7 motivos para usar self booking em viagens corporativas

7 motivos para usar self booking em viagens corporativas

Estamos vivendo em um mundo digital, e ele nunca esteve tão modernizado. Até as tarefas mais simples do nosso cotidiano ficam ainda mais fáceis quando usamos a tecnologia. No caso das viagens corporativas, os profissionais utilizam seus smartphones para fazer o envio de documentação, a compra de passagens e até o check-in.

Dessa forma, tudo fica mais tranquilo e a satisfação dos colaboradores viajantes aumenta. Mas até agora, talvez você não conheça os benefícios de uma plataforma digital de viagem. Sendo assim, é um bom momento para descobrir como esse recurso pode colaborar com os deslocamentos empresariais. Confira!

Veja como funciona uma plataforma digital de viagem

Uma plataforma digital de viagem, também conhecida como Self Booking, proporciona autonomia aos colaboradores. Afinal, não precisam aguardar que os diretores das empresas entrem em contato com eles para agendarem suas viagens. Os próprios funcionários ficam aptos a fazer suas reservas, usando apenas um aplicativo de celular.

Esse tipo de plataforma existe graças à ferramenta OBT (Online Booking Tool), que disponibiliza acesso a uma gama de conteúdos de viagens. É o caso de passagens aéreas, hotéis, veículos e alguns outros produtos.

Vale ressaltar que esses procedimentos acontecem de forma rápida e seguindo todos os critérios das políticas de viagens. Isso também considera as permissões dadas pela empresa que contrata as viagens corporativas. Nesse sentido, há uma garantia de que o colaborador reserve sua viagem de acordo com as diretrizes que a organização definiu previamente.

Esses critérios corporativos informam o que cada negócio autorizou ou não nas viagens, além de só permitir que a viagem seja agendada com uma quantidade exata de dias de antecedência da data do voo. Por fim, cabe à equipe responsável aprovar o pedido de viagem, ou seja, se certificar de que as reservas foram feitas com sucesso.

Saiba a importância de utilizar esse tipo de plataforma

A plataforma digital de viagem possibilita um Self Booking instantâneo e eficaz aos colaboradores da empresa. É interessante assinalar que há alguns pontos importantes sobre as regras de utilização, também conhecidas como políticas de viagem. Os colaboradores não devem simplesmente escolher qualquer horário ou tipo de voo. É de suma importância prestar atenção nessas políticas, certo?

Elas envolvem fatores como a antecedência para compra da passagem e a escolha de baixas tarifas. Além desses, fica restrita a reserva da viagem somente para as pessoas autorizadas. As formas de pagamento, os motivos para pedir a viagem e os fornecedores preferenciais são outros aspectos relevantes.

Destacamos ainda que, em alguns casos, pode ser necessário incluir uma segunda aprovação por parte da empresa — e claro, quais profissionais estariam encarregados dessa tarefa. Isso acontece para que o colaborador tenha a autonomia que deseja, garantindo o controle do qual as empresas precisam. O processo de viagem fica muito menos burocrático e de fácil acesso a todos.

Descubra os motivos para usar uma plataforma digital de viagem

Existem muitos benefícios valiosos em contar com uma plataforma digital de viagem. Os colaboradores recebem a autonomia de lidar com o agendamento das suas próprias viagens. Consequentemente, as equipes das empresas ficam mais aliviadas, já que elas não gastam tempo com essa tarefa automatizada.

Isso só é possível porque as tecnologias de Self Booking permitem parametrizações de políticas que garantem que o colaborador sempre comprará as melhores opções de viagens disponíveis para aquele momento. É um conforto que todo o time de uma empresa sonha em ter.

Essas plataformas se popularizaram ao longo dos anos, e não foi algo que surgiu durante a pandemia. Trata-se de uma tendência que veio para ficar na era das travel techs, empresas cujo foco é trazer inovação para os processos envolvidos no turismo de lazer e de negócios.

Portanto, vale a pena conferir abaixo algumas razões para investir na contratação de uma plataforma digital de viagem. Vamos a elas!

1. Descentralizar os processos

Há a transferência de funções; afinal, as equipes das empresas não precisam passar horas agendando viagens corporativas para vários funcionários. Com a possibilidade de tomar decisões de maneira rápida, o foco vai para o planejamento estratégico das ações para potencializar a experiência positiva dos colaboradores em diferentes níveis.

2. Melhorar a eficiência operacional

Uma plataforma digital de viagem tem baixos riscos de cometer algum erro em comparação a uma simples falha humana. Por isso, ao investir nesse recurso, seu negócio vai seguir com uma excelente gestão.

3. Reduzir custos por hora

Se você estava à procura de reduzir os custos na folha de pagamento, acabou de encontrar uma saída. Como tudo é feito por um aplicativo, os colaboradores fazem a reserva em questão de minutos.

4. Melhorar a experiência de compra dos colaboradores

Os viajantes têm mais autonomia ao escolherem a viagem e se sentem mais seguros para viajar. Sem contar que, desse modo, é possível fazer o cronograma com planejamento em longo prazo e os colaboradores são avisados com bastante antecedência sobre as viagens. Essa medida permite que cada um organize melhor a vida pessoal, além de ser um diferencial na preparação e na capacitação para as atividades propostas.

Outro ponto relevante é a possibilidade de montar uma espécie de plano B para a agenda. Caso um dos escalados para o compromisso tenha um imprevisto e não possa comparecer, outro membro da equipe deve estar devidamente preparado para assumir seu lugar sem comprometimentos para a organização interna.

5. Diminuir o risco de fraude nas compras de viagens

As fraudes são riscos recorrentes para empresas que lidam com viagens corporativas. Por esse motivo, adotar estratégias para eliminá-las é uma excelente forma de conscientizar o time e reforçar a política de viagens.

Com a plataforma digital, apesar de os colaboradores fazerem as reservas diretas, há alguns requisitos que são impostos pela empresa. Mesmo após a confirmação, os gestores ainda conferem a viagem reservada para checarem a sua confiabilidade.

6. Ter acesso a dados confiáveis

Por ter a política de viagens sempre bem clara e de fácil acesso aos colaboradores, a plataforma digital torna possível criar soluções pontuais com base nos problemas recorrentes. Isso porque os recursos envolvidos geram dados confiáveis e atualizados que funcionam como a base do planejamento e de novos investimentos.

7. Reduzir as burocracias dos processos

Ter um sistema automatizado é uma ajuda e tanto na redução das burocracias que envolvem uma viagem, especialmente as internacionais. Para que um colaborador se desloque a trabalho, é preciso providenciar uma série de documentos. E, caso qualquer coisa aconteça fora do esperado, pode haver problemas no embarque ou na hospedagem.

Ao contar com processos digitais, tudo o que é necessário para cumprir a logística envolvida já é registrado automaticamente, sem chances para esquecimentos e com tempo hábil para providenciar o que for solicitado. Como resultado, além de colaboradores bem preparados e bem assessorados, a equipe responsável pela gestão ganha tempo para criar estratégias cada vez mais alinhadas para crescer no mercado.

Conheça as funcionalidades da plataforma da Tour House

Já ouviu falar nas vantagens de contratar os serviços da Tour House? Proporcionamos diversas tecnologias para facilitar o cotidiano das empresas. Fora o que você acabou de conhecer, contamos com plataforma de expense management (gestão de despesas), business analytics, sistemas de gestão de orçamento, entre outras soluções.

Como é fácil perceber, tem tudo nessa plataforma que pode revolucionar a vida dos profissionais que vivem com o pé na estrada. O foco da Tour House sempre foi fazer com que as empresas gastem menos e oferecer tecnologias incríveis para melhorar o dia a dia nas empresas. Destaque ainda para o fato de estarmos no mercado há mais de 30 anos.

Nas próximas linhas, você confere mais motivos para firmar parceria conosco.

Viagens mais acessíveis

A plataforma é completa e fornece diversas opções para tornar as viagens dos colaboradores ainda mais acessíveis. Entre as funcionalidades, estão as reservas de conteúdo com os melhores preços em vários tipos de aparelhos, como smartphone e notebook.

Vale frisar que a ferramenta se lembra das informações fornecidas na primeira oportunidade, o que facilita a reutilização dos dados nas próximas viagens corporativas. Com isso, o time de gestão de viagens logo pode confirmar os colaboradores que fizeram o pedido.

Inteligência artificial

Com informações cada vez mais dinâmicas, as decisões internas na hora de fazer uma viagem corporativa devem acontecer com a mesma intensidade. Dessa forma, utilizar os recursos de inteligência artificial oferecidos pela Tour House permite solucionar imprevistos de maneira rápida e com o máximo de autonomia possível.

Tudo passa a funcionar com mais tecnologia, otimização e facilidades para reinventar o modelo de gestão de viagens. Assim, o serviço está sempre pronto para esclarecer dúvidas sobre reservas, prestar assistências personalizadas conforme as orientações passadas inicialmente pelos gestores e todos os procedimentos burocráticos que envolvem o deslocamento corporativo.

Além disso, as planilhas são deixadas de lado com um poderoso software de gestão que faz o controle de cada detalhe. É possível usar ainda seus insights do BI e dar a liberdade da qual o time precisa com o mesmo nível de controle eficiente no andamento do negócio para ter resultados positivos.

Pronto! Agora você já sabe quais os motivos para usar uma plataforma digital de viagem. Há muitas vantagens em usar a tecnologia com recursos inteligentes não só para facilitar e agilizar o trabalho, mas também para aumentar o engajamento do time. Afinal, como os profissionais serão mais bem assessorados durante os processos, a tendência é que fiquem mais satisfeitos e alinhados aos objetivos do negócio.

Gostou de aprender mais sobre as plataformas digitais de viagens? Então, entre em contato para conhecer melhor as funcionalidades da solução da Tour House. Ficaremos satisfeitos em tirar todas as suas dúvidas.

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