piscina e academia. Com base nessas informações, é mais fácil direcionar a pesquisa.

Entenda como funcionam as redes hoteleiras

Uma das vantagens de optar por cadeias de hotéis é o fato de elas oferecerem um serviço consistente em todos os destinos. Além disso, é comum que tenham programas de fidelidade, o que pode fazer diferença em orçamentos futuros.

As economias associadas a esses programas podem ser significativas se a empresa tem muitos profissionais que viajam a trabalho. Além disso, se possível, vale optar por redes associadas a programas de milhagem aérea, para acumular pontuação adicional em passagens.

Por outro lado, pode haver inconvenientes. Um deles é o preço, já que é comum que seja superior ao de opções independentes, mesmo com as economias proporcionadas pelos programas de fidelidade.

Saiba se há comodidades disponíveis no hotel

As comodidades oferecidas pelo hotel podem afetar significativamente o preço das diárias, mas oferecem valor aos hóspedes. É importante saber, por exemplo, se há restaurante, academia e serviço de quarto. Quando as estadias forem longas, também é essencial informar-se sobre se o hotel oferece serviços de lavanderia ou limpeza a seco.

Prefira hotéis que ofereçam cancelamento gratuito

É bom verificar se o hotel oferece cancelamento gratuito, para o caso de a viagem sofrer alterações em datas ou horários. Assim, evita-se arcar com despesas desnecessárias.

Avalie as opções de pagamento

Geralmente, hotéis especializados em turistas corporativos oferecem diferentes opções de pagamento. É possível, por exemplo, fornecer um cartão corporativo ao colaborador, para que ele mesmo pague a conta ao deixar o estabelecimento. Outra opção é solicitar que o hotel fature as despesas diretamente para a empresa. Há, ainda, a possibilidade de utilizar pontos acumulados no programa de fidelidade.

É importante, então, saber quais opções de pagamento o hotel oferece. Assim, fica mais fácil definir qual delas traz mais benefícios para a empresa e para o funcionário.

Como resolver os traslados em viagens corporativas?

Não existe um padrão único para as viagens corporativas. Por isso, é importante avaliar a necessidade de traslados. Se o colaborador tiver de visitar muitos pontos diferentes, como já apontamos, talvez valha a pena alugar um carro; assim, ele pode se deslocar mais livremente.

Nesse caso, é importante reservar o veículo com antecedência e programar sua retirada para quando o profissional chegar ao aeroporto ou à rodoviária. O colaborador deve ter conhecimento da política de viagens da empresa e saber como será feito o controle de gastos do automóvel.

Se os eventos forem realizados no hotel, serão necessários somente um táxi que leve o profissional até o hotel e outro para, posteriormente, conduzi-lo ao aeroporto. Em alguns casos, podem ser feitas reservas antecipadas, mas, se isso não for possível, o próprio colaborador pode ter dinheiro em mãos para esse fim.

Como fazer um orçamento adequado para viagens corporativas?

As viagens corporativas podem ser uma fonte de gastos para as empresas, mas envolvem objetivos maiores e, normalmente, fazem parte da estratégia comercial da companhia. É assim, por exemplo, que a empresa amplia mercados e divulga sua marca — isso sem falar na capacitação da equipe.

Para reduzir os custos com as viagens corporativas de forma que a organização continue a investir nelas sem comprometer seus recursos, é essencial saber como fazer um orçamento adequado. Veja, a seguir, algumas dicas!

Faça um planejamento adequado

Esse é o primeiro passo. É a partir do planejamento que se pode organizar a viagem corporativa e fazer um controle financeiro preciso dos custos envolvidos. Por isso, a empresa deve ter uma parcela do orçamento separada para esses eventos.

Entenda a dinâmica de viagens da empresa

Com base em informações do passado, é possível definir a estratégia adequada para abordar as viagens corporativas da empresa. É essencial reunir o máximo de informações possível para identificar oportunidades de melhoria.

Identifique as principais fontes de gastos

Entre os gastos mais significativos das empresas, estão as viagens corporativas. E isso piora quando não há planejamento adequado. Se, por um lado, não se pode abrir mão da qualidade do serviço e do conforto da equipe, é importante pesquisar os melhores preços e opções.

Vale a pena, então, identificar quais são as principais fontes de gastos para saber por que a companhia está gastando mais recursos e, assim, poder evitar essas situações. Algumas das principais ocorrências de desperdício são:

• viagens de última hora e sem planejamento;
• compra de passagens mais caras por falta de pesquisa adequada;
• reserva de hotel distante dos pontos de interesse no local de destino.

Considere a ocorrência de imprevistos

Ser capaz de prever custos é fundamental para o planejamento de viagens corporativas. Por isso, é preciso considerar os riscos com imprevistos e a consequente necessidade de uma margem orçamentária maior. Ao definir o orçamento, é importante deixar um percentual reservado para essas eventualidades.

Embora alguns incidentes sejam cobertos por seguros de viagem (como a perda de bagagem ou eventuais emergências médicas), há aqueles que são relativos ao objeto da viagem: o adiamento de uma reunião ou o prolongamento de um treinamento, por exemplo. Haverá, nesses casos, mais gastos com diárias, refeições e transportes.

Quando se define o orçamento disponível para as viagens corporativas, vale a pena separar parte dele para despesas inesperadas. Tenha em mente que, quanto maior o gasto previsto, maior a margem a ser reservada. Assim, tem-se flexibilidade para se reorganizar.

Utilize relatórios de viagens

É nos relatórios de viagens que os profissionais especificam seus gastos e anexam os documentos comprobatórios. As despesas devem ser separadas de acordo com sua natureza, e o colaborador deve apontar o que foi gasto com:

• hospedagem;
• deslocamento (combustível e pedágio);
• alimentação.

Cada um desses itens deve vir acompanhado de cupons e notas fiscais que comprovem os gastos informados. Com isso, a empresa garante o cumprimento de regras de compliance.

Quando a companhia opta pelo reembolso, o colaborador utiliza seus próprios recursos na viagem e, posteriormente, é ressarcido pela empresa. Nesse caso, é importante que todos os detalhes sejam combinados previamente. Afinal, as regras sobre o que o funcionário pode gastar devem ser bastante claras.

Os limites de reembolso ajudam a coibir excessos enquanto especificam quais gastos são cobertos. Outra necessidade é afastar a possibilidade de fraude; para isso, a apresentação de recibos, cupons ou notas fiscais que justifiquem os gastos é essencial.

De parte da empresa, ela deve deixar claro o tempo necessário para o reembolso. Assim, o profissional pode fazer seu próprio planejamento orçamentário.

Por que contratar uma agência especializada para organizar viagens corporativas?

Terceirizar o planejamento e a realização das viagens corporativas para uma empresa especializada pode ser bastante conveniente para a companhia. Isso permite contar com o auxílio de profissionais experientes e ainda otimiza o serviço, já que permite que a equipe se dedique a projetos de maior relevância estratégica para a empresa.

Além de trazer mais comodidade e controle para os processos de deslocamento, é comum que as agências especializadas tenham condições mais vantajosas diretamente com os fornecedores. Assim, o preço dos serviços contratados é menor, e a economia, maior.

De modo geral, a organização de viagens corporativas é uma atividade que requer planejamento adequado e atenção a todos os detalhes. Se, por um lado, é importante garantir o bem-estar dos colaboradores durante o deslocamento; por outro, é fundamental que haja uma política de viagens corporativas para nortear as especificidades desse tipo de atividade. E, na hora de escolher os principais destinos no Brasil, vale considerar as necessidades da companhia.

Como você tem feito o planejamento das viagens corporativas na sua organização? Tem alguma dica para compartilhar ou ficou com dúvidas sobre os aspectos tratados neste post? Deixe seu comentário a seguir e participe desta conversa com a gente!