Confira 4 dicas de como reduzir custos com viagens corporativas

Reduzir custos com viagens corporativas envolve conhecer bem o orçamento disponível e a estratégia traçada para tomar as melhores decisões, garantir bons preços e proporcionar uma experiência agradável aos colaboradores. Lembrando que é preciso se preparar para diferentes cenários e saber lidar com os imprevistos, a fim de identificar soluções inteligentes diante das prioridades definidas pela empresa.

Quer descobrir o que fazer? Vamos mostrar 4 dicas de como reduzir custos com viagens corporativas. Acompanhe!

1. Faça um planejamento antecipado

Tudo no universo corporativo exige planejamento para funcionar conforme o esperado, mas a atenção deve ser redobrada quando se trata de reduzir custos de viagens. Isso porque tomar decisões de última hora no deslocamento de colaboradores significa automaticamente mais gastos.

Basta acessar o site de uma companhia área para se surpreender com os preços altos de uma passagem comprada no dia anterior ao embarque. Sendo assim, monte a agenda de viagens da empresa com o máximo de antecedência possível com o objetivo de fazer um cronograma completo de despesas.

Essa medida é extremamente eficiente porque serviços como reserva de hotel e transporte também oferecem descontos como na compra das passagens. Claro que, em uma dinâmica de crescimento no mercado, sempre pode surgir uma viagem de última hora. Porém, quanto maior a organização, melhor o resultado.

2. Elabore uma política de viagem

Construir uma política de viagens corporativas é um passo muito importante para gerenciar os custos. Afinal de contas, como você vai avaliar detalhadamente se o orçamento foi respeitado se não existir um direcionamento, não é mesmo?

A elaboração da política interna serve para que os colaboradores saibam como agir em uma viagem, respeitem os limites financeiros da empresa e tudo permaneça devidamente organizado.

O mais importante aqui é ter clareza, encontrar um consenso e estabelecer regras que façam sentido. Com isso, fica muito mais simples reduzir custos com viagens corporativas, atender às necessidades da empresa de maneira geral e ainda manter o conforto para os colaboradores.

3. Considere os imprevistos

Como citamos, os imprevistos sempre aparecem na agenda de viagens corporativas. Em função disso, é indispensável que a empresa esteja preparada para lidar com esse tipo de situação sem abalar a estrutura financeira.

Como é muito comum que apareçam gastos não previstos, eles precisam ser inclusos no planejamento tanto em viagens de última hora quanto na programação dos colaboradores. Uma sugestão interessante é ter uma reserva de emergência para esses momentos e incluir uma espécie de extra no orçamento anual.

Essa prática facilita o controle dos excessos, e a empresa pode usar as experiências anteriores como um ponto de partida de valores para criar uma reserva emergencial adequada. Além disso, auxilia na comunicação entre os setores e na identificação das melhores soluções em cada situação.

4. Use a tecnologia a seu favor

A ajuda da tecnologia faz toda a diferença para eliminar gastos desnecessários e utilizar bem os recursos da empresa. Assim, as viagens corporativas se tornam customizadas, eficientes e confortáveis na medida certa para o viajante.

Contar com uma plataforma digital de viagem não só reduz custos. Há muito mais praticidade em relação às reservas de passagens, hotéis e transportes, com a comparação de tarifas para que você faça a melhor escolha. Também garante uma gestão completa de despesas, diminuição nos riscos de fraude, entre outras vantagens.

Pronto! Agora você já sabe como reduzir custos com viagens corporativas. A partir disso, é possível manter uma dinâmica de deslocamentos para os colaboradores cheia de qualidade sem precisar aumentar os investimentos. Isso se mostra decisivo em cada tomada de decisão e permite que os resultados se encaixem com os objetivos da empresa no mercado.

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