atualização de dados

Saiba a importância da atualização de dados na gestão de viagens

Manter a atualização de dados na gestão de viagens é uma forma de reduzir custos sem perder a qualidade do trabalho. Dessa maneira, você precisa encontrar o jeito correto de gerenciar as estratégias do setor para identificar quais são os principais desafios e focar em automatizar as funções ao máximo.

A grande vantagem, em uma situação como essa, envolve o ganho de tempo nas pesquisas e registros dos colaboradores e na possibilidade de oferecer uma experiência cada vez mais personalizada. Tudo isso com a adoção de tecnologias certeiras que trazem padronização nos processos para vencer as falhas.

Quer saber mais? Siga com a leitura.

Melhora a tomada de decisões

Ao atualizar os dados na gestão de viagens corporativas, fica muito mais simples manter um controle eficiente de todas as etapas que envolvem esse processo. Isso porque muitas decisões, inclusive as financeiras, dependem de informações atualizadas que mostram o que precisa ser feito para alcançar os objetivos do planejamento.

Além disso, essa medida ainda transmite ao viajante mais confiança no suporte oferecido pelos organizadores da viagem, um orçamento bem detalhado e especificações sobre como agir em casos de imprevistos. Com decisões melhor alinhadas, existe ainda a possibilidade de criar uma política de viagens que faça sentido conforme o perfil dos colaboradores e defenda de maneira geral as necessidades da empresa.

O mais importante é ter em mente que não existe uma receita de bolo pronta para a gestão de viagens corporativas. Cada tipo de negócio precisa lidar com seus desafios de forma particular para atender as expectativas dos funcionários envolvidos e atrair olhares de novos parceiros estratégicos.

Produz relatórios qualificados

Para determinar que os custos de viagem corporativa estão alinhados com as expectativas dos gestores e não comprometem outras áreas, os relatórios são fundamentais. Sendo assim, os dados listados precisam estar sempre atualizados com informações consistentes e de qualidade.

Com base nisso, é possível identificar quais pontos exigem mais investimentos, se os custos mais altos realmente trazem retorno e o que pode ser cortado. Ter relatórios minuciosamente produzidos é um diferencial e tanto também no momento de incentivar as boas práticas, traçar as estratégias e até mesmo capacitar os funcionários.

Por isso, além de contar com um sistema de gestão moderno e completo, a equipe envolvida nos procedimentos precisa documentar os resultados e transcrever tudo o que pode impactar em longo prazo. Se trata, no fim das contas, de produzir um documento que sirva como ponto direcionador do trabalho com informações que identificam oportunidades e possibilidades de cortes.

Análises periódicas

Uma boa dica para manter as informações de dados automatizadas é promover análises periódicas. Mesmo que a empresa passe a contar com um sistema automatizado de gestão, as informações precisam ser interpretadas e comparadas com os números do financeiro, por exemplo.

Essa medida é importante para determinar se o direcionamento está adequado ou o planejamento precisa ser redirecionado para ajustar os objetivos conforme os dados de qualidade coletados.

Promove economia de tempo

Pode até parecer óbvio em um primeiro momento, mas nem todas as empresas conseguem colocar na ponta do lápis o tempo que seus colaboradores perdem na organização de viagens corporativas. Como se trata de um processo complexo e repleto de decisões, existem vários pontos também muito burocráticos. Especialmente em viagens internacionais em que o preparo de documentos e autorizações demandam muito cuidado.

Assim, é preciso considerar as questões de reembolso, autorizações de gastos, cartões corporativos e tudo o que envolve o lado financeiro da atividade. Normalmente, muitos funcionários que cumprem essas etapas gastam mais tempo do que o necessário com pesquisas e nem assim encontram as melhores oportunidades.

E o problema principal na falta de conhecimento sobre o mercado de viagens no geral é da desatualização de dados e experiências em processos anteriores. Quando as dificuldades e gastos excedidos anteriormente são devidamente relatados, as etapas podem ser otimizadas com o uso da tecnologia e as informações importantes são reconhecidas e preservadas.

Torna o trabalho mais prático

As viagens corporativas possuem várias etapas. Começam com a montagem do orçamento, passam pelas definições de objetivos e ainda têm as decisões de gerenciamento da experiência do colaborador. Diante deste cenário, contar com a ajuda da tecnologia e de uma empresa especializada em viagens corporativas faz muita diferença nos resultados positivos, na redução de custos e na atualização de dados.

Todo o serviço gira em torno de revolucionar a forma como a gestão de viagem é feita internamente. Assim, além de aprender a gerenciar os deslocamentos 100% online e com autonomia, o ITM Travel, da Tour House, tanto as viagens quanto as despesas migram completamente para o universo digital.

A partir de uma solução All-In-One fica mais simples criar políticas personalizadas, fluxos de aprovação dinâmicos e liberdade aos colaboradores na medida certa. Cada detalhe do processo acontece sem que os gestores percam o controle das atividades e auxilia na busca pelas melhores oportunidades ao adicionar recursos extremamente práticos.

Confirmação de informações

Praticidade tem tudo a ver com otimizar processos e evitar ao máximo repetições de tarefas manuais. Ao utilizar a plataforma especializada no gerenciamento de viagens corporativas, se torna possível colocar suas informações corporativas apenas uma vez e o sistema automaticamente salva-as para próximos cadastros e reservas com serviços e fornecedores.

Aqui entram dados muito utilizados, como nome dos colaboradores que viajam com frequência, especificações dos cartões de crédito, destinos mais buscados, entre outros. Com essas facilidades as reservas de carro, hotel, avião ou transporte rodoviário são realizadas de maneira rápida, eficiente e conforme as exigências da empresa.

Além disso, há a possibilidade de tirar fotos de recibos durante as viagens e pedir reembolso das despesas sem precisar acumular papel e passar por processos burocráticos. Tudo é feito diretamente pela tela do celular em uma conexão simples entre empresa e colaborador selecionado para o deslocamento.

Como vimos, a atualização de dados é indispensável para a gestão de viagens corporativas. E, por isso, contar com uma empresa como a Tour House representa uma mudança completa na forma de proporcionar a melhor experiência aos seus colaboradores ao mesmo tempo em que reduz custos e otimiza todos os processos com soluções tecnológicas.

Gostou das informações do artigo? Então deixe seu comentário e nos conte quais são as maiores dificuldades com os dados em seu trabalho.

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