gestão de riscos

Como fazer a gestão de riscos em viagens corporativas? Confira!

Saber como fazer uma boa gestão de riscos em viagens corporativas é fundamental para garantir a segurança financeira da empresa e o bem-estar dos colaboradores. De forma geral, cometer erros no planejamento pode dificultar ou impedir o alcance dos objetivos previstos e gerar um acúmulo de gastos.

Para evitar problemas que se repetem, o papel principal de quem toma as decisões deve ser focar as ameaças e as soluções. Como resultado, os viajantes se sentem mais confiantes, ganham autonomia e ainda aumentam a produtividade na hora de fechar novos negócios.

Quer saber mais? Vamos mostrar como fazer gestão de riscos em viagens corporativas e se preparar para eventuais imprevistos.

Identifique as principais ameaças

O primeiro passo de uma boa gestão de riscos é identificar as principais ameaças. Afinal de contas, torna-se mais fácil criar estratégias baseadas em situações que podem comprometer a viagem corporativa, o orçamento disponível e a imagem da empresa de maneira geral.

Comece com uma lista que reúna desde a compra das passagens até a prestação de contas do colaborador no retorno. Muitos dos riscos giram em torno dos objetivos estabelecidos com a política de viagens. Mas é somente quando você se debruça sobre as possibilidades que consegue identificar realmente as principais ameaças.

Para isso, o recomendado é classificá-las em categorias. Veja alguns exemplos:

  • riscos pessoais — estão relacionados aos colaboradores que se deslocam e passam por acidentes com o meio de transporte, violência urbana, doenças ou ferimentos;
  • riscos financeiros — extravio de bagagens, roubo de bagagem, perda de cartão de crédito, negligência diante da política de viagens, fraudes e desrespeito ao orçamento disponível;
  • riscos estratégicos — são os que impedem que o objetivo da viagem seja alcançado, o que abrange questões de produtividade, descumprimento da agenda, uso indevido do tempo na viagem e gerenciamento de tempo inadequado.

Defina como lidar com as situações

Com todos os problemas devidamente listados, o passo seguinte é separá-los por ordem de possibilidade e impacto para saber como lidar com as situações. Pense no perfil dos colaboradores que costumam viajar pela empresa, no tipo de compromisso agendado com mais frequência e nas experiências anteriores.

Com base nisso, as estratégias de solução começam a ser moldadas e fica mais fácil tratar de uma forma realista as possibilidades de falhas e ameaças. O mais indicado aqui é montar um planejamento que apresente o problema do modo mais prático de resolver para que ninguém seja surpreendido.

Outro ponto é que, diferentemente de uma viagem de lazer, em que é possível programar cada detalhe com antecedência, um embarque corporativo costuma envolver algo que sai do previsto. Por esse motivo, considerar também os desafios permite que os viajantes tomem decisões rápidas e ganhem muito mais autonomia.

Oriente os colaboradores corretamente

E por falar em autonomia dos funcionários, imagine só quanto tempo se perde em uma viagem corporativa quando a gestão de riscos não está alinhada. Por exemplo, se o carro que o colaborador espera para levá-lo ao hotel não comparece no horário combinado, a primeira reação é telefonar imediatamente para quem agendou, não é mesmo?

Porém, essa pessoa pode não responder prontamente, fazendo o profissional se atrasar. Quando já existe uma orientação sobre como solucionar esse tipo de imprevisto, fica simples tomar a decisão correta para não comprometer a agenda ou até mesmo perder o compromisso principal do deslocamento sem interferir no orçamento.

A autonomia de um colaborador bem orientado faz toda a diferença nos resultados. Para que isso seja possível, é fundamental que a política de viagens esteja na ponta da língua e que os potenciais problemas fiquem claros com a apresentação de quais atitudes tomar em cada situação.

Escute sempre o feedbacks

As melhores soluções para lidar com crises quando o colaborador está longe da empresa são identificadas na coleta de feedbacks. Na prática, o responsável pela organização não utiliza presencialmente os serviços agendados e precisa de detalhes sobre as experiências para aumentar a eficiência e a qualidade.

Organize todos os detalhes da gestão de riscos com base no que deu errado anteriormente, nas necessidades da empresa com as viagens e no que os colaboradores relatam. Essa medida é indispensável porque cria uma espécie de “proteção” contra crise personalizada conforme as circunstâncias e o perfil dos viajantes.

Monte um orçamento realista

Os principais problemas que envolvem as viagens de trabalho estão relacionados aos orçamentos. Isso porque, muitas vezes, eles não condizem com a realidade da empresa e deixam os colaboradores desnorteados na hora de tomar decisões.

Se um cliente deseja almoçar durante uma negociação e a empresa se oferece para pagar, por exemplo, o consumo no restaurante deve respeitar os valores estipulados previamente. De nada adianta investir alto para agradar se, no fim das contas, o colaborador precisar de reajustes em outras áreas da viagem devido a gastos impensados.

O segredo é buscar formas de reduzir custos sem prejudicar a qualidade do processo, mas sempre com as possibilidades claras aos envolvidos. Como em algumas situações o limite de gastos não fica claro ou a própria empresa não tem essa consciência, a vontade de agradar um cliente além do esperado pode causar uma bola de neve em dívidas.

Contrate um serviço de seguro viagem

O seguro viagem é um aliado e tanto para aumentar a tranquilidade das empresas que lidam frequentemente com deslocamentos de colaboradores. Lembrando que, em caso de viagens corporativas internacionais, ele é obrigatório. Esse serviço elimina uma série de preocupações e demonstra o cuidado com os funcionários. Confira outros benefícios:

  • assistência 24 horas;
  • proteção financeira em caso de imprevistos;
  • auxílio para atendimento de saúde em outros países;
  • cobertura com gastos jurídicos (em alguns tipos de contrato);
  • mais segurança para o viajante em todos os aspectos.

Agora ficou mais simples fazer uma gestão de riscos eficiente em viagens corporativas. Para se preparar bem contra imprevistos, excesso de gastos e redução de produtividade, o diferencial é se planejar e contar também com a ajuda de soluções tecnológicas. Assim, você otimiza o tempo e pode focar o que realmente importa no trabalho.

Gostou das informações do artigo? Então deixe seu comentário e nos conte quais são as suas principais dificuldades com a gestão de riscos.

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