Aprenda como fazer a gestão de reembolso em viagens corporativas

A gestão de reembolso em viagens corporativas diz respeito à forma de como se deve fazer o ressarcimento dos funcionários que tiveram gastos para a realização de alguma  atividade, mediante a apresentação de comprovantes.

Esse modelo de gestão tem como foco a administração eficiente da forma como são conduzidas as viagens corporativas visando manter e aumentar a qualidade do serviço, diminuir custos e trazer mais vantagens para o colaborador e para a empresa.

A seguir, selecionamos algumas dicas práticas sobre como fazer a gestão de reembolso em viagens corporativas da maneira correta. Pronto? Vamos, lá!

1. Defina uma política de gastos

Quando se trata de uma boa gestão de reembolso em viagens corporativas o primeiro ponto a ser observado é a definição de uma política de reembolso clara. Esse passo é essencial para que haja controle, eficiência e, além disso, para que desperdícios possam ser evitados.

Para isso, reúna a equipe e mostre em detalhes quais são as responsabilidades do colaborador em viagem, quais os objetivos do deslocamento, quais critérios devem ser usados para a contratação de um serviço, entre outros pontos.

É nesse primeiro momento que o gestor e sua equipe precisam ter atenção a um ponto fundamental: o limite de gastos.  Esse aspecto precisa ser muito bem esclarecido para que não haja prejuízos, imprevistos e possíveis desencontros entre a empresa e o colaborador.

2. Crie um fluxo de aprovação

Ter um fluxo claro e eficiente de aprovação permitirá que todo o processo seja mais ágil, previsível e seguro. Partindo disso, é necessário que a documentação com todas as informações e dados seja feita de forma rigorosa.

Atualmente, com o uso da tecnologia é possível criar um fluxo de aprovação de reembolso com processos simples, seguros e práticos. Uma sugestão nesse sentido é a aplicação de um sistema de reembolso corporativo.

3. Digitalize os comprovantes

A digitalização dos comprovantes é uma das melhores alternativas para empresas que precisam lidar com a gestão de reembolso em viagens corporativas. Ao trabalhar nesse ponto é possível reduzir o tempo gasto nos procedimentos de entrega e verificação dos gastos do funcionário, bem como com o manuseio de documentos.

Em outras palavras, é menos burocracia para a empresa e, além disso, ainda há um maior controle das informações e menos chances de que algum comprovante acabe sendo extraviado. Ou seja, mais segurança para todos!

4. Use um sistema de reembolso

Automatizar todo o processo de gestão de viagens corporativas permite que tanto o funcionário quanto a empresa ganhem. Além da segurança, há o aumento da produtividade e da eficiência da administração.

A produtividade aumenta pelo simples fato de que os colaboradores passarão a executar tarefas que antes demandavam muito tempo de forma mais simples e rápida, como o preenchimento de planilhas, lançamento de dados, organização de comprovantes, etc.

Já o aumento da eficiência acontece graças à diminuição de falhas e erros operacionais, bem como pelo cumprimento do fluxo que, por sua vez, já está integrado ao sistema automatizado.

5. Promova auditorias regulares

Uma gestão de reembolso em viagens corporativas, para ser eficiente e correta, não pode abrir mão de auditorias regulares. O tempo gasto nessa tarefa não é um desperdício, na realidade, é isso que trará um feedback mais sólido e detalhado sobre como tudo está sendo feito.

As auditorias não servem apenas para acompanhar notas e cupons, mas também para verificar o que pode ser otimizado, evitando fraudes e diminuindo custos.

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