cartão de crédito para viagens corporativas

Cartão de Crédito para Viagens Corporativas X Faturamento: qual a melhor opção?

Dentre os maiores desafios para o gerenciamento de viagens corporativas, o controle de custos é certamente uma das atividades de maior importância. Dentre as opções disponíveis para administrar esse item, o cartão de crédito para tais viagens se mostra uma opção de pagamento mais prática e vantajosa do que o faturamento. Mas, você sabe dizer exatamente porque um cartão é uma alternativa melhor? Quais os benefícios de incluí-lo nas políticas e na rotina das viagens da sua empresa?

Neste artigo, vamos conhecer um pouco mais sobre a diferença entre o cartão de crédito para viagens corporativas e faturamento, demonstrando qual dessas opções pode atender melhor às demandas da sua empresa, a sua política de viagens e o perfil do seu público viajante. Acompanhe!

Qual a diferença entre cartão de crédito para viagens corporativas e faturamento?

Ambas as modalidades são formas de pagamento disponíveis para o uso com gastos de viagens corporativas. Porém, para que uma empresa consiga liberação de faturamento com uma agência de viagens, ela precisará comprovar algumas informações relacionadas a sua saúde financeira e fornecer vários dados, como: Cartão CNPJ, Balanços, Referências Comerciais, Garantias contratuais etc. Após uma análise criteriosa pela agência de viagem corporativa, o crédito poderá ou não ser liberado. Normalmente, com os bancos que as empresas já possuem relacionamento, esse crédito é facilmente liberado para ser utilizado em cartões corporativos. Já um cartão corporativo de viagens funciona de uma maneira muito similar a um cartão de crédito convencional.

A grande diferença é que a maioria dos bancos possuem cartões de crédito específicos para aquisição de produtos relacionados a viagens para empresas. Ou seja, a empresa pode ter acesso a um determinado tipo de cartão de crédito corporativo que seja dedicado para aquisição de passagens aéreas e outro específico para reservas de hotéis.

Para fins de gerenciamento, o ideal é que sejam utilizados os cartões específicos para aquisição de cada produto, porém, algumas empresas optam por utilizar cartões corporativos convencionais. Por sua vez, as organizações que possuem uma equipe de gestão de viagens mais experiente acabam optando por utilizar cartões específicos para adquirir passagens aéreas e hotéis.

Quais os benefícios do cartão de crédito para viagens corporativas?

Os maiores benefícios advêm principalmente dos cartões de crédito corporativos específicos para aquisição de cada produto. Além desse tipo de cartão, empresas também podem optar por adquirir cartões na modalidade VCN (Virtual Card Number) que possuem basicamente as mesmas características dos convencionais. Porém, os VCNs são cartões que não existem fisicamente, são virtuais e gerados a cada compra.

Esse tipo de cartão é ainda mais eficiente quando se trata de benefícios para as empresas, porque além de tudo, como ele é gerado de maneira automática para cada compra, o risco de fraude diminui muito. Por exemplo, um colaborador que utiliza cartão na modalidade VCN acessa a plataforma de selfbooking de sua empresa para reservar um quarto no hotel Blue Tree Morumbi (São Paulo), cidade onde ele estará daqui a uma semana. Esse colaborador está reservando um hotel de R$ 250,00 a diária e ficará hospedado por 2 dias. Isso quer dizer que o valor total da sua compra será de R$ 500,00.

Neste momento, a plataforma de selfbooking da sua empresa irá gerar um VCN (cartão virtual) de R$ 500,00 para ser utilizado no Blue Tree Morumbi entre a data de checkin e a data de checkout da viagem. Isso quer dizer que o hotel não conseguirá passar nem 1 real a mais ou a menos do valor acordado e este cartão também não poderá ser usado em nenhum outro tipo de estabelecimento. Assim, podemos resumir as vantagens do cartão para viagens corporativas da seguinte maneira:

1 – Centralização e prazo para pagamento

Com o cartão de crédito a empresa ganha mais controle nos gastos realizados com relação às viagens, visto que as informações ficam centralizadas numa única fatura, de fácil conciliação. Outra grande vantagem é o aumento do prazo para pagamento. Normalmente o prazo que as empresas possuem para pagamento das faturas junto aos bancos é maior do que o prazo oferecido pelas agências de turismo para recebimento dos gastos faturados.

2 – Transparência nas transações

Por meio da fatura do cartão de crédito fica mais fácil entender em qual tipo de gasto ele foi utilizado. Esse histórico de compras detalhado, além de demonstrar o que foi efetivamente pago, ajuda também a analisar qual é o padrão de consumo do público viajante. Com essas informações em mãos é possível que os gestores adotem estratégias com o objetivo de reduzir o impacto desses gastos e dar mais eficiência às políticas de viagens.

3 – Redução no risco de fraudes

O grande benefício desse tipo de cartão empresarial é que ele diminui, e muito, o risco de fraudes. Muitas vezes, os gastos com viagens são muito altos e em cartões corporativos convencionais, no meio dos gastos com viagens, pode acontecer de o cartão ser utilizado para compra de um eletroeletrônico em um e-commerce, por exemplo. Essa compra pode passar despercebida pelo financeiro da empresa. Com cartões de crédito corporativos específicos para compra de viagens, isso nunca aconteceria, favorecendo então o planejamento de viagens corporativas.

4 – Compras conciliadas

Outra grande vantagem é que as compras realizadas em cartões da modalidade VCN (cartões virtuais) nascem 100% conciliadas tanto no objetivo dos gastos como no tempo em que podem ocorrer. Isso significa, que não existe a possibilidade do cartão ser utilizado para outra finalidade que não seja aquela previamente estabelecida, o que facilita muito a vida do financeiro das empresas na hora de conferir os gastos nos cartões.

Quais os problemas mais comuns na utilização de cartões corporativos?

Um problema que pode ocorrer é o mesmo encontrado nas faturas de cartões pessoa física que usamos em nosso dia a dia. A nomenclatura dos estabelecimentos são muito diferentes, algumas vezes são razão social, outras nome fantasia, o que pode gerar confusão na hora do financeiro das empresas realizarem as conciliações.

No entanto, esses tipos de problemas são facilmente resolvidos, visto que a maioria dos produtos corporativos oferecidos pelos bancos possuem opção de contratação de serviços de conciliação, ou seja, o banco se comunica com a agência de viagens parceira da empresa pedindo algumas informações gerenciais a fim de complementar os dados na fatura dos cartões dos clientes. Assim, as faturas são entregues com informações mais completas.

A empresa pode, quando esse tipo de problema acontece, acionar o banco ou a agência para que as informações sejam retransmitidas.

Quais critérios adotar para escolher o melhor cartão para viagens?

Para escolher a melhor opção para viagens corporativas, é importante observar alguns critérios, como o tamanho da operação (gastos com viagens) e algumas outras variáveis. O ideal é que a empresa utilize cartões com os bancos que já possuem relacionamento ou limite de crédito adequado para suportar os gastos mensais com viagens. Outro ponto importante é que a empresa escolha cartões corporativos próprios para aquisição de produtos de viagem.

Como podemos observar, a modalidade cartão de crédito possui mais vantagens do que a de faturamento, principalmente se forem cartões dedicados a produtos específicos. A depender do tamanho da operação (gastos) com viagens e do tamanho dos times financeiros que as empresas disponibilizem para organização desses gastos, é importante que ela analise a opção de adquirir cartões na modalidade de VCN (Virtual Card Number). Assim, o número de processos tocados diminui muito, visto que cada transação já nasce praticamente conciliada.

O que achou do artigo? Já consegue visualizar os benefícios do uso do cartão de crédito para viagens corporativas em relação ao faturamento? Então, aproveite para compartilhar esse material em suas redes sociais e contribua para que mais pessoas tenham acesso a essas informações.

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