Confira 7 dicas para uma boa gestão da informação em viagens corporativas

As viagens corporativas são uma forma estratégica para ampliar espaço no mercado. Porém, para que gerem resultados, há um grande desafio: a gestão da informação. A comunicação entre os envolvidos precisa ser transparente para reduzir problemas e riscos.

Dessa forma, a empresa deve ter uma política de viagens bem integrada à cultura. Além disso, a tecnologia pode ser uma boa aliada nos processos, facilitando a organização das informações.

Mas como exatamente desenvolver uma boa gestão da informação para viagens corporativas? Como ela influencia os processos e qual é a função da tecnologia nesse contexto? É isso que você saberá neste artigo. Continue a leitura!

O que é gestão da informação e como funciona?

A gestão da informação é o conjunto de medidas responsáveis por organizar e dinamizar a utilização dos dados em uma empresa. Inclui todas as ações de processamento, armazenamento, classificação, manipulação e compartilhamento dos registros sobre a companhia, seus clientes, mercado e demais áreas de interesse.

Sua principal função é proporcionar tomadas de decisão eficientes, garantindo que as informações sejam destinadas e utilizadas de forma correta entre todos os colaboradores. O uso dos dados ajuda a evitar ou reduzir a existência de erros nos processos, bem como a identificar oportunidades e proporcionar agilidade nos processos.

A gestão da informação funciona a partir do acesso a todos os documentos da empresa capazes de influenciar a gestão da informação, sejam eles físicos ou digitais.

Qual é a importância de uma boa gestão da informação em viagens corporativas?

Para conquistar resultados em uma viagem corporativa, a empresa precisa direcionar esforços em várias frentes na estratégia: recursos financeiros, compras de passagens, reservas de hospedagens, organização das atividades a serem executadas no deslocamento, agendamento das reuniões, investimento em tecnologias, entre outras ações.

Tudo isso demanda um acompanhamento cuidadoso para evitar prejuízos. É nesse contexto que entra a gestão da informação para viagens corporativas. Trata-se de um conjunto de práticas aplicadas na manipulação e tratamento dos dados relacionados ao deslocamento de colaboradores para outras cidades.

Os dados permitem compreender as experiências geradas na atividade e acompanhar o que acontece durante as viagens. Assim, os gestores conseguem tomar decisões mais eficazes acerca dos recursos destinados.

Com a organização das informações, é possível alterar destinos, agendamentos, reservas, entre outros detalhes, com mais eficiência. Assim, quando há alguma emergência, o colaborador recebe instruções e assistência de forma mais ágil.

Como realizá-la de maneira eficiente?

Uma boa gestão da informação utiliza recursos e tecnologias apropriados para acompanhar as viagens corporativas. Porém, algumas práticas podem auxiliar na assertividade de resultados. Confira a seguir.

1. Melhore a comunicação interna

Quando há uma comunicação interna eficiente na empresa, os profissionais têm acesso às ferramentas e informações necessárias para executar suas funções adequadamente. Para as viagens corporativas, isso significa estar em compliance com as políticas da empresa e com os procedimentos sobre o deslocamento.

Quanto mais simples for o compartilhamento de dados, melhor será a experiência nas viagens. Por isso, as ferramentas de comunicação se tornam tão importantes. Ao potencializar a troca de mensagens, permitem um contato otimizado entre as equipes.

Com o acompanhamento à distância, os gestores têm mais domínio sobre a execução das atividades e podem prestar suporte quando necessário.

2. Mantenha os dados organizados e atualizados

A organização dos dados é um dos objetivos da gestão da informação. Para que isso ocorra, todos devem registrar as informações acerca de suas atividades. Nas viagens, o colaborador deve manter os gestores sempre informados sobre suas ações, bem como os gastos e necessidades.

Esse é outro aspecto importante para tomadas de decisões ágeis diante de imprevistos. Além disso, torna a criação de relatórios e a análise de resultados mais fáceis após o retorno. A busca eventual de informações sobre uma viagem específica também é mais facilmente localizável.

3. Estruture uma boa política de viagens

A política de viagens corporativas permite criar processos otimizados para a gestão da informação. Além de facilitar a compra de passagens e reserva de serviços, torna todos os colaboradores cientes da cultura empresarial, conscientes das responsabilidades e de como proceder nas viagens.

As regras internas podem definir prazos para solicitação dos serviços, os tipos de transportes a serem utilizados, a categoria dos hotéis, limites de gastos, formas de gastos (cartão empresarial, reembolso etc.), entre outros pontos.

4. Defina e acompanhe indicadores

Os indicadores de resultados das viagens devem ser definidos de acordo com os objetivos da empresa e de cada deslocamento. É possível acompanhá-los em tempo real, conforme as ferramentas utilizadas.

Dessa forma, é possível tomar decisões em tempo hábil sobre as estratégias e mudar os planos sempre que necessário. Os relatórios revelam as dificuldades enfrentadas nas viagens e o que é preciso melhorar para evoluir os resultados e as experiências.

5. Ajuste as estratégias de tempos em tempos

A gestão das informações para o ajuste das estratégias leva ao cumprimento das metas. Repensar as ações e buscar alternativas para os serviços pesquisados, por exemplo, podem proporcionar economia de recursos, bem como novas oportunidades de negócios.

De acordo com o destino, algumas regras estabelecidas nas políticas da empresa podem ser alteradas, por exemplo, mostrando a importância de permitir certa maleabilidade nas estratégias. Em uma viagem de negócios, imprevistos são muito comuns, o que exige novas tomadas de decisão.

6. Atente-se à integridade das informações

Essa maleabilidade também é importante para manter a integridade na gestão das informações. A transparência e lisura dos processos são essenciais para evitar fraudes e erros nos reembolsos, assim como levar consciência no uso dos recursos.

7. Escolha um sistema flexível

A escolha do sistema para realizar a gestão da informação e a comunicação entre os colaboradores permite estruturar os relatórios e acelerar o acesso aos dados das viagens. É importante contar com plataformas flexíveis que permitam inserir informações à distância, a partir de um banco de dados centralizado.

Dessa maneira, o gestor consegue entender as necessidades do colaborador à distância, avaliando novos custos, instruindo ações e trocando informações.

Como um sistema para viagens corporativas pode ajudar na gestão da informação?

Ao contar com um sistema de gestão para viagens corporativas, sua empresa garante um processo muito mais eficiente para acompanhar e realizar orçamentos, realizar compras e reservas, agendar serviços, entre outras ações relacionadas ao deslocamento.

Na Tour House, os nossos produtos conseguem suprir diversas necessidades na gestão da informação. O próprio colaborador pode fazer suas reservas, mantendo todas as ações catalogadas e registradas por meio de Self Booking.

Os dados ficam disponíveis para todos, facilitando a localização para consultas específicas e criação de relatórios gerenciais.

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